公章證書管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章、證書的管理，確保公章、證書使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益和形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)、子公司。（三）定義1.公章：指公司法定名稱章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等具有法律效力的印章。2.證書：指公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、各類許可證等由政府部門或相關(guān)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的證明文件。二、公章管理（一）公章的刻制1.公司公章的刻制須由行政管理部門根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定提出申請(qǐng)，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，由行政管理部門指定專人到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位辦理刻制手續(xù)。2.刻制公章時(shí)，應(yīng)要求刻章單位嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司提供的樣式進(jìn)行刻制，確保公章質(zhì)量。3.新刻公章需在行政管理部門備案，并填寫《公章刻制登記表》，注明公章名稱、規(guī)格、啟用日期等信息。（二）公章的保管1.公司公章實(shí)行專人保管制度，行政管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公章的保管工作。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公司公章管理規(guī)定。2.公章保管人員應(yīng)將公章存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并確保保險(xiǎn)柜密碼和鑰匙由專人掌握。3.公章保管人員不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要必須借用公章時(shí)，須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《公章借用申請(qǐng)表》，注明借用事由、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借用期間，保管人員應(yīng)監(jiān)督借用人員正確使用公章，借用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)收回公章，并檢查公章是否完好無(wú)損。4.公章保管人員因請(qǐng)假、出差等原因不能履行保管職責(zé)時(shí)，應(yīng)提前向行政管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并辦理公章交接手續(xù)。交接時(shí)，雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)公章數(shù)量、規(guī)格、完好情況等，并在《公章交接登記表》上簽字確認(rèn)。（三）公章的使用1.公司公章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用公章。2.使用公章時(shí)，應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時(shí)間等信息，并附上相關(guān)文件或資料。申請(qǐng)表須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后方可使用公章。3.涉及公司重大事項(xiàng)、合同簽訂、對(duì)外擔(dān)保等重要文件的蓋章，須經(jīng)公司法定代表人親自審批簽字后方可蓋章。4.公章使用人員應(yīng)在公章使用登記表上詳細(xì)記錄公章使用情況，包括使用日期、使用事由、使用部門、使用人等信息。登記表應(yīng)妥善保存，以備查閱。5.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章。如因工作需要確需在空白文件上加蓋公章時(shí)，須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在空白處注明用途和有效期限。（四）公章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用公章時(shí)，行政管理部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并收回停用的公章。2.停用的公章應(yīng)進(jìn)行妥善保管，不得隨意丟棄或銷毀。3.對(duì)于需要銷毀的公章，行政管理部門應(yīng)填寫《公章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行登記，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。三、證書管理（一）證書的申領(lǐng)1.公司各類證書的申領(lǐng)由相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要提出申請(qǐng)，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)辦理申領(lǐng)手續(xù)。2.申領(lǐng)證書時(shí)，應(yīng)按照政府部門或相關(guān)機(jī)構(gòu)的要求填寫申請(qǐng)表，并提供相關(guān)證明材料。申請(qǐng)表須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人簽字蓋章后提交給相關(guān)部門。3.行政管理部門應(yīng)及時(shí)跟蹤證書申領(lǐng)進(jìn)度，確保證書按時(shí)領(lǐng)取。（二）證書的保管1.公司證書實(shí)行專人保管制度，行政管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)證書的保管工作。保管人員應(yīng)具備良好的責(zé)任心，熟悉證書管理規(guī)定。2.證書保管人員應(yīng)將證書存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并確保保險(xiǎn)柜密碼和鑰匙由專人掌握。3.證書保管人員不得將證書轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要必須借用證書時(shí)，須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《證書借用申請(qǐng)表》，注明借用事由、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借用期間，保管人員應(yīng)監(jiān)督借用人員正確使用證書，借用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)收回證書，并檢查證書是否完好無(wú)損。4.證書保管人員因請(qǐng)假、出差等原因不能履行保管職責(zé)時(shí)，應(yīng)提前向行政管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并辦理證書交接手續(xù)。交接時(shí)，雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)證書數(shù)量、規(guī)格、完好情況等，并在《證書交接登記表》上簽字確認(rèn)。（三）證書的使用1.公司證書的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用證書。2.使用證書時(shí)，應(yīng)填寫《證書使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時(shí)間等信息，并附上相關(guān)文件或資料。申請(qǐng)表須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后方可使用證書。3.涉及公司重大事項(xiàng)、投標(biāo)、資質(zhì)年檢等重要活動(dòng)需要使用證書時(shí)，須經(jīng)公司法定代表人親自審批簽字后方可使用證書。4.證書使用人員應(yīng)在證書使用登記表上詳細(xì)記錄證書使用情況，包括使用日期、使用事由、使用部門、使用人等信息。登記表應(yīng)妥善保存，以備查閱。5.嚴(yán)禁將證書用于非法活動(dòng)或超出公司經(jīng)營(yíng)范圍的事項(xiàng)。（四）證書的年檢與換證1.公司應(yīng)按照政府部門或相關(guān)機(jī)構(gòu)的要求，定期對(duì)證書進(jìn)行年檢和換證工作。2.證書年檢和換證工作由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，行政管理部門協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)備好年檢和換證所需的材料，并提交給行政管理部門。行政管理部門應(yīng)及時(shí)將材料報(bào)送相關(guān)部門進(jìn)行審核。4.如證書年檢或換證未通過(guò)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)查找原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行整改，確保證書能夠順利通過(guò)年檢或換證。（五）證書的遺失與補(bǔ)辦1.如公司證書遺失，證書保管人員應(yīng)立即向行政管理部門報(bào)告，并在相關(guān)媒體上刊登遺失聲明。2.遺失聲明刊登后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)向政府部門或相關(guān)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)補(bǔ)辦證書，并按照要求填寫申請(qǐng)表，提供相關(guān)證明材料。3.補(bǔ)辦證書所需的費(fèi)用由公司承擔(dān)。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政管理部門應(yīng)定期對(duì)公章、證書的保管和使用情況進(jìn)行檢查，確保公章、證書的安全和正確使用。2.檢查內(nèi)容包括公章、證書的保管是否妥善、使用是否符合規(guī)定、登記記錄是否完整等。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要對(duì)公章、證書的保管和使用情況進(jìn)行不定期抽查。2.抽查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給行政管理部門，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)整改。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公章、證書的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.如因公章、證書使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的