文獻(xiàn)工具管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文獻(xiàn)工具的管理，規(guī)范文獻(xiàn)工具的采購、使用、維護(hù)、保管及報(bào)廢等流程，確保文獻(xiàn)工具能夠滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工工作學(xué)習(xí)的需要，提高文獻(xiàn)工具的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有文獻(xiàn)工具，包括但不限于圖書、期刊、報(bào)紙、雜志、電子文獻(xiàn)資源、專業(yè)數(shù)據(jù)庫、工具書、音像資料等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對(duì)文獻(xiàn)工具實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一管理。2.服務(wù)至上原則：以滿足公司員工工作學(xué)習(xí)需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的文獻(xiàn)工具服務(wù)。3.合理配置原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和各部門實(shí)際需求，合理配置文獻(xiàn)工具資源，避免重復(fù)采購和浪費(fèi)。4.規(guī)范使用原則：建立健全文獻(xiàn)工具使用規(guī)范，確保員工正確、合理使用文獻(xiàn)工具。5.安全保護(hù)原則：加強(qiáng)文獻(xiàn)工具的安全保護(hù)措施，防止文獻(xiàn)工具的損壞、丟失和泄露。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文獻(xiàn)工具管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司文獻(xiàn)工具采購計(jì)劃，組織實(shí)施采購工作。3.負(fù)責(zé)文獻(xiàn)工具的驗(yàn)收、登記、編號(hào)、上架、保管、調(diào)配等日常管理工作。4.定期對(duì)公司文獻(xiàn)工具進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。5.負(fù)責(zé)文獻(xiàn)工具的維護(hù)、保養(yǎng)和報(bào)廢處理工作。6.建立公司文獻(xiàn)工具管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)工具信息的電子化管理。（二）各部門1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)發(fā)展和工作需要，提出文獻(xiàn)工具采購需求計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)本部門文獻(xiàn)工具的領(lǐng)用、使用、歸還等管理工作，并督促員工合理使用。3.協(xié)助行政部門做好文獻(xiàn)工具的盤點(diǎn)清查工作。（三）員工1.遵守公司文獻(xiàn)工具管理制度，愛護(hù)文獻(xiàn)工具。2.根據(jù)工作需要，向本部門提出文獻(xiàn)工具使用申請(qǐng)，并按照規(guī)定使用和歸還。3.發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)工具損壞或丟失時(shí)，及時(shí)向行政部門報(bào)告。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.行政部門每年定期收集各部門文獻(xiàn)工具采購需求計(jì)劃，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和現(xiàn)有文獻(xiàn)工具資源狀況，制定年度文獻(xiàn)工具采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購文獻(xiàn)工具的名稱、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購實(shí)施1.根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，行政部門通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括文獻(xiàn)工具的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司采購制度和相關(guān)法律法規(guī)，確保采購過程的合法性、公正性和透明度。（三）驗(yàn)收1.文獻(xiàn)工具到貨后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括文獻(xiàn)工具的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、配套情況等。2.驗(yàn)收合格的文獻(xiàn)工具應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單；驗(yàn)收不合格的文獻(xiàn)工具應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。四、使用管理（一）領(lǐng)用1.員工因工作需要使用文獻(xiàn)工具時(shí)，應(yīng)填寫文獻(xiàn)工具領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用文獻(xiàn)工具的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.行政部門根據(jù)員工領(lǐng)用申請(qǐng)表，發(fā)放文獻(xiàn)工具，并在文獻(xiàn)工具管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行登記。（二）使用1.員工應(yīng)按照文獻(xiàn)工具的使用說明和相關(guān)規(guī)定正確使用文獻(xiàn)工具，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、撕毀文獻(xiàn)工具。2.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)工具損壞或存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。3.員工應(yīng)妥善保管文獻(xiàn)工具，不得隨意丟棄、損壞文獻(xiàn)工具。如因個(gè)人原因造成文獻(xiàn)工具丟失或損壞的，應(yīng)照價(jià)賠償。（三）歸還1.員工應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將文獻(xiàn)工具歸還至行政部門。如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.行政部門在收到歸還的文獻(xiàn)工具后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)工具損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定追究員工的責(zé)任。五、維護(hù)與保管（一）維護(hù)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)文獻(xiàn)工具進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保文獻(xiàn)工具的完好性和可用性。2.對(duì)于紙質(zhì)文獻(xiàn)工具，應(yīng)做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作；對(duì)于電子文獻(xiàn)資源，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.