辦公文管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公文管理，確保辦公文的高效流轉(zhuǎn)與安全存儲，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司，適用于公司全體員工在工作中涉及的各類辦公文處理。（三）定義1.辦公文：指公司在日常經(jīng)營管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，包括但不限于通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等。2.發(fā)文：指公司內(nèi)部各部門向其他部門或外部單位發(fā)出的辦公文。3.收文：指公司收到的來自其他部門、外部單位或個人的辦公文。二、公文格式（一）紙張要求一般采用A4紙（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。（二）頁面設(shè)置1.頁邊距：上、下頁邊距為2.54cm，左、右頁邊距為3.17cm。2.頁眉頁腳：頁眉距邊界2.54cm，頁腳距邊界2.54cm。（三）字體字號1.一般用二號宋體字，加粗，居中排列。2.主送機(jī)關(guān)：一般用三號仿宋體字，頂格書寫，回行時(shí)仍頂格。3.正文：一般用三號仿宋體字，每面排22行，每行排28個字。4.附件說明：一般用三號仿宋體字，在正文下空一行左空二字編排"附件"二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如"附件：1.××××"）。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件與正文一起裝訂時(shí)，附件頁碼應(yīng)連續(xù)編排。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。6.附注：一般用三號仿宋體字，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。"附件"二字及附件順序號用三號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿公司各部門根據(jù)工作需要，由部門負(fù)責(zé)人或指定專人負(fù)責(zé)擬寫辦公文。擬稿人應(yīng)確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，符合法律法規(guī)和公司政策要求。擬稿時(shí)應(yīng)使用統(tǒng)一的辦公軟件進(jìn)行文字處理，公文格式應(yīng)符合本制度規(guī)定。2.審核擬稿完成后，由擬稿部門負(fù)責(zé)人對公文內(nèi)容、格式、文字表述等進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括：是否符合發(fā)文目的、是否與相關(guān)政策法規(guī)和公司制度相符、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、語言是否通順等。審核通過后，擬稿部門負(fù)責(zé)人在"發(fā)文稿紙"上簽署審核意見并簽名。3.會簽涉及多個部門的公文，需進(jìn)行會簽。主辦部門應(yīng)將會簽稿送各會簽部門，會簽部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出意見并簽署。會簽過程中，各部門應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，如有不同意見應(yīng)及時(shí)與主辦部門溝通協(xié)商，達(dá)成一致后再簽署意見。4.核稿會簽完成后，由公司辦公室對公文進(jìn)行核稿。核稿人員應(yīng)重點(diǎn)審核公文的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性以及與其他文件的協(xié)調(diào)性等。核稿過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通修改，確保公文質(zhì)量。核稿通過后，核稿人員在"發(fā)文稿紙"上簽署核稿意見并簽名。5.簽發(fā)核稿后的公文，按照公司領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限進(jìn)行簽發(fā)。一般公文由部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要公文或涉及多個部門的公文，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，簽署明確的意見和姓名、日期。6.編號經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的公文，由公司辦公室進(jìn)行編號登記。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保公文編號的唯一性和連續(xù)性。編號登記后，將公文的編號、標(biāo)題、發(fā)文日期、發(fā)文部門、主送部門、抄送部門等信息錄入公司辦公文管理系統(tǒng)。7.印制辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文定稿，安排專人進(jìn)行印制。印制人員應(yīng)嚴(yán)格按照公文格式要求進(jìn)行排版、印刷，確保公文印刷質(zhì)量。印制完成后，應(yīng)對公文進(jìn)行校對，確保文字、格式準(zhǔn)確無誤。校對無誤后，在公文印刷份數(shù)清單上簽字確認(rèn)。8.蓋章公文印制完成后，由辦公室負(fù)責(zé)蓋章。蓋章應(yīng)確保印章清晰、端正，蓋在規(guī)定的位置上。對于需要加蓋多個印章的公文，應(yīng)按照規(guī)定的順序和要求進(jìn)行蓋章。9.分發(fā)辦公室根據(jù)公文的主送部門、抄送部門等信息，將印制好的公文進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)方式可采用郵寄、專人送達(dá)、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)?。分發(fā)過程中，應(yīng)做好公文的簽收記錄，確保公文安全、準(zhǔn)確地送達(dá)收件部門或個人。（二）發(fā)文要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：發(fā)文應(yīng)依據(jù)真實(shí)可靠的信息，準(zhǔn)確表達(dá)意圖，避免模糊、歧義或錯誤的表述。涉及的數(shù)據(jù)、事實(shí)、政策等應(yīng)確保準(zhǔn)確無誤。2.格式規(guī)范：嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的公文格式進(jìn)行發(fā)文，確保公文的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。3.語言簡潔：語言表達(dá)應(yīng)簡潔明了，避免冗長、復(fù)雜的句子和不必要的修飾詞，以便于閱讀和理解。4.時(shí)效性：根據(jù)工作需要，及時(shí)發(fā)文，確保信息的及時(shí)傳遞和工作的順利開展。對于緊急公文，應(yīng)按照規(guī)定的緊急程度進(jìn)行處理，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送達(dá)。四、收文管理（一）收文登記1.公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收各類辦公文。收文人員收到公文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄公文的編號、來文單位、發(fā)文日期、標(biāo)題、密級、份數(shù)等信息。2.收文登記可采用紙質(zhì)登記本或電子表格的形式進(jìn)行，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。（二）文件傳閱1.辦公室根據(jù)公文的內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳閱范圍和順序。一般按照公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的順序進(jìn)行傳閱。2.對于重要公文或緊急公文，應(yīng)優(yōu)先安排傳閱，并及時(shí)提醒傳閱人員閱畢簽字。傳閱過程中，應(yīng)注意跟蹤公文的流向，確保公文不丟失、不延誤。3.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)閱畢公文，并在"文件傳閱單"上簽署姓名和日期。如有批示意見，應(yīng)明確、具體地寫在"文件傳閱單"上。（三）文件辦理1.承辦部門收到傳閱后的公文后，應(yīng)按照公文要求及時(shí)辦理相關(guān)事項(xiàng)。辦理過程中，應(yīng)明確責(zé)任人員，確保辦理工作的落實(shí)。2.對于需要回復(fù)的公文，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)起草回復(fù)文稿，并按照發(fā)文流程進(jìn)行審核、會簽、核稿、簽發(fā)、編號、印制、蓋章、分發(fā)等程序，及時(shí)回復(fù)來文單位。