單位庫管理制度?（一）目的為了加強(qiáng)單位庫的規(guī)范化管理，確保單位庫信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高單位庫的使用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)內(nèi)所有涉及單位庫管理的部門和人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保單位庫中的信息真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際情況相符。2.完整性原則：涵蓋單位庫管理所需的各類信息，不遺漏重要數(shù)據(jù)。3.安全性原則：采取有效措施保護(hù)單位庫信息安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.及時性原則：及時更新和維護(hù)單位庫信息，保證信息的時效性。二、單位庫的定義與分類（一）定義單位庫是指企業(yè)集中存儲各類單位相關(guān)信息的數(shù)據(jù)庫，包括但不限于客戶單位、供應(yīng)商單位、合作伙伴單位等的基本信息、業(yè)務(wù)往來信息、信用信息等。（二）分類1.客戶單位庫：記錄客戶的基本資料、購買歷史、消費(fèi)習(xí)慣、聯(lián)系方式等信息。2.供應(yīng)商單位庫：包含供應(yīng)商的基本情況、供應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)信息、價格、交貨期、合作記錄等。3.合作伙伴單位庫：涵蓋合作伙伴的名稱、合作領(lǐng)域、合作方式、合作期限、合作成果等信息。三、單位庫管理職責(zé)（一）管理部門職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)單位庫管理制度的制定、修訂和完善。協(xié)調(diào)各部門之間關(guān)于單位庫管理的工作。對涉及單位庫管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。2.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)單位庫系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。保障單位庫數(shù)據(jù)的安全存儲和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。對單位庫系統(tǒng)的訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置和管理。3.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門所涉及單位信息的收集、整理和錄入單位庫。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時更新和維護(hù)單位庫中的相關(guān)信息。配合管理部門和信息技術(shù)部門做好單位庫的管理工作。（二）具體崗位職責(zé)1.單位庫管理員負(fù)責(zé)單位庫信息的日常錄入、審核、更新和維護(hù)工作。定期對單位庫數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。協(xié)助其他部門查詢和使用單位庫信息。及時處理單位庫系統(tǒng)中的異常情況，并向上級匯報。2.信息收集人員按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，收集各類單位的相關(guān)信息。對收集到的信息進(jìn)行初步整理和核對，確保信息的準(zhǔn)確性。將整理好的信息及時提交給單位庫管理員進(jìn)行錄入。3.信息審核人員對錄入單位庫的信息進(jìn)行審核，確保信息符合要求。對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給相關(guān)人員進(jìn)行修正。定期對審核工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。四、單位庫信息收集與錄入（一）信息收集渠道1.業(yè)務(wù)往來：在與單位開展業(yè)務(wù)活動過程中，收集相關(guān)信息。2.市場調(diào)研：通過市場調(diào)研活動，獲取單位的有關(guān)信息。3.網(wǎng)絡(luò)搜索：利用互聯(lián)網(wǎng)等渠道，查找單位的公開信息。4.合作伙伴提供：由合作伙伴提供其掌握的相關(guān)單位信息。5.單位自主申報：要求單位主動提交自身的相關(guān)信息。（二）信息收集內(nèi)容1.基本信息：包括單位名稱、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。2.組織架構(gòu)信息：如單位的部門設(shè)置、人員規(guī)模等。3.業(yè)務(wù)信息：主營業(yè)務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)情況、市場份額等。4.財務(wù)信息：財務(wù)狀況、營收情況等（根據(jù)實(shí)際情況和權(quán)限收集）。5.信用信息：信用評級、信用記錄等。6.其他相關(guān)信息：如行業(yè)地位、榮譽(yù)獎項等。（三）信息錄入要求1.單位庫管理員應(yīng)按照規(guī)定的字段和格式準(zhǔn)確錄入信息。2.對于必填項，必須完整錄入，不得遺漏。3.錄入的信息應(yīng)與原始資料一致，確保真實(shí)性。4.對信息進(jìn)行分類整理，便于查詢和統(tǒng)計。