機(jī)要辦管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)要辦的規(guī)范化管理，確保機(jī)要文件、資料的安全、高效流轉(zhuǎn)，保障公司各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機(jī)要辦全體工作人員以及涉及機(jī)要文件處理、保管的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.安全保密原則：機(jī)要辦工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保機(jī)要信息不泄露。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：機(jī)要文件的處理、傳遞要準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)高效，不延誤工作。3.規(guī)范有序原則：各項(xiàng)機(jī)要工作流程要規(guī)范，做到有章可循，有序進(jìn)行。二、機(jī)要文件管理（一）文件接收1.機(jī)要辦指定專人負(fù)責(zé)接收機(jī)要文件，接收時(shí)要認(rèn)真核對(duì)文件的數(shù)量、名稱、密級(jí)等信息，確保文件完整無(wú)誤。2.對(duì)于通過(guò)機(jī)要交通、專人送達(dá)等方式送來(lái)的文件，接收人員要在送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)。3.收到電子機(jī)要文件時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存。（二）文件登記1.建立機(jī)要文件登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文件的收文日期、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、來(lái)文單位等信息。2.登記人員要認(rèn)真核對(duì)登記內(nèi)容，確保準(zhǔn)確無(wú)誤，并及時(shí)更新臺(tái)賬信息。（三）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件傳閱范圍。傳閱文件一般采用直傳方式，避免橫傳。2.機(jī)要人員要按照傳閱范圍依次傳遞文件，傳閱人員要在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時(shí)間。3.對(duì)于緊急文件，要優(yōu)先處理，及時(shí)催辦，確保文件傳閱不延誤。（四）文件保管1.機(jī)要文件應(yīng)存放在專門的機(jī)要室，機(jī)要室要具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。2.按照文件的密級(jí)和類別進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行清查核對(duì)，確保文件數(shù)量準(zhǔn)確、存放安全。（五）文件借閱1.因工作需要借閱機(jī)要文件的，需填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱原因、歸還時(shí)間等信息。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和機(jī)要辦負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱。3.借閱人員要妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在文件上涂改、圈劃、批注。4.借閱人員要按時(shí)歸還文件，機(jī)要人員要認(rèn)真核對(duì)歸還文件的完整性和保密性。（六）文件清退與銷毀1.根據(jù)文件的保管期限和公司規(guī)定，及時(shí)對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行清退。清退文件時(shí)，要填寫清退清單，注明文件名稱、文號(hào)、數(shù)量等信息。2.對(duì)于需要銷毀的機(jī)要文件，要嚴(yán)格按照公司的銷毀程序進(jìn)行處理。銷毀文件時(shí)，要有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字。3.銷毀記錄要妥善保存，以備查考。三、機(jī)要設(shè)備管理（一）設(shè)備配備1.根據(jù)機(jī)要工作需要，配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等。2.機(jī)要設(shè)備要專人專用，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。（二）設(shè)備維護(hù)1.定期對(duì)機(jī)要設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.對(duì)于設(shè)備出現(xiàn)的故障，要及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。3.機(jī)要設(shè)備的軟件要及時(shí)更新，確保系統(tǒng)安全。（三）設(shè)備使用1.機(jī)要人員要嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用機(jī)要設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置。2.使用機(jī)要設(shè)備處理機(jī)要文件時(shí)，要采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.機(jī)要設(shè)備不得用于處理與機(jī)要工作無(wú)關(guān)的事務(wù)。（四）設(shè)備報(bào)廢1.對(duì)于達(dá)到使用年限或因故障無(wú)法修復(fù)的機(jī)要設(shè)備，要及時(shí)申請(qǐng)報(bào)廢。2.報(bào)廢設(shè)備要按照公司規(guī)定進(jìn)行處理，不得隨意丟棄。四、機(jī)要會(huì)議管理（一）會(huì)議組織1.機(jī)要會(huì)議由機(jī)要辦負(fù)責(zé)組織，會(huì)議組織者要提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等信息。2.會(huì)議組織者要提前通知參會(huì)人員會(huì)議相關(guān)信息，并做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，如布置會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備會(huì)議資料等。（二）會(huì)議保密1.機(jī)要會(huì)議要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，會(huì)議內(nèi)容不得泄露。2.會(huì)議組織者要對(duì)會(huì)議場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，確保無(wú)竊聽(tīng)、錄音等設(shè)備。3.參會(huì)人員要嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，不得擅自錄音、錄像、拍照。（三）會(huì)議記錄1.機(jī)要會(huì)議要安排專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容要準(zhǔn)確、完整。2.會(huì)議記錄要妥善保管，按照公司規(guī)定的期限進(jìn)行保存。（四）會(huì)議文件管理1.會(huì)議文件要按照機(jī)要文件管理規(guī)定進(jìn)行處理，會(huì)后及時(shí)收回、登記、保管。2.對(duì)于會(huì)議形成的決議、紀(jì)要等文件，要及時(shí)印發(fā)相關(guān)部門，并督促落實(shí)。五、機(jī)要人員管理（一）人員配備1.機(jī)要辦根據(jù)工作需要，配備政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的機(jī)要人員。2.機(jī)要人員要具備保密意識(shí)和良好的職業(yè)道德，能夠保守公司機(jī)密。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織機(jī)要人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高機(jī)要人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括機(jī)要文件管理、機(jī)要設(shè)備操作、保密知識(shí)等方面。（三）人員考核1.建立機(jī)要人員考核制度，定期對(duì)機(jī)要人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、保密意識(shí)等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的機(jī)要人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不稱職的機(jī)要人員進(jìn)行批評(píng)教育或調(diào)整崗位。（四）人員保密管理1.機(jī)要人員要簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.機(jī)要人員要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司機(jī)密。3.機(jī)要人員離職時(shí)，要按照公司規(guī)定辦理保密交接手續(xù)。六、機(jī)要工作監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.機(jī)要辦定期對(duì)機(jī)要工作進(jìn)行自查，檢查機(jī)要文件管理、機(jī)要設(shè)備使用、機(jī)要人員工作等方面是否符合規(guī)定。2.對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)進(jìn)行整改，并做好記錄。（二）外部監(jiān)督1.接受公司內(nèi)部審計(jì)部門和上級(jí)主管部門的監(jiān)督檢查，積極配合審計(jì)和檢查工作。2.對(duì)審計(jì)和檢查中提出的問(wèn)題，要認(rèn)真整改，