答檔案管理制度?（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，便于保管和利用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，方便公司各部門及員工利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，其主要職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。3.建立健全公司檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。4.負(fù)責(zé)公司檔案庫房的建設(shè)和管理，確保檔案的安全保管。5.組織開展公司檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.監(jiān)督、檢查公司各部門檔案管理工作的開展情況，對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）各部門檔案管理員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。其主要職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理和保管工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合管理部歸檔。3.協(xié)助綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供所需檔案資料。4.參與本部門檔案的鑒定銷毀工作，提出鑒定銷毀意見。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各類會議形成的文件材料，如會議通知、議程、報(bào)告、決議等。3.公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、標(biāo)準(zhǔn)等文件材料。4.公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、客戶資料等。5.公司人事管理工作中形成的文件材料，如員工檔案、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。6.公司財(cái)務(wù)管理工作中形成的文件材料，如會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.公司物資采購、設(shè)備管理工作中形成的文件材料，如采購合同、設(shè)備清單、維修記錄等。8.公司技術(shù)研發(fā)工作中形成的文件材料，如研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利證書等。9.公司對外宣傳、公關(guān)活動(dòng)中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞稿件、活動(dòng)照片等。10.公司員工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、獲獎(jiǎng)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案形成的時(shí)間順序或類別，對收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.各部門應(yīng)定期將收集整理好的檔案移交綜合管理部歸檔，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和手工檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、技術(shù)管理類、企業(yè)文化類等類別。每個(gè)類別下可再細(xì)分若干二級類目。2.編號：對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和查找。編號方法可采用分類編號法，即按照檔案的分類體系進(jìn)行編號。3.編目：編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份留存綜合管理部，一份移交檔案室。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交綜合管理部。2.對于一些時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表等，應(yīng)在文件辦理完畢后的一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.歸檔的檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和裝訂材料，確保檔案的長期保存。3.歸檔的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄清單，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、公司設(shè)立及變更文件、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、重要合同協(xié)議等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、一般合同協(xié)議等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司臨時(shí)性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為1年至15年。如臨時(shí)性會議文件、一般性業(yè)務(wù)報(bào)表等。（四）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱事由、查閱檔案的名稱和范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱檔案名稱和范圍等信息。4.查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后在檔案查閱登記簿上注明歸還時(shí)間。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱事由、借閱檔案的名稱和范圍、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部負(fù)責(zé)人審批。2.綜合管理部負(fù)責(zé)人審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記簿，注明借閱時(shí)間、借閱人姓名、借閱檔案名稱和范圍、借閱期限等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損檔案，不得擅自將檔案帶出公司。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后在檔案借閱登記簿上注明歸還時(shí)間。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）外單位查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱或借閱的事由、檔案名稱和范圍等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱或借閱登記簿上登記查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱人姓名、單位名稱、查閱或借閱檔案名稱和范圍等信息。3.外單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合管理部檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需借閱檔案，應(yīng)按照公司內(nèi)部借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的擔(dān)保。4.外單位歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后在檔案查閱或借閱登記簿上注明歸還時(shí)間。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，外單位應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理員為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的存毀。2.對保管期限已滿但仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)予以銷毀。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)逐卷逐件地對檔案進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容和價(jià)值，確定檔案的保管期限和存毀意見。2.對于一些重要檔案或存在爭議的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論，充分聽取各方面的意見后，再確定存毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出檔案銷毀意見后，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查考。七、電子檔案管理（一）電子檔案的定義電子檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧?。（二）電子檔案的收集與整理1.電子檔案的收集范圍與紙質(zhì)檔案相同，各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的電子文件材料收集齊全，并進(jìn)行整理。2.電子檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。電子檔案應(yīng)按照分類編號的方法進(jìn)行整理，編號應(yīng)與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者、格式等信息。（三）電子檔案的歸檔與保管1.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)間與紙質(zhì)檔案相同。歸檔時(shí)，應(yīng)將電子檔案存儲到耐久性好的存儲介質(zhì)上，并一式兩份，一份移交綜合管理部保管，一份由形成部門自行保管。2.電子檔案應(yīng)存儲在專門的檔案服務(wù)器或存儲設(shè)備上，確保存儲環(huán)境的安全可靠。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.電子檔案應(yīng)建立索引目錄，方便檢索和利用。索引目錄應(yīng)包括電子檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級、存儲位置等信息。（四）電子檔案的查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員查閱電子檔案的，應(yīng)按照紙質(zhì)檔案查閱規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的指導(dǎo)下進(jìn)行操作，不得擅自修改、刪除電子檔案。3.公司內(nèi)部人員借閱電子檔案的，應(yīng)按照紙質(zhì)檔案借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)綜合管理部負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。4.借閱電子檔案時(shí)，應(yīng)將電子檔案存儲到移動(dòng)存