歸檔案管理制度?（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司的各項活動和歷史面貌。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理中心可根據(jù)實際情況設(shè)置檔案管理科、檔案庫房等部門。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理體系，完善檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司各項工作提供檔案資料支持。5.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門的檔案管理工作。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。7.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和更新，確保檔案保管條件符合要求。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和保管工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門檔案移交至檔案管理中心。3.協(xié)助檔案管理中心開展檔案整理、編目、檢索等工作。4.及時向檔案管理中心反饋本部門檔案管理工作中存在的問題和建議。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類、人力資源類、黨群工作類等六大類。每大類下可根據(jù)檔案內(nèi)容的具體性質(zhì)和特點進(jìn)一步細(xì)分小類。1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、規(guī)章制度；會議紀(jì)要、決議；工作計劃、總結(jié)；行政公文、函件；證照、資質(zhì)文件；印章管理文件等。2.經(jīng)營管理類：市場調(diào)研、分析報告；市場營銷方案、合同；客戶資料；招投標(biāo)文件；業(yè)務(wù)報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。3.生產(chǎn)技術(shù)類：產(chǎn)品研發(fā)資料；生產(chǎn)工藝文件；設(shè)備檔案；質(zhì)量控制文件；技術(shù)改造資料等。4.財務(wù)審計類：財務(wù)預(yù)算、決算報告；會計憑證、賬簿、報表；審計報告、審計資料；稅務(wù)文件等。5.人力資源類：員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等相關(guān)資料；勞動合同、人事檔案等。6.黨群工作類：黨組織建設(shè)文件；黨員教育、管理資料；工會工作文件；企業(yè)文化建設(shè)資料等。（二）檔案編號檔案編號采用"大類代碼+小類代碼+年度+順序號"的結(jié)構(gòu)。大類代碼用一位大寫字母表示，小類代碼用兩位數(shù)字表示，年度用四位數(shù)字表示，順序號用三位數(shù)字表示。例如：行政管理類下的文件編號為"XZ01+2023+001"。具體編號規(guī)則如下：1.行政管理類（XZ）綜合管理（01）：公司綜合性文件、領(lǐng)導(dǎo)講話等。制度建設(shè)（02）：各類規(guī)章制度、辦法等。會議管理（03）：會議紀(jì)要、決議等。工作計劃與總結(jié)（04）：年度、季度、月度工作計劃、總結(jié)等。公文管理（05）：行政公文、函件等。證照管理（06）：公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等。印章管理（07）：印章使用、保管等文件。2.經(jīng)營管理類（JY）市場調(diào)研（01）：市場調(diào)研報告、分析資料等。市場營銷（02）：營銷方案、合同等?？蛻艄芾恚?3）：客戶信息、合作協(xié)議等。招投標(biāo)管理（04）：招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。業(yè)務(wù)統(tǒng)計（05）：業(yè)務(wù)報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。3.生產(chǎn)技術(shù)類（SC）產(chǎn)品研發(fā)（01）：產(chǎn)品設(shè)計圖紙、研發(fā)報告等。生產(chǎn)工藝（02）：生產(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程等。設(shè)備管理（03）：設(shè)備檔案、維護(hù)記錄等。質(zhì)量管理（04）：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告等。技術(shù)改造（05）：技術(shù)改造方案、項目資料等。4.財務(wù)審計類（CW）財務(wù)預(yù)算（01）：年度、季度財務(wù)預(yù)算報告等。財務(wù)決算（02）：年度財務(wù)決算報告等。會計核算（03）：會計憑證、賬簿、報表等。審計工作（04）：審計報告、審計資料等。稅務(wù)管理（05）：稅務(wù)申報、繳納等文件。5.人力資源類（RL）人力資源規(guī)劃（01）：人力資源規(guī)劃方案等。員工招聘（02）：招聘計劃、招聘簡歷等。員工培訓(xùn)（03）：培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄等。員工考核（04）：考核方案、考核結(jié)果等。薪酬福利（05）：薪酬體系、福利政策等。人事檔案（06）：員工個人檔案等。6.黨群工作類（DQ）黨組織建設(shè)（01）：黨組織設(shè)置、換屆選舉等文件。黨員管理（02）：黨員發(fā)展、教育、管理等資料。工會工作（03）：工會組織建設(shè)、活動記錄等文件。企業(yè)文化建設(shè)（04）：企業(yè)文化理念、活動資料等。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，定期收集本部門在工作中形成的各類文件資料，并及時移交至檔案管理中心。2.檔案管理中心應(yīng)主動收集與公司相關(guān)的外部文件資料，如政府部門文件、行業(yè)協(xié)會資料等。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，檔案管理中心應(yīng)提前介入，進(jìn)行全程跟蹤收集。4.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的公司檔案資料全部移交至檔案管理中心。（二）檔案整理1.檔案管理中心收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。整理工作包括對檔案資料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，確保頁面整齊。3.對于電子檔案，應(yīng)按照文件類型、時間順序等進(jìn)行分類存儲，并建立清晰的文件命名規(guī)則和目錄結(jié)構(gòu)。4.檔案整理過程中，應(yīng)確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對不完整或不準(zhǔn)確的檔案，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通補(bǔ)充或修正。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完成后，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔。歸檔工作應(yīng)嚴(yán)格按照檔案編號規(guī)則進(jìn)行，確保檔案存放有序。2.檔案管理中心應(yīng)建立檔案歸檔目錄，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號、名稱、歸檔時間等信息，便于查詢和管理。3.對于重要檔案或需長期保存的檔案，應(yīng)進(jìn)行一式多份歸檔，分別存儲于不同的介質(zhì)和地點，以確保檔案的安全性和完整性。（二）檔案保管1.檔案管理中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案保管條件符合要求。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)。3.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。4.檔案管理中心應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的實體安全和信息安全。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向上級報告。5.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲于不同的介質(zhì)和地點。同時，應(yīng)采取加密、訪問控制等安全措施，防止電子檔案被篡改或泄露。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理中心查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請人還需經(jīng)公司保密管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理中心安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人提交《檔案查閱申請表》后，檔案管理中心工作人員應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以登記并提供檔案查閱服務(wù)。2.檔案查閱應(yīng)在檔案管理中心指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理中心。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理中心工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理中心，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用范圍檔案主要用于公司內(nèi)部各項工作的參考、決策支持、業(yè)務(wù)辦理、歷史研究等。在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，可根據(jù)實際需要向外部單位提供檔案資料，但應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理中心應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年以上）和短期（15年以下）三種。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理中心負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定其保管期限。3.對于已過保管期限的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）檔案銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理中心應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。3.檔案銷毀后，檔案管理中心應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。同時，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理、在線查閱、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.信息安全管理：采取加密、備份、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。同時，應(yīng)定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：檔案管理中心工作人員按照掃描規(guī)范對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，生成電子圖像文件。然后對電子圖像文件進(jìn)行圖像處理、命名、分類、存儲等操作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。