3.辦理完畢的公文，承辦部門應(yīng)將相關(guān)資料整理歸檔，以備查閱。（四）收文要求1.及時(shí)收文：收文人員應(yīng)保持高度的責(zé)任心，及時(shí)接收各類辦公文，不得延誤。2.準(zhǔn)確登記：認(rèn)真核對公文信息，確保登記內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，為后續(xù)的文件處理提供可靠依據(jù)。3.規(guī)范傳閱：嚴(yán)格按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱，確保公文在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳達(dá)到相關(guān)人員手中。4.妥善辦理：承辦部門應(yīng)認(rèn)真對待公文辦理工作，按時(shí)完成任務(wù)，確保公文得到有效處理。五、公文歸檔（一）歸檔范圍1.公司各類正式發(fā)文，包括但不限于通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等。2.公司收到的具有保存價(jià)值的外部來文，如政府部門文件、合作單位文件等。3.公司內(nèi)部形成的重要文件，如工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議等。（二）歸檔要求1.公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將公文原件及相關(guān)資料整理歸檔。歸檔資料應(yīng)齊全、完整，包括公文正文、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果等。2.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，一般可按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類。3.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行編號、編目，編制歸檔文件目錄，以便于查找和利用。4.歸檔文件應(yīng)采用統(tǒng)一的裝具進(jìn)行裝盒，盒內(nèi)文件應(yīng)排列整齊，盒脊應(yīng)標(biāo)注全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、盒號等信息。（三）歸檔時(shí)間1.一般公文應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重要公文或具有特殊保存價(jià)值的公文，應(yīng)及時(shí)歸檔。六、公文保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等敏感內(nèi)容的公文。2.標(biāo)注有密級的公文，如絕密、機(jī)密、秘密等。（二）保密措施1.對涉及保密內(nèi)容的公文，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，限定在工作需要知悉的人員范圍內(nèi)。2.傳遞、存儲保密公文應(yīng)采用加密存儲、加密傳輸?shù)劝踩胧?，防止信息泄露?.借閱保密公文應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，借閱人員應(yīng)妥善保管公文，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或傳播。4.銷毀保密公文應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保公文信息徹底銷毀，防止信息恢復(fù)。（三）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公文保密制度，對所接觸到的保密公文負(fù)有保密責(zé)任。2.如因工作失誤或故意泄露公司保密公文信息，給公司造成損失的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、公文查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱公文，可到公司辦公室辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)填寫"公文查閱登記表"，注明查閱事由、查閱文件名稱及文號等信息。2.辦公室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的公文，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借公文。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還公文，辦公室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對公文，確認(rèn)無誤后在"公文查閱登記表"上簽字。（二）借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱公文，應(yīng)填寫"公文借閱申請表"，注明借閱事由、借閱文件名稱及文號、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司辦公室批準(zhǔn)后，借閱人員方可借閱公文。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還公文，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的公文，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如因保管不善造成公文丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、公文清退與銷毀（一）清退1.根據(jù)上級部門或相關(guān)規(guī)定要求，需要清退的公文，公司辦公室應(yīng)及時(shí)組織清退工作。2.清退公文時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對公文的數(shù)量、編號、內(nèi)容等信息，確保清退公文的完整性和準(zhǔn)確性。3.清退公文應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和方式進(jìn)行，將清退公文及時(shí)交回上級部門或相關(guān)單位。（二）銷毀1.對于已失去保存價(jià)值的公文，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀公文應(yīng)填寫"公文銷毀申請表"，注明銷毀公文的名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司辦公室批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀公文可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保公文信息徹底銷毀。銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，防止公文信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在"公文銷毀申請表"上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。九、電子公文管理（一）電子公文的生成1.公司內(nèi)部各部門應(yīng)使用統(tǒng)一的辦公軟件進(jìn)行電子公文的擬稿、審核、會簽、核稿、簽發(fā)等操作，確保電子公文的格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。2.電子公文生成后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行編號、存儲，并與紙質(zhì)公文相對應(yīng)，確保電子公文與紙質(zhì)公文的一致性和完整性。（二）電子公文的傳輸與存儲1.電子公文應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或安全的電子傳輸渠道進(jìn)行傳輸，確保傳輸過程的安全、穩(wěn)定。2.電子公文應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并按照規(guī)定的分類方案進(jìn)行存儲管理，便于查找和利用。3.定期對電子公文進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。（三）電子公文的查閱與使用1.公司內(nèi)部員工可通過公司辦公文管理系統(tǒng)查閱電子公文。查閱人員應(yīng)使用自己的用戶名和密碼登錄系統(tǒng)，按照系統(tǒng)提示進(jìn)行操作。2.如需下載電子公文，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作，并確保下載后的電子公文用于工作目的，不得擅自傳播或挪作他用。3.對涉及保密內(nèi)容的電子公文，應(yīng)采取相應(yīng)的加密、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。（四）電子公文的歸檔與保管1.電子公文辦