對申購管理制度?一、總則1.目的為了規(guī)范公司物資申購流程，加強公司物資采購的管理與控制，確保公司運營所需物資的及時供應(yīng)，同時提高物資使用效率，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、辦公等需要而進行的各類物資申購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)原材料、零部件、固定資產(chǎn)等。3.基本原則按需申購原則：各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，合理確定物資申購數(shù)量和規(guī)格，避免盲目申購和浪費。預(yù)算控制原則：物資申購應(yīng)嚴(yán)格按照公司預(yù)算執(zhí)行，不得超出預(yù)算范圍。如遇特殊情況需超出預(yù)算，應(yīng)按規(guī)定程序進行審批。審批流程原則：所有物資申購必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，未經(jīng)審批不得采購。審批流程應(yīng)明確各級審批權(quán)限和責(zé)任，確保審批的規(guī)范和高效。采購效率原則：在保證物資質(zhì)量和滿足需求的前提下，應(yīng)盡量提高采購效率，縮短采購周期，降低采購成本。二、申購流程1.申購申請?zhí)顚懮曩弳危焊鞑块T物資需求人員應(yīng)根據(jù)實際需求填寫《物資申購單》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、用途等信息。申購單應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，不得涂改。部門負(fù)責(zé)人審核：申購單填寫完成后，由部門負(fù)責(zé)人對申購內(nèi)容的合理性、必要性進行審核。審核通過后，在申購單上簽字確認(rèn)。2.預(yù)算審核（如有預(yù)算要求）提交預(yù)算信息：對于涉及預(yù)算控制的物資申購，申購部門應(yīng)同時提交相關(guān)預(yù)算信息，包括預(yù)算金額、已使用預(yù)算金額、剩余預(yù)算金額等。財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對申購預(yù)算進行審核，確認(rèn)申購是否在預(yù)算范圍內(nèi)。如超出預(yù)算，應(yīng)注明原因，并按規(guī)定程序進行預(yù)算調(diào)整審批。3.采購部門審批采購專員初審：采購部門收到申購單后，采購專員對申購物資的市場供應(yīng)情況、價格走勢等進行初步審核。審核申購物資是否有替代產(chǎn)品、采購渠道是否可行等。采購經(jīng)理審批：采購專員初審?fù)ㄟ^后，將申購單提交采購經(jīng)理進行審批。采購經(jīng)理根據(jù)公司采購政策、庫存情況等綜合因素，決定是否批準(zhǔn)申購。如批準(zhǔn)申購，在申購單上簽字確認(rèn)，并安排采購事宜。4.高層審批（根據(jù)金額和性質(zhì)）設(shè)定審批權(quán)限：根據(jù)申購物資的金額大小和性質(zhì)，設(shè)定不同的高層審批權(quán)限。一般情況下，金額較大的固定資產(chǎn)申購、重要生產(chǎn)原材料申購等需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。具體審批流程：采購經(jīng)理批準(zhǔn)后的申購單，按照規(guī)定權(quán)限提交相應(yīng)高層領(lǐng)導(dǎo)審批。高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審核申購內(nèi)容，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定，并簽字確認(rèn)。5.采購執(zhí)行選擇供應(yīng)商：采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的申購單，按照公司采購管理規(guī)定，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。采購人員應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，進行供應(yīng)商評估和比較，選擇質(zhì)量可靠、價格合理、信譽良好的供應(yīng)商。簽訂采購合同：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，確保公司權(quán)益得到保障。跟蹤采購進度：采購人員應(yīng)密切跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時采取措施解決，并向相關(guān)部門反饋。6.驗收入庫到貨通知：采購物資到貨前，采購部門應(yīng)及時通知申購部門和倉庫管理部門做好驗收準(zhǔn)備。驗收標(biāo)準(zhǔn)：倉庫管理部門和申購部門按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對到貨物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)等。對于重要物資或有特殊要求的物資，可邀請相關(guān)專業(yè)人員參與驗收。入庫手續(xù)：驗收合格的物資，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫單應(yīng)一式多聯(lián)，分別交采購部門、財務(wù)部門、申購部門等留存。驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等，并做好記錄。三、各類物資申購規(guī)定1.辦公用品申購申購頻率：辦公用品應(yīng)根據(jù)實際使用情況定期申購，避免積壓浪費。一般情況下，每月或每季度申購一次。申購范圍：包括辦公文具（如筆、紙、文件夾等）、辦公設(shè)備耗材（如打印機墨盒、硒鼓等）、辦公家具（如桌椅、文件柜等）、清潔用品等。申購流程簡化：對于金額較小、通用性強的辦公用品，可適當(dāng)簡化申購流程。如申購人員填寫簡易申購單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，直接提交采購部門采購。2.辦公設(shè)備申購申購審批：辦公設(shè)備申購需詳細(xì)填寫申購單，注明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等信息。申購單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核、采購部門審批后，提交高層領(lǐng)導(dǎo)審批。采購方式：辦公設(shè)備采購一般采用招標(biāo)、詢價、競爭性談判等方式進行，確保采購的設(shè)備性價比高、質(zhì)量可靠。資產(chǎn)登記：辦公設(shè)備到貨驗收合格后，財務(wù)部門進行資產(chǎn)登記，建立固定資產(chǎn)臺賬，明確設(shè)備的使用部門、責(zé)任人等信息。3.生產(chǎn)原材料申購需求預(yù)測：生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況，提前做好生產(chǎn)原材料的需求預(yù)測，合理安排申購時間和數(shù)量。質(zhì)量控制：生產(chǎn)原材料申購應(yīng)嚴(yán)格控制質(zhì)量，確保原材料符合生產(chǎn)要求。