五、單位庫信息審核與更新（一）審核流程1.信息收集人員將收集到的信息提交給單位庫管理員。2.單位庫管理員對信息進(jìn)行初步整理后，提交給信息審核人員。3.信息審核人員按照審核標(biāo)準(zhǔn)對信息進(jìn)行審核，審核通過的信息錄入單位庫，審核不通過的信息退回給信息收集人員或單位庫管理員，并說明原因。4.信息收集人員或單位庫管理員根據(jù)審核意見進(jìn)行修正后，重新提交審核。（二）審核標(biāo)準(zhǔn)1.信息內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際情況相符。2.信息格式符合單位庫的要求。3.信息來源可靠，具有可追溯性。（三）信息更新1.業(yè)務(wù)部門在日常工作中發(fā)現(xiàn)單位信息發(fā)生變化時，應(yīng)及時通知單位庫管理員。2.單位庫管理員根據(jù)通知對單位庫中的相關(guān)信息進(jìn)行更新，并按照審核流程進(jìn)行審核。3.定期對單位庫信息進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)信息不準(zhǔn)確或不完整的，及時進(jìn)行更新和修正。六、單位庫信息查詢與使用（一）查詢權(quán)限設(shè)置1.根據(jù)工作需要，為不同部門和人員設(shè)置相應(yīng)的單位庫信息查詢權(quán)限。2.分為普通查詢權(quán)限和高級查詢權(quán)限，普通查詢權(quán)限可查詢部分公開信息，高級查詢權(quán)限可查詢更詳細(xì)的信息，需經(jīng)過特定審批流程。3.嚴(yán)禁越權(quán)查詢單位庫信息。（二）查詢流程1.有權(quán)限的人員登錄單位庫系統(tǒng)，輸入查詢條件。2.系統(tǒng)根據(jù)查詢條件顯示相關(guān)單位信息，查詢?nèi)藛T可進(jìn)行瀏覽、下載等操作。3.如需獲取紙質(zhì)資料，可按照規(guī)定的流程申請打印。（三）信息使用規(guī)范1.單位庫信息僅供企業(yè)內(nèi)部工作使用，未經(jīng)許可，不得對外泄露。2.使用單位庫信息時應(yīng)遵循合法、合規(guī)、正當(dāng)?shù)脑瓌t，不得用于非法目的。3.對于涉及商業(yè)機(jī)密、敏感信息的單位庫信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，采取加密存儲、限制訪問等措施。七、單位庫安全管理（一）系統(tǒng)安全1.信息技術(shù)部門定期對單位庫系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時修復(fù)發(fā)現(xiàn)的問題。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。3.對系統(tǒng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置，并定期進(jìn)行恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)。（二）數(shù)據(jù)安全1.對單位庫數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。2.嚴(yán)格控制對單位庫數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作數(shù)據(jù)。3.建立數(shù)據(jù)訪問日志，記錄所有對單位庫數(shù)據(jù)的訪問操作，以便進(jìn)行審計和追蹤。（三）人員安全管理1.對涉及單位庫管理的人員進(jìn)行背景審查和安全培訓(xùn)，提高其安全意識。2.與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確其在單位庫信息安全方面的責(zé)任和義務(wù)。3.加強(qiáng)對人員離職、調(diào)動等情況的管理，及時調(diào)整其單位庫訪問權(quán)限。八、單位庫清理與歸檔（一）清理原則1.定期對單位庫進(jìn)行清理，刪除不再使用或無效的信息。2.清理工作應(yīng)遵循謹(jǐn)慎原則，確保重要信息不被誤刪。（二）清理流程1.制定單位庫清理計劃，明確清理的范圍、時間和責(zé)任人。2.單位庫管理員按照清理計劃對單位庫信息進(jìn)行篩選和刪除操作。3.清理過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)變更記錄應(yīng)進(jìn)行備份和留存，以備后續(xù)審計。（三）歸檔管理1.對重要的單位庫信息進(jìn)行歸檔保存，歸檔資料應(yīng)包括原始資料、錄入記錄、審核記錄等。2.歸檔資料應(yīng)按照一定的分類和編號規(guī)則進(jìn)行整理，便于查找和使用。3.規(guī)定歸檔資料的保存期限，期滿后按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.成立單位庫管理監(jiān)督小組，定期對單位庫管理工作進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組檢查內(nèi)容包括信息收集、錄入、審核、更新、查詢、安全管理等方面的工作情況。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核辦法1.制定單位庫管理工作考核指標(biāo)，包括信息準(zhǔn)確性、完整性、及時性、安全性等方面。2.對涉及單位庫管理的部門和人員進(jìn)行考核，考核結(jié)果與績效掛鉤。3.對于在單位庫管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員給予獎勵