章料室管理制度?總則目的為加強公司章料室的規(guī)范化管理，確保公司印章及相關重要資料的安全、妥善保管和規(guī)范使用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司章料室內(nèi)各類印章、印鑒、重要文件資料（以下統(tǒng)稱章料）的管理。管理原則1.安全第一原則：確保章料的存放安全，防止丟失、被盜、損壞等情況發(fā)生。2.規(guī)范使用原則：嚴格按照規(guī)定的流程和權限使用章料，確保使用的合法性、準確性和嚴肅性。3.專人負責原則：明確專人負責章料室的日常管理工作，確保責任落實到人。章料的分類與保管印章分類1.公司公章：代表公司對外行使權力的印章，具有最高的法律效力。2.法定代表人章：用于特定的文件簽署或財務事務等。3.財務專用章：用于財務結算、票據(jù)開具等財務相關業(yè)務。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要設立的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知等。6.其他專用章：如業(yè)務專用章、報關專用章等，根據(jù)公司具體業(yè)務需求設立。保管方式1.專用保險柜存放：章料室配備專門的保險柜，各類印章應分別存放在不同的保險柜隔層內(nèi)，確保存放安全、有序。2.雙人保管：公司公章、法定代表人章、財務專用章等重要印章實行雙人保管制度，由指定的兩人分別持有保險柜鑰匙和密碼，開啟保險柜時必須兩人同時在場。3.印章標識：每枚印章應在保險柜內(nèi)設有專門的標識牌，注明印章名稱、使用范圍、保管人等信息，便于查找和管理。保管人員職責1.安全維護：負責章料室的安全保衛(wèi)工作，確保章料存放環(huán)境安全，防止非授權人員進入章料室。2.日常檢查：每日對章料進行檢查，核對印章數(shù)量、完好情況等，如發(fā)現(xiàn)異常及時報告并記錄。3.印章清潔：定期對印章進行清潔和保養(yǎng)，確保印章清晰、可用。4.登記管理：做好印章使用登記工作，詳細記錄印章使用時間、事由、用印人等信息。重要文件資料保管分類歸檔1.合同文件：按照合同簽訂時間、類別等進行分類歸檔，建立合同檔案索引，便于查找和查閱。2.財務資料：包括財務報表、憑證、票據(jù)等，按照會計年度和類別進行整理歸檔。3.行政文件：公司各類行政公文、通知、報告等，按照文件性質(zhì)和時間順序進行歸檔。4.業(yè)務資料：與公司業(yè)務相關的各類文件、資料、報告等，根據(jù)業(yè)務板塊進行分類保管。保管期限1.長期保管：涉及公司重大權益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務等的文件資料，應長期妥善保管，一般不少于[X]年。2.定期保管：其他一般性文件資料，根據(jù)其重要程度和業(yè)務需求，確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。保管期滿后，經(jīng)相關部門審核批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀。保管環(huán)境要求1.溫度濕度適宜：章料室應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃至[X]℃之間，濕度控制在[X]%至[X]%之間，以防止文件資料受潮、發(fā)霉、變形等。2.防火防盜防蟲：章料室內(nèi)應配備防火、防盜、防蟲等設施設備，如滅火器、監(jiān)控攝像頭、防蟲藥劑等，確保文件資料的安全。3.防塵防潮：章料室應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃，防止灰塵、雜物等對文件資料造成污染和損壞。同時，要做好防潮措施，如放置干燥劑等。章料使用流程使用申請1.填寫申請表：凡需使用章料的部門或個人，應填寫《章料使用申請表》，詳細注明用印事由、文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息。2.部門負責人審批：申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字，確認用印事由的真實性和必要性。3.相關領導審批：根據(jù)用印事項的重要程度和審批權限，報相關領導審批。一般事項由分管領導審批，重大事項需經(jīng)總經(jīng)理審批。用印登記1.登記內(nèi)容：章料保管人員在受理用印申請后，應認真核對申請表內(nèi)容，無誤后進行用印登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印部門、用印人、用印事由、文件名稱、份數(shù)、審批人等信息。2.編號管理：對每次用印進行編號，以便于查詢和追溯。用印操作1.專人用?。簢栏癜凑针p人保管制度，由保管印章的兩人共同在場進行用印操作。2.正確用?。河糜r應確保印章清晰、端正地加蓋在文件規(guī)定位置上，不得模糊、歪斜、重疊。3.用印監(jiān)督：用印過程中，保管人員應對用印情況進行監(jiān)督，確保用印符合規(guī)定要求。用印后文件處理1.