采購部門應(yīng)選擇具有良好信譽和質(zhì)量保證的供應(yīng)商，簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。緊急申購：如遇生產(chǎn)緊急需求，生產(chǎn)部門可填寫緊急申購單，說明緊急原因和需求時間。采購部門應(yīng)優(yōu)先處理緊急申購，確保生產(chǎn)不受影響。4.固定資產(chǎn)申購定義與標(biāo)準(zhǔn)：固定資產(chǎn)是指使用期限超過一年，單位價值較高，并且在使用過程中保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。具體固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)按照公司財務(wù)制度執(zhí)行。申購流程：固定資產(chǎn)申購需按照嚴(yán)格的審批流程進行，申購部門填寫詳細(xì)的申購單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核、采購部門審批后，提交高層領(lǐng)導(dǎo)審批。折舊與處置：固定資產(chǎn)采購后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度進行折舊計提。固定資產(chǎn)處置時，應(yīng)按照規(guī)定程序進行審批，確保資產(chǎn)處置的合規(guī)性和效益性。四、申購預(yù)算管理1.預(yù)算編制編制原則：各部門應(yīng)根據(jù)本部門年度工作計劃和實際需求，結(jié)合公司預(yù)算編制要求，合理編制物資申購預(yù)算。預(yù)算編制應(yīng)遵循實事求是、勤儉節(jié)約的原則，確保預(yù)算的科學(xué)性和合理性。編制方法：預(yù)算編制可采用零基預(yù)算、滾動預(yù)算等方法，根據(jù)不同物資的特點和需求情況，確定合理的預(yù)算金額。對于金額較大、采購周期較長的物資，應(yīng)提前進行預(yù)算規(guī)劃。預(yù)算審核與匯總：各部門編制的物資申購預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財務(wù)部門進行匯總審核。財務(wù)部門根據(jù)公司整體預(yù)算情況，對各部門預(yù)算進行調(diào)整和平衡，形成公司年度物資申購預(yù)算草案。2.預(yù)算執(zhí)行嚴(yán)格控制：各部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的物資申購預(yù)算執(zhí)行，不得隨意突破預(yù)算。如遇特殊情況需超出預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定程序進行審批。預(yù)算調(diào)整：在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因市場變化、業(yè)務(wù)發(fā)展等原因?qū)е骂A(yù)算不足，各部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核、采購部門審批后，提交高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.預(yù)算分析與考核定期分析：財務(wù)部門應(yīng)定期對物資申購預(yù)算執(zhí)行情況進行分析，對比實際采購金額與預(yù)算金額，分析差異原因，提出改進措施和建議?？己藱C制：建立物資申購預(yù)算考核機制，對各部門預(yù)算執(zhí)行情況進行考核?？己酥笜?biāo)可包括預(yù)算執(zhí)行率、采購成本控制、物資使用效率等。對于預(yù)算執(zhí)行情況良好的部門，給予適當(dāng)獎勵；對于預(yù)算執(zhí)行不力的部門，進行相應(yīng)處罰。五、采購合同管理1.合同簽訂簽訂流程：采購部門在與供應(yīng)商達成采購意向后，應(yīng)及時簽訂采購合同。采購合同由采購專員起草，經(jīng)采購經(jīng)理審核后，提交公司法律顧問或相關(guān)專業(yè)人員進行合法性審查。審查通過后，按照公司合同簽訂審批流程，由授權(quán)代表簽字蓋章。合同條款：采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同條款應(yīng)詳細(xì)、具體、明確，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。2.合同執(zhí)行跟蹤履行：采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時采取措施追究其違約責(zé)任，并向公司相關(guān)部門報告。變更管理：在采購合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力、市場變化等原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)按照原合同簽訂審批流程進行審批。3.合同歸檔及時歸檔：采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)附件進行歸檔保存。合同歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，確保合同檔案的完整性和規(guī)范性。查閱管理：如需查閱采購合同檔案，應(yīng)按照公司檔案查閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制或銷毀合同檔案。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督定期審計：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對物資申購流程、采購合同執(zhí)行情況、預(yù)算執(zhí)行情況等進行審計監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)操作、浪費現(xiàn)象、預(yù)算超支等問題。問題整改：對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。被審計部門應(yīng)按照要求進行整改，確保公司物資申購管理規(guī)范、高效。2.采購部門自查日常檢查：采購部門應(yīng)建立內(nèi)部自查機制，定期對采購工作進行自查。自查內(nèi)容包括采購流程執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購合同簽訂與執(zhí)行情況等。發(fā)現(xiàn)問題及時整改：采購部門在自查過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進行整改，不斷完善采購管理工作。同時，應(yīng)將自查情況定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.其他監(jiān)督渠道員工監(jiān)督：鼓勵公司員工對物資申購過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報。對于員工舉報的問題，公司應(yīng)及時進行調(diào)查核實，并給予舉報人適當(dāng)獎勵。供應(yīng)商反饋：與供應(yīng)商保持良好溝通，及時了解供應(yīng)商對公司采購工作的意見和建議。對于供應(yīng)