如發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)工具存在損壞或故障，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。對(duì)于無法修復(fù)的文獻(xiàn)工具，應(yīng)按照規(guī)定辦理報(bào)廢手續(xù)。（二）保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的文獻(xiàn)工具保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施，確保文獻(xiàn)工具的安全存放。2.文獻(xiàn)工具應(yīng)按照類別、學(xué)科、年份等進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和管理。3.加強(qiáng)對(duì)文獻(xiàn)工具保管場(chǎng)所的安全管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入，防止文獻(xiàn)工具被盜、被損或丟失。六、盤點(diǎn)清查（一）定期盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司文獻(xiàn)工具進(jìn)行盤點(diǎn)清查，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)內(nèi)容包括文獻(xiàn)工具的數(shù)量、種類、存放位置、使用狀態(tài)等。（二）不定期抽查行政部門可根據(jù)實(shí)際情況，不定期對(duì)部分部門或文獻(xiàn)工具進(jìn)行抽查盤點(diǎn)，以確保文獻(xiàn)工具管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，如實(shí)反映盤點(diǎn)情況。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)調(diào)整賬目，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對(duì)于盤盈或盤虧的文獻(xiàn)工具，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。七、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.文獻(xiàn)工具已超過規(guī)定使用年限，且無法正常使用的。2.文獻(xiàn)工具因損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高的。3.文獻(xiàn)工具已被新的版本或技術(shù)所替代，不再具有使用價(jià)值的。4.文獻(xiàn)工具因其他原因，確已無法繼續(xù)使用的。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)工具符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫文獻(xiàn)工具報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、文獻(xiàn)工具名稱、數(shù)量、購置時(shí)間、使用情況等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)行政部門審批。（三）報(bào)廢審批行政部門收到報(bào)廢申請(qǐng)表后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核通過的，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理報(bào)廢手續(xù)。（四）報(bào)廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的文獻(xiàn)工具，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理，并按照公司資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行處置。2.對(duì)于有價(jià)值的報(bào)廢文獻(xiàn)工具，可進(jìn)行回收利用或捐贈(zèng)；對(duì)于無價(jià)值的報(bào)廢文獻(xiàn)工具，可進(jìn)行銷毀處理。八、電子文獻(xiàn)資源管理（一）采購1.行政部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工需求，采購電子文獻(xiàn)資源。采購過程中應(yīng)與供應(yīng)商簽訂合同，明確電子文獻(xiàn)資源的使用權(quán)限、服務(wù)期限、數(shù)據(jù)更新等條款。2.定期評(píng)估電子文獻(xiàn)資源的使用效果，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整采購計(jì)劃。（二）使用1.公司員工可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或指定的訪問方式使用電子文獻(xiàn)資源。2.嚴(yán)格遵守電子文獻(xiàn)資源的使用規(guī)定，不得擅自傳播、復(fù)制、下載電子文獻(xiàn)資源。3.如發(fā)現(xiàn)電子文獻(xiàn)資源存在問題或無法正常使用，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。（三）維護(hù)1.行政部門負(fù)責(zé)電子文獻(xiàn)資源的日常維護(hù)工作，包括服務(wù)器維護(hù)、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)更新等。2.定期對(duì)電子文獻(xiàn)資源進(jìn)行檢查，確保其正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。九、文獻(xiàn)工具的共享與協(xié)作（一）內(nèi)部共享1.鼓勵(lì)公司內(nèi)部各部門之間共享文獻(xiàn)工具資源，提高文獻(xiàn)工具的使用效率。2.各部門可根據(jù)工作需要，向其他部門借閱文獻(xiàn)工具，但應(yīng)辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)，并按時(shí)歸還。（二）外部協(xié)作1.在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，積極開展與外部機(jī)構(gòu)的文獻(xiàn)工具共享與協(xié)作活動(dòng)。2.與外部機(jī)構(gòu)共享文獻(xiàn)工具資源時(shí)，應(yīng)簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保共享與協(xié)作活動(dòng)的順利進(jìn)行。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司文獻(xiàn)工具管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.定期對(duì)各部門文獻(xiàn)工具管理情況進(jìn)行檢查評(píng)估，將檢查評(píng)估結(jié)果納入部門績(jī)效考核體系。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立文獻(xiàn)工具管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門和員工在文獻(xiàn)工具管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.