文件返還：用印完畢后，用印人應及時將文件返還給申請部門，并辦理交接手續(xù)。2.歸檔保存：申請部門應按照公司文件管理規(guī)定，將用印后的文件進行歸檔保存，以備查閱。章料借用管理借用申請1.填寫申請表：因工作需要借用章料的，需填寫《章料借用申請表》，詳細說明借用章料的名稱、借用時間、借用用途、歸還時間等信息。2.部門負責人審批：申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字，確認借用事由的真實性和必要性。3.相關領導審批：根據(jù)借用事項的重要程度和審批權限，報相關領導審批。一般借用事項由分管領導審批，重要借用事項需經(jīng)總經(jīng)理審批。借用手續(xù)辦理1.簽訂借用協(xié)議：章料保管人員在受理借用申請并經(jīng)審批通過后，與借用人員簽訂《章料借用協(xié)議》，明確借用雙方的權利和義務，包括借用期限、歸還時間、保管責任、違約責任等。2.交付章料：借用人員在簽訂借用協(xié)議后，憑有效證件從章料保管人員處領取借用的章料，并進行當面核對，確保章料完好無損。3.登記備案：章料保管人員對借用情況進行詳細登記備案，記錄借用章料的名稱、借用時間、借用人員、歸還時間等信息。借用期間管理1.專人保管：借用人員應指定專人負責保管借用的章料，不得轉(zhuǎn)借他人。2.安全使用：借用人員應妥善保管章料，確保章料安全，防止丟失、被盜、損壞等情況發(fā)生。在借用期間，如因保管不善導致章料損壞或丟失的，借用人員應承擔相應的賠償責任。3.使用記錄：借用人員應對章料的使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、事由、文件名稱、份數(shù)等信息，以便于追溯和查詢。歸還章料1.按時歸還：借用人員應在借用期限屆滿前，將借用的章料按時歸還章料保管人員。如需延長借用期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檢查驗收：章料保管人員在收到歸還的章料后，應認真檢查章料的完好情況，核對借用記錄，如發(fā)現(xiàn)章料有損壞或丟失等情況，應及時查明原因，并要求借用人員承擔相應的責任。3.解除協(xié)議：章料保管人員在確認章料完好無損且借用記錄無誤后，與借用人員解除《章料借用協(xié)議》。章料廢止與銷毀廢止條件1.印章?lián)p壞：印章因磨損、損壞等原因無法正常使用的，應及時辦理廢止手續(xù)。2.機構變動：因公司機構調(diào)整、業(yè)務變更等原因，導致印章不再使用的，應及時廢止。3.其他原因：因法律法規(guī)變更、政策調(diào)整等其他原因，需要廢止印章的，應按照規(guī)定程序辦理。廢止申請1.填寫申請表：印章使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)印章符合廢止條件的，應填寫《章料廢止申請表》，詳細說明廢止印章的名稱、廢止原因、廢止時間等信息。2.部門負責人審批：申請表經(jīng)所在部門負責人審核簽字，確認廢止事由的真實性和必要性。3.相關領導審批：根據(jù)廢止事項的重要程度和審批權限，報相關領導審批。一般廢止事項由分管領導審批，重要廢止事項需經(jīng)總經(jīng)理審批。廢止登記1.登記內(nèi)容：章料保管人員在受理廢止申請并經(jīng)審批通過后，對廢止印章進行登記備案，記錄廢止印章的名稱、廢止時間、廢止原因、審批人等信息。2.封存保管：廢止印章應及時進行封存保管，與在用印章分開存放，防止誤用。銷毀流程1.制定銷毀方案：根據(jù)公司文件管理規(guī)定和印章管理要求，制定章料銷毀方案，明確銷毀方式、時間、地點、參與人員等信息。2.審批銷毀方案：銷毀方案經(jīng)相關領導審批通過后實施。3.組織銷毀：按照銷毀方案組織實施章料銷毀工作，銷毀過程應全程錄像，并由專人負責監(jiān)督。4.銷毀記錄：對章料銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、印章名稱、數(shù)量、銷毀方式、參與人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認。5.歸檔保存：將章料銷毀記錄及相關資料進行歸檔保存，以備查閱。監(jiān)督與檢查定期檢查1.檢查內(nèi)容：公司定期對章料室進行檢查，檢查內(nèi)容包括章料存放情況、保管人員職責履行情況、使用登記情況、借用管理情況等。2.檢查頻率：每月至少進行一次全面檢查，每季度進行一次專項檢查。不定期抽查1.抽查內(nèi)容：公司不定期對章料使用情況進行抽查，重點檢查用印審批手續(xù)是否齊全、用印登記是否規(guī)范、用印文件是否符合規(guī)定等。2.抽查方式：通過查閱用印申請表、用印登記記錄、用印文件等方式進行抽查。問題整改1.發(fā)現(xiàn)問題：檢查人員在檢查過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應及時填寫《章料室檢查問題記錄表》，詳細記錄問題情況。2.整改要求：針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，章料保管人員應立即進行整改，整改期限一般不超過[X]個工作日。整改