燈飾采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司燈飾采購工作，確保采購活動的順利進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營對燈飾的需求，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有燈飾采購活動，包括但不限于生產(chǎn)用燈飾、辦公區(qū)域燈飾、展示廳燈飾等的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司實際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和過度庫存。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的燈飾產(chǎn)品，確保滿足公司使用要求。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕收受供應(yīng)商賄賂等行為。二、采購流程（一）需求部門提交采購申請1.各需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《燈飾采購申請表》，詳細(xì)注明采購燈飾的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息。2.采購申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核，確保需求真實合理。（二）采購部門審核與匯總1.采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，包括需求的合理性、是否符合公司預(yù)算等。2.將審核通過的采購申請進(jìn)行匯總，形成采購需求清單。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購人員根據(jù)采購需求清單，通過多種渠道尋找合適的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商目錄等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評估其經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.向篩選出的供應(yīng)商發(fā)送《燈飾采購詢價單》，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，并提供產(chǎn)品詳細(xì)資料。4.采購人員對供應(yīng)商的報價和資料進(jìn)行分析比較，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步評估。5.組織相關(guān)人員（如技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等）對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)工藝等。6.根據(jù)考察結(jié)果和綜合評估，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。（四）采購合同簽訂1.采購人員與選定的供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行談判，達(dá)成一致后簽訂《燈飾采購合同》。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法合規(guī)、詳細(xì)準(zhǔn)確。3.采購合同簽訂后，需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。（五）采購訂單下達(dá)1.采購人員根據(jù)采購合同，填寫《燈飾采購訂單》，詳細(xì)注明采購產(chǎn)品的具體信息、交貨時間、交貨地點等。2.采購訂單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給供應(yīng)商。（六）采購跟蹤與催貨1.采購人員定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法，并采取相應(yīng)的催貨措施，確保貨物按時到貨。（七）到貨驗收1.貨物到貨前，采購人員通知需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備。2.貨物到貨時，由質(zhì)量檢驗部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗，檢查產(chǎn)品的外觀、規(guī)格型號、數(shù)量、性能等是否符合要求。3.需求部門對貨物的適用性進(jìn)行確認(rèn)，確保滿足實際工作需要。4.驗收合格后，由驗收人員填寫《燈飾采購驗收單》，并簽字確認(rèn)。（八）付款結(jié)算1.采購人員根據(jù)采購合同和驗收單，辦理付款申請手續(xù)，附上相關(guān)憑證（如發(fā)票、驗收單等）。2.付款申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照合同約定的付款方式進(jìn)行付款結(jié)算。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和實際需求，編制年度燈飾采購預(yù)算。2.年度采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各類燈飾的采購數(shù)量、采購金額、預(yù)計采購時間等，并進(jìn)行分類匯總。3.采購預(yù)算需經(jīng)財務(wù)部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算進(jìn)行采購活動，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，需由需求部門提出書面申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)采購部門、財務(wù)部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行調(diào)整。3.采購部門定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。四、采購風(fēng)險管理（一）供應(yīng)商風(fēng)險1.建立供應(yīng)商評估和管理機制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。2.與重要供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商變動帶來的風(fēng)險。3.關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和市場動態(tài)，提前做好應(yīng)對供應(yīng)商可能出現(xiàn)的經(jīng)營危機等風(fēng)險的預(yù)案。（二）質(zhì)量風(fēng)險1.加強對采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，確保采購產(chǎn)品質(zhì)量合格。2.要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量保證文件，并在合同中明確質(zhì)量責(zé)任和售后服務(wù)條款。3.定期對采購產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量跟蹤和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量問題。（三）價格風(fēng)險1.建立市場價格監(jiān)測機制，及時了解燈飾市場價格動態(tài)，為采購決策提供參考。2.通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)采購、集中采購等方式，降低采購價格，控制價格風(fēng)險。3.與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，根據(jù)市場價格波動情況適時調(diào)整采購價格。（四）合同風(fēng)險1.采購合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)、風(fēng)險可控。2.加強對采購合同執(zhí)行情況的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.建立合同檔案管理制度，對采購合同進(jìn)行妥善保管，以備查閱。五、采購人員管理（一）人員職責(zé)1.采購經(jīng)理負(fù)責(zé)制定和完善公司采購管理制度和流程。組織領(lǐng)導(dǎo)采購團(tuán)隊開展采購工作，確保采購任務(wù)順利完成。審核采購申請、采購合同等重要文件。與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，維護(hù)公司利益。定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施。2.采購專員根據(jù)采購計劃和需求，尋找、篩選、評估供應(yīng)商。與供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同和采購訂單。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。收集、整理采購相關(guān)資料，建立供應(yīng)商檔案。協(xié)助采購經(jīng)理完成其他采購工作任務(wù)。（二）人員培訓(xùn)1.定期組織采購人員參加專業(yè)培訓(xùn)，包括采購技巧、供應(yīng)商管理、質(zhì)量管理、法律法規(guī)等方面的培訓(xùn)，提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.鼓勵采購人員自主學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，適應(yīng)公司發(fā)展和市場變化的需要。（三）績效考核1.建立采購人員績效考核制度，制定明確的考核指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，如采購任務(wù)完成情況、采購成本控制、采購質(zhì)量保證、供應(yīng)商管理等方面。2.定期對采購人員進(jìn)行績效考核，考核結(jié)果與薪酬、晉升等掛鉤，激勵采購人員積極工作，提高采購工作績效。六、采購信息管理（一）供應(yīng)商信息管理1.建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，詳細(xì)記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.定期對供應(yīng)商信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.對供應(yīng)商信息進(jìn)行分類管理，便于查詢和使用。（二）采購合同與訂單管理1.建立采購合同和訂單檔案管理制度，對采購合同和訂單進(jìn)行編號、歸檔，妥善保管。2.采購合同和訂單檔案應(yīng)包括合同文本、訂單文件、相關(guān)審批文件、往來函件等資料。3.定期對采購合同和訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計分析，為采購決策提供依據(jù)。（三）采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.采購部門定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，包括采購數(shù)量、采購金額、采購品種、