印鑒庫(kù)管理制度?目的為加強(qiáng)公司印鑒庫(kù)的管理，規(guī)范印鑒的使用流程，確保印鑒使用的安全性、嚴(yán)肅性和合法性，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)、子公司涉及的所有印鑒，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章、部門章以及其他具有法律效力的專用章等?；驹瓌t1.安全保密原則：印鑒庫(kù)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，確保印鑒存放安全，防止印鑒被盜用、冒用或丟失。同時(shí)，嚴(yán)格控制印鑒使用信息的知悉范圍，做好保密工作。2.規(guī)范使用原則：印鑒的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限進(jìn)行，嚴(yán)禁違規(guī)使用印鑒。所有印鑒使用行為均應(yīng)進(jìn)行記錄，以備查詢和追溯。3.專人負(fù)責(zé)原則：明確專人負(fù)責(zé)印鑒庫(kù)的日常管理工作，包括印鑒的保管、使用登記、定期盤點(diǎn)等，確保責(zé)任落實(shí)到人。印鑒的種類與用途公司公章1.代表公司對(duì)外行使權(quán)力，具有最高的法律效力。用于各類重要文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、證明等的簽署，以表明公司對(duì)相關(guān)事項(xiàng)的認(rèn)可和承擔(dān)法律責(zé)任。2.具體使用范圍包括但不限于：公司章程、股東決議、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等證照的加蓋；公司對(duì)外簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同、合作協(xié)議；公司向政府部門、金融機(jī)構(gòu)、合作伙伴等出具的重要函件、證明文件等。合同專用章專門用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同。使用該印鑒簽訂的合同具有明確的法律效力，表明公司與合同相對(duì)方就合同約定的權(quán)利義務(wù)達(dá)成一致。財(cái)務(wù)專用章1.主要用于公司財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，如各類財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)資料、銀行票據(jù)、資金收付憑證等的加蓋。2.確保公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的準(zhǔn)確性、合法性和規(guī)范性，是公司財(cái)務(wù)管理的重要印鑒之一。法人章1.代表公司法定代表人行使職權(quán)，常用于銀行預(yù)留印鑒、重要財(cái)務(wù)文件、授權(quán)委托書等的簽署。2.在涉及公司重大資金交易、重要法律文件簽署等關(guān)鍵事項(xiàng)中發(fā)揮重要作用，體現(xiàn)法定代表人的意志和授權(quán)。部門章1.由各部門根據(jù)工作需要自行保管和使用，用于部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的加蓋。2.部門章的使用范圍僅限于本部門內(nèi)部業(yè)務(wù)往來(lái)，不得對(duì)外代表公司簽訂合同或出具具有法律效力的文件。其他專用章根據(jù)公司特定業(yè)務(wù)或管理需求設(shè)置的專用章，如發(fā)票專用章用于開(kāi)具發(fā)票；報(bào)關(guān)專用章用于公司進(jìn)出口業(yè)務(wù)報(bào)關(guān)等。其使用嚴(yán)格按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行，確保業(yè)務(wù)操作的合規(guī)性。印鑒的刻制與啟用印鑒刻制申請(qǐng)1.因工作需要刻制印鑒的部門或單位，應(yīng)填寫《印鑒刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印鑒名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.對(duì)于涉及公司重要業(yè)務(wù)或具有重大法律效力的印鑒，還需提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后方可進(jìn)行刻制?？讨屏鞒?.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，由公司行政部門或指定的負(fù)責(zé)部門統(tǒng)一聯(lián)系具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.印章制作單位應(yīng)嚴(yán)格按照公司提供的規(guī)格、樣式和要求進(jìn)行制作，確保印鑒清晰、規(guī)范、防偽性能良好。3.刻制完成后，印章制作單位應(yīng)將印鑒樣本提交公司行政部門或相關(guān)管理部門備案，并提供刻制發(fā)票及相關(guān)證明文件。印鑒啟用1.新刻制的印鑒在正式啟用前，需由公司行政部門或指定的管理部門填寫《印鑒啟用申請(qǐng)表》，明確啟用日期、啟用范圍等信息。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，在印鑒使用登記簿上進(jìn)行詳細(xì)登記，并通知相關(guān)部門和人員印鑒正式啟用。3.啟用后的印鑒應(yīng)按照本管理制度規(guī)定進(jìn)行保管和使用，原舊印鑒同時(shí)廢止，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一收回并妥善保管，如需銷毀，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。印鑒的保管保管人員職責(zé)1.安全保管：印鑒保管人員應(yīng)妥善保管印鑒，確保印鑒存放于安全可靠的場(chǎng)所，如配備保險(xiǎn)柜的專用印鑒庫(kù)，并設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等，防止印鑒被盜用、丟失或損壞。2.專人專管：實(shí)行印鑒保管專人負(fù)責(zé)制，未經(jīng)授權(quán)，其他人員不得擅自接觸印鑒。保管人員應(yīng)熟悉印鑒使用規(guī)定和流程，嚴(yán)格按照制度要求進(jìn)行操作。3.日常檢查：定期對(duì)印鑒的保管情況進(jìn)行檢查，包括印鑒存放位置、保管設(shè)施的安全性等，確保印鑒保管環(huán)境始終處于良好狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。