檔案管理制度上墻?一、總則1.目的為了加強本單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本檔案管理制度。2.適用范圍本制度適用于本單位各部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的檔案。3.基本原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理原則，確保檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性和保密性，便于檔案的保管、查閱和利用。二、檔案管理機構及職責1.檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立健全檔案管理制度，定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全與完整。做好檔案的查閱、借閱登記工作，嚴格執(zhí)行查閱、借閱規(guī)定，及時催還到期檔案。負責檔案信息的開發(fā)利用，根據工作需要編制各類檔案檢索工具和參考資料。參與檔案信息化建設，負責檔案數據的錄入、存儲、維護和安全管理。協(xié)助各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，提供檔案業(yè)務咨詢和培訓服務。三、檔案的收集與歸檔1.收集范圍本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料，包括但不限于：上級機關下發(fā)的與本單位工作相關的文件、指示、通知等。本單位制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。本單位召開的重要會議的文件、記錄、紀要等。本單位與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。本單位的科研成果、技術資料、產品樣本等。本單位的人事檔案、財務檔案、設備檔案等專門檔案。本單位組織的各類活動的文件、照片、錄像等。各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保材料的齊全、完整。2.歸檔要求歸檔的文件材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽署完備。電子文件應按照相關標準進行整理和存儲，確保其可讀性和可利用性。歸檔的文件材料應分類準確、組卷合理、編號清晰，便于查找和管理。各部門應在工作結束后[X]個工作日內，將應歸檔的文件材料移交檔案管理部門。3.歸檔程序各部門收集齊全本部門應歸檔的文件材料后，進行初步整理，填寫《檔案移交清單》，一式兩份。將整理好的文件材料和《檔案移交清單》一并移交檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進行檢查、核對，符合要求的予以接收，并在《檔案移交清單》上簽字確認，一份留存，一份退還移交部門。四、檔案的整理與分類1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類方法采用年度機構（問題）保管期限分類法。年度：將檔案按形成年度進行分類。機構（問題）：根據文件材料的來源、內容所涉及的機構或問題進行分類。保管期限：根據檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、定期[X]年、定期[X]年三個保管期限。3.整理步驟裝訂：對歸檔的文件材料進行裝訂，去除金屬物，破損文件應進行修補或復制。編頁：對裝訂后的文件材料編寫頁碼，便于查閱和統(tǒng)計。分類：按照分類方法對文件材料進行分類，確定其歸屬。編目：編制檔案目錄，包括檔號、文號、題名、日期、保管期限等項目。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔號、年度、保管期限等信息。五、檔案的編目與編號1.編目要求檔案目錄應準確、清晰、完整，便于查找和利用。檔號應按照規(guī)定的編號規(guī)則編制，具有唯一性和系統(tǒng)性。題名應簡潔明了，能夠準確反映文件材料的主要內容。日期應填寫文件材料的形成日期，格式統(tǒng)一。保管期限應根據檔案的價值確定，準確填寫。2.編號規(guī)則檔號由全宗號、年度、機構（問題）代碼、保管期限代碼、件號組成。全宗號：本單位檔案管理部門的編號。年度：文件材料形成的年度，用四位數字表示。機構（問題）代碼：根據機構或問題編制的代碼。保管期限代碼：永久用"Y"表示，定期[X]年用"D[X]"表示，定期[X]年用"D[X]"表示。件號：同一類檔案中每份文件的順序號。六、檔案的保管與保護1.保管場所設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設施，確保檔案的安全。檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.保管方式檔案應分類存放，排列有序，便于查找和管理。檔案盒應直立放置在檔案架上，避免擠壓和損壞。對重要、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如復制備份、專柜存放等。3.定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等。每年應對檔案進行一次全面清查，確保檔案的完整、準確和安全。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理，并報告上級主管部門。4.安全防護檔案庫房應配備必要的消防器材和安全設施，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，嚴禁無關人員進入庫房。對電子檔案應采取數據備份、加密存儲等安全措施，防止數據丟失和泄露。七、檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定本單位工作人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、范圍等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應根據查閱申請表提供的內容，為查閱人員提供相應的檔案，并做好查閱登記工作。查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門負責人批準。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門。2.借閱規(guī)定外單位人員因工作需要借閱本單位檔案，應持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內容、范圍、期限等，經本單位主管領導簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應根據借閱申請表的內容，對借閱人員的身份和借閱條件進行審核，符合要求的予以借閱，并收取一定的押金。借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、公布檔案內容。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門負責人批準。借閱人員應在規(guī)定的期限內歸還檔案，逾期未還的，檔案管理部門應及時催還。如檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。八、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案價值的原則，確保鑒定結果的準確性和科學性。2.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定。3.鑒定方法對檔案的內容、來源、時間、形式等進行全面分析，判斷其保存價值。參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合本單位的實際情況，確定檔案的保管期限。對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，進行鑒定并提出銷毀意見。4.銷毀程序檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，形成《檔案銷毀清冊》，一式兩份。將《檔案銷毀清冊》報本單位主管領導審批。經批準后，由檔案管理部門負責組織銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將一份《檔案銷毀清冊》存檔，一份報上級主管部門備案。九、檔案信息化建設1.建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.數字化加工對紙質檔案進行數字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。對掃描后的圖像進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質量。將數字化圖像按照檔案整理的要求進行分類、命名、存儲，建立相應的索引數據庫。3.系統(tǒng)功能檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。系統(tǒng)應具備權限管理功能，不同人員根據其職責和權限，可對檔案進行相應的操作。系統(tǒng)應具備數據備份和恢復功能，確保檔案數據的安全。4.數據安全加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密存儲等措施，防止數據泄露和被篡改。定期對檔案數據進行備份，備份數據應異地存儲，確保數據的安全性