公司檔案綜合管理制度匯編?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、保管和統(tǒng)計(jì)。負(fù)責(zé)檔案的收集、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。按照檔案管理制度的要求，定期將本部門檔案移交公司檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、利用等工作。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。公司各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。公司業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。公司財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、審計(jì)報(bào)告等。公司人事檔案、員工培訓(xùn)記錄等。公司技術(shù)文件、研發(fā)資料、專利證書等。公司市場(chǎng)營(yíng)銷資料、客戶信息等。公司行政文件、規(guī)章制度、宣傳資料等。其他具有保存價(jià)值的文件資料。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行初步的整理和分類，剔除無關(guān)的資料。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目清晰。4.整理方法按照檔案的類別進(jìn)行分類，如文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。按照編號(hào)順序?qū)n案進(jìn)行排列，編制檔案目錄。對(duì)重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁等處理。四、檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案移交公司檔案管理部門。對(duì)于一些重大項(xiàng)目或特殊事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)辦理完畢后及時(shí)歸檔。2.歸檔流程各部門兼職檔案員將整理好的檔案填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。檔案管理部門對(duì)驗(yàn)收合格的檔案進(jìn)行登記、編號(hào)、入庫保管。五、檔案的保管1.保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.保管要求對(duì)不同類型的檔案應(yīng)分別進(jìn)行保管，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.保密措施檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱檔案應(yīng)履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制查閱權(quán)限等。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。3.鑒定方法對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保存價(jià)值。對(duì)保管期限已滿且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。4.銷毀程序檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制《檔案銷毀清單》?！稒n案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》歸檔保存。七、檔案的查閱與利用1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。公司外部人員查閱檔案，須持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱程序查閱人憑審批后的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)查閱人需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。3.利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)地為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，如編寫檔案參考資料、提供檔案咨詢等。定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高檔案利用工作水平。八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。2.信息化管理內(nèi)容對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。利用檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄、檢索等操作。實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢和共享，方便公司內(nèi)部人員查閱利用。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保障系