保管場(chǎng)所要求1.印鑒庫(kù)應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能，確保印鑒存放安全。庫(kù)門應(yīng)堅(jiān)固耐用，配備兩把以上不同鑰匙，分別由保管人員和授權(quán)人員保管。2.印鑒庫(kù)應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的房間，保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，不得存放與印鑒無(wú)關(guān)的物品。同時(shí)，應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、報(bào)警器等，確保印鑒庫(kù)24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)。印鑒存放方式1.各類印鑒應(yīng)分類存放于保險(xiǎn)柜內(nèi)，不同種類的印鑒應(yīng)分開(kāi)保管，避免相互混淆。對(duì)于重要印鑒，如公司公章、法人章等，應(yīng)采取雙人保管制度，分別保管保險(xiǎn)柜的不同鑰匙，使用時(shí)需兩人同時(shí)在場(chǎng)開(kāi)啟保險(xiǎn)柜。2.印鑒存放保險(xiǎn)柜應(yīng)定期更換密碼，密碼設(shè)置應(yīng)具有一定的復(fù)雜性和保密性，不得使用簡(jiǎn)單易猜的數(shù)字組合。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)保險(xiǎn)柜進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常使用。印鑒的使用使用流程1.填寫申請(qǐng)表：使用印鑒時(shí)，應(yīng)填寫《印鑒使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、使用部門、申請(qǐng)人等信息，并加蓋申請(qǐng)部門公章。2.審批：申請(qǐng)表按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批，根據(jù)印鑒使用的重要程度和金額大小，確定審批權(quán)限和審批人。一般情況下，涉及公司重大決策、重要合同簽訂、大額資金支付等事項(xiàng)的印鑒使用，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批；其他一般性事項(xiàng)的印鑒使用，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員審批。3.登記備案：審批通過(guò)后，印鑒保管人員應(yīng)在印鑒使用登記簿上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印日期、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、申請(qǐng)人、審批人等信息。同時(shí)，對(duì)用印文件進(jìn)行編號(hào)，以便于查詢和追溯。4.用?。河¤b保管人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，在規(guī)定的文件或材料上準(zhǔn)確加蓋印鑒，并確保印鑒清晰、端正、完整。加蓋印鑒后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)用印文件內(nèi)容與申請(qǐng)表填寫內(nèi)容是否一致，如有不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。5.文件存檔：用印完成后，印鑒保管人員應(yīng)將申請(qǐng)表、用印文件及相關(guān)資料整理歸檔，按照公司檔案管理制度進(jìn)行妥善保管，以備日后查閱。使用審批權(quán)限1.公司公章：涉及公司重大決策、重要合同簽訂、對(duì)外投資、融資、擔(dān)保等事項(xiàng)的用印，需經(jīng)公司董事會(huì)或股東會(huì)審議通過(guò)，并由董事長(zhǎng)或法定代表人簽字批準(zhǔn)。其他一般性文件、函件、證明等的用印，由公司總經(jīng)理或其授權(quán)的副總經(jīng)理審批。2.合同專用章：金額在[X]萬(wàn)元以上的經(jīng)濟(jì)合同用印，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批，并報(bào)董事長(zhǎng)備案。金額在[X]萬(wàn)元以下的經(jīng)濟(jì)合同用印，由公司分管業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理審批。3.財(cái)務(wù)專用章：涉及公司重大資金支付、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)等重要財(cái)務(wù)事項(xiàng)的用印，需經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，并報(bào)總經(jīng)理備案。一般性財(cái)務(wù)文件、票據(jù)等的用印，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。4.法人章：用于公司重要法律文件、授權(quán)委托書、銀行預(yù)留印鑒等關(guān)鍵事項(xiàng)的用印，需經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。其他涉及法人章的一般性業(yè)務(wù)用印，由法定代表人授權(quán)的人員審批。5.部門章：由各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)本部門業(yè)務(wù)實(shí)際情況，制定具體的用印審批流程和權(quán)限，但應(yīng)確保用印行為符合公司整體規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。部門用印申請(qǐng)表應(yīng)定期報(bào)公司行政部門備案。禁止使用情況1.未經(jīng)審批的任何文件、材料不得加蓋印鑒。2.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印鑒，特殊情況需加蓋的，必須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格登記用印情況。3.與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的文件、材料不得使用公司印鑒加蓋。4.涉及違法違規(guī)、損害公司利益的事項(xiàng)不得加蓋印鑒。印鑒的交接交接原因1.