工具書(shū)管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司工具書(shū)的管理，規(guī)范工具書(shū)的采購(gòu)、使用、維護(hù)、保管及報(bào)廢等流程，提高工具書(shū)的使用效率，滿足公司員工工作、學(xué)習(xí)的需要，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有工具書(shū)，包括但不限于專(zhuān)業(yè)書(shū)籍、行業(yè)手冊(cè)、詞典、百科全書(shū)等紙質(zhì)及電子形式的工具書(shū)。管理職責(zé)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定工具書(shū)采購(gòu)計(jì)劃，匯總各部門(mén)需求，統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)。建立工具書(shū)臺(tái)賬，記錄工具書(shū)的采購(gòu)、使用、維護(hù)、保管及報(bào)廢等情況。定期對(duì)工具書(shū)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。負(fù)責(zé)工具書(shū)的日常保管工作，提供適宜的存放環(huán)境，確保工具書(shū)的完好。2.各部門(mén)根據(jù)工作需要，提出工具書(shū)的需求申請(qǐng)。負(fù)責(zé)本部門(mén)員工對(duì)工具書(shū)的使用培訓(xùn)和指導(dǎo)，督促員工正確使用和愛(ài)護(hù)工具書(shū)。協(xié)助行政部門(mén)進(jìn)行工具書(shū)的盤(pán)點(diǎn)工作。采購(gòu)管理需求申請(qǐng)1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，提前填寫(xiě)《工具書(shū)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需工具書(shū)的名稱(chēng)、版本、數(shù)量、用途等信息，并提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的需求申請(qǐng)進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，制定年度工具書(shū)采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)流程1.根據(jù)年度采購(gòu)計(jì)劃，行政部門(mén)負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)工作。采購(gòu)方式包括但不限于招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等，應(yīng)遵循公司相關(guān)采購(gòu)制度的規(guī)定。2.在采購(gòu)過(guò)程中，行政部門(mén)應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、資質(zhì)齊全的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)工具書(shū)的質(zhì)量和適用性。3.采購(gòu)合同應(yīng)明確工具書(shū)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)益得到保障。驗(yàn)收1.工具書(shū)到貨后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、版本等是否與采購(gòu)合同一致。2.驗(yàn)收合格的工具書(shū)，行政部門(mén)應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并在工具書(shū)臺(tái)賬中詳細(xì)記錄入庫(kù)時(shí)間、名稱(chēng)、數(shù)量等信息。3.驗(yàn)收不合格的工具書(shū)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理，直至驗(yàn)收合格為止。使用管理借閱1.員工因工作需要借閱工具書(shū)，應(yīng)填寫(xiě)《工具書(shū)借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.行政部門(mén)根據(jù)員工申請(qǐng)，在工具書(shū)臺(tái)賬中登記借閱信息，包括借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等，并將工具書(shū)借給借閱人。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還工具書(shū)，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間。使用規(guī)范1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)工具書(shū)，保持工具書(shū)的整潔、完好，不得在書(shū)上隨意涂寫(xiě)、批注、折頁(yè)、撕頁(yè)等。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所使用工具書(shū)，不得將工具書(shū)轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。3.借閱人使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將工具書(shū)歸還行政部門(mén)，行政部門(mén)應(yīng)認(rèn)真檢查工具書(shū)的完好情況，如發(fā)現(xiàn)有損壞或遺失，應(yīng)按照本制度相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。使用培訓(xùn)1.行政部門(mén)應(yīng)定期組織工具書(shū)使用培訓(xùn)，提高員工對(duì)工具書(shū)的使用技能和效率。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)督促本部門(mén)員工積極參加培訓(xùn)，并在日常工作中加強(qiáng)對(duì)員工使用工具書(shū)的指導(dǎo)。維護(hù)管理定期檢查1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)工具書(shū)進(jìn)行檢查，查看工具書(shū)的外觀是否有損壞、書(shū)頁(yè)是否有脫落、字跡是否清晰等情況。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的維護(hù)措施，如修補(bǔ)書(shū)頁(yè)、擦拭灰塵、更換損壞部件等，確保工具書(shū)的正常使用。修復(fù)與更新1.對(duì)于一般性損壞的工具書(shū)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，確保其能夠繼續(xù)使用。2.隨著行業(yè)發(fā)展和知識(shí)更新，對(duì)于已不適用或內(nèi)容陳舊的工具書(shū)，行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況提出更新建議，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行采購(gòu)更新。保管管理存放環(huán)境1.行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的工具書(shū)存放區(qū)域，確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、溫度適宜，避免工具書(shū)受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.存放區(qū)域應(yīng)配備必要的書(shū)架、書(shū)柜等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)工具書(shū)進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。防盜防火1.加強(qiáng)對(duì)存放區(qū)域的安全管理，采取必要的防盜措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門(mén)鎖等，防止工具書(shū)被盜。2.做好防火工作，配備必要的滅火設(shè)備，確保存放區(qū)域的消防安全。盤(pán)點(diǎn)1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)工具書(shū)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期一般為[X]個(gè)月。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)工具書(shū)的實(shí)際數(shù)量與臺(tái)賬記錄是否一致。2.對(duì)于盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤(pán)盈、盤(pán)虧情況，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)《工具書(shū)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行相應(yīng)處理。報(bào)廢管理報(bào)廢條件1.工具書(shū)存在嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高，已失去使用價(jià)值的。2.因版本更新、內(nèi)容陳舊等原因，已不適用公司工作需要，且無(wú)保存價(jià)值的。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е鹿ぞ邥?shū)損壞，無(wú)法使用的。報(bào)廢申請(qǐng)1.各部門(mén)發(fā)現(xiàn)符合報(bào)廢條件的工具書(shū)，應(yīng)填寫(xiě)《工具書(shū)報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、工具書(shū)名稱(chēng)、版本、數(shù)量等信息，并提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)情況屬實(shí)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。報(bào)廢處理1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的報(bào)廢工具書(shū)，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一處理，可選擇出售給廢品回收公司、捐贈(zèng)給相關(guān)機(jī)構(gòu)等方式。2.在報(bào)廢處理過(guò)程中，行政部門(mén)應(yīng)做好記錄，包括報(bào)廢時(shí)間、處理方式、處理收入等信息