因工作調(diào)動(dòng)、離職、崗位輪換等原因，印鑒保管人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印鑒交接手續(xù)。2.其他特殊情況需要臨時(shí)交接印鑒保管職責(zé)的，也應(yīng)按照本規(guī)定辦理交接手續(xù)。交接流程1.交接申請(qǐng)：印鑒保管人員因上述原因需要交接印鑒時(shí)，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向公司行政部門提交《印鑒交接申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明交接原因、交接時(shí)間、交接印鑒種類及數(shù)量等信息。2.交接準(zhǔn)備：行政部門接到交接申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)印鑒進(jìn)行全面盤點(diǎn)，核對(duì)印鑒的種類、數(shù)量、規(guī)格及保管狀態(tài)等是否與印鑒使用登記簿記錄一致。同時(shí)，準(zhǔn)備好交接所需的文件和資料，如印鑒使用登記簿、保險(xiǎn)柜鑰匙等。3.正式交接：在規(guī)定的交接時(shí)間，由行政部門負(fù)責(zé)人或指定的監(jiān)交人主持交接儀式，交接雙方應(yīng)在監(jiān)交人的見(jiàn)證下，當(dāng)面清點(diǎn)印鑒數(shù)量、檢查印鑒外觀及保管情況，并在《印鑒交接清單》上詳細(xì)記錄印鑒的名稱、規(guī)格、數(shù)量、啟用日期、交接日期等信息。交接雙方及監(jiān)交人應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)。4.資料存檔：交接完成后，行政部門應(yīng)將《印鑒交接申請(qǐng)表》、《印鑒交接清單》等相關(guān)資料整理歸檔，作為印鑒管理的重要檔案資料妥善保管，以備日后查閱和追溯。印鑒的掛失與補(bǔ)辦掛失申請(qǐng)1.當(dāng)發(fā)現(xiàn)印鑒被盜用、丟失或損壞時(shí)，印鑒保管人員應(yīng)立即向公司行政部門報(bào)告，并填寫《印鑒掛失申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印鑒掛失原因、被盜用或丟失的時(shí)間、地點(diǎn)、印鑒種類及編號(hào)等信息。2.同時(shí)，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，如報(bào)警回執(zhí)、遺失聲明等，以便公司采取相應(yīng)的防范措施和辦理補(bǔ)辦手續(xù)。掛失處理1.行政部門接到掛失申請(qǐng)后，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處理程序，通知相關(guān)部門和人員暫停使用該印鑒，并對(duì)印鑒被盜用或丟失的情況進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，采取相應(yīng)的措施，如向公安機(jī)關(guān)報(bào)案、在媒體上發(fā)布遺失聲明等，以防止印鑒被非法使用，降低公司可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)。補(bǔ)辦流程1.在完成掛失處理后，如需補(bǔ)辦印鑒，申請(qǐng)部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的印鑒刻制流程重新填寫《印鑒刻制申請(qǐng)表》，并注明"補(bǔ)辦"字樣。2.經(jīng)審批通過(guò)后，由行政部門統(tǒng)一聯(lián)系印章制作單位進(jìn)行補(bǔ)辦。補(bǔ)辦后的印鑒啟用流程與新刻制印鑒相同，需重新填寫《印鑒啟用申請(qǐng)表》，經(jīng)審批同意后在印鑒使用登記簿上登記啟用。3.同時(shí)，應(yīng)對(duì)原掛失印鑒進(jìn)行作廢處理，在印鑒使用登記簿上注明"掛失作廢"字樣，并將作廢印鑒妥善保管，以備日后核查。印鑒的定期盤點(diǎn)與檢查盤點(diǎn)計(jì)劃1.公司行政部門應(yīng)制定印鑒定期盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)周期、盤點(diǎn)內(nèi)容、盤點(diǎn)人員及職責(zé)等。一般情況下，印鑒應(yīng)每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，特殊情況可根據(jù)需要增加盤點(diǎn)次數(shù)。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知印鑒保管人員及相關(guān)部門，確保盤點(diǎn)工作順利進(jìn)行。盤點(diǎn)內(nèi)容1.印鑒的種類、數(shù)量、規(guī)格是否與印鑒使用登記簿記錄一致。2.印鑒的保管狀態(tài)是否良好，有無(wú)磨損、損壞、變形等情況。3.印鑒存放位置是否安全，保管設(shè)施是否正常運(yùn)行。4.印鑒使用登記簿的記錄是否完整、準(zhǔn)確，與實(shí)際用印情況是否相符。檢查結(jié)果處理1.盤點(diǎn)和檢查結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)填寫《印鑒盤點(diǎn)檢查表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)和檢查情況。如發(fā)現(xiàn)印鑒數(shù)量不符、保管不善、使用記錄不完整等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并提出整改措施和建議。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，相關(guān)責(zé)任部門和人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，整改完成后，行政部門應(yīng)組織復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。3.印鑒盤點(diǎn)檢查表及相關(guān)整改資料應(yīng)作為印鑒管理檔案的重要組成部分，妥善保管，以備查閱和追溯。監(jiān)督與處罰監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立印鑒管理監(jiān)督小組，由行政部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)印鑒庫(kù)的管理、印鑒使用情況等進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查頻率等，并定期向公司管理層匯報(bào)印鑒管理情況。3.公司鼓勵(lì)全體員工對(duì)印鑒管理中的