會議承辦管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議承辦工作，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議的承辦工作，包括但不限于公司例會、部門會議、專項工作會議、培訓會議等。（三）基本原則1.高效原則：以提高會議效率為核心，合理安排會議流程和時間，確保會議達到預(yù)期目的。2.規(guī)范原則：嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行會議承辦，保證會議組織的規(guī)范性和嚴肅性。3.服務(wù)原則：樹立服務(wù)意識，為參會人員提供優(yōu)質(zhì)、周到的會議服務(wù)，確保會議順利進行。二、會議承辦職責分工（一）會議發(fā)起部門1.明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員等基本信息，并填寫《會議申請表》提交至會議管理部門。2.負責會議相關(guān)資料的準備，如會議議程、匯報材料、討論文件等。3.協(xié)助會議管理部門做好會議的組織和協(xié)調(diào)工作。（二）會議管理部門1.審核《會議申請表》，對不符合要求的申請?zhí)岢鲂薷囊庖娀虿挥枧鷾省?.根據(jù)會議性質(zhì)和規(guī)模，確定會議承辦方式（自行承辦或委托承辦），并安排相關(guān)人員負責具體承辦工作。3.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會議資源，包括會議室安排、設(shè)備調(diào)試、餐飲服務(wù)等。4.對會議承辦過程進行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保會議按照預(yù)定計劃順利進行。（三）會議承辦人員1.按照會議管理部門的要求，具體負責會議的籌備、組織和實施工作。2.提前與參會人員溝通，提醒會議時間、地點和相關(guān)要求，確保參會人員按時參加會議。3.負責會議資料的發(fā)放、收集和整理，做好會議記錄，并及時將會議紀要發(fā)送給相關(guān)人員。4.會議結(jié)束后，對會議設(shè)備進行清理和維護，歸還借用物品，并對會議承辦情況進行總結(jié)和評估。三、會議申請與審批（一）申請流程1.會議發(fā)起部門填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、目的、時間、地點、參會人員范圍、會議議程、預(yù)計時長等內(nèi)容。2.將《會議申請表》提交至部門負責人審核簽字。3.部門負責人審核通過后，將《會議申請表》提交至會議管理部門。（二）審批標準1.會議主題明確，目的清晰，與公司業(yè)務(wù)相關(guān)且確有必要召開。2.會議時間安排合理，避免與重要工作或其他會議沖突。3.參會人員范圍界定準確，無不必要的人員參與會議。4.會議議程安排緊湊、合理，能夠充分實現(xiàn)會議目的。5.會議預(yù)計時長合理，避免過長或過短影響會議效果。（三）審批權(quán)限1.一般性會議由會議管理部門負責人審批。2.涉及公司重要決策、跨部門協(xié)調(diào)等重大會議，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。四、會議籌備（一）會議資料準備1.根據(jù)會議主題和議程，由會議發(fā)起部門準備相關(guān)資料，如匯報材料、討論文件、數(shù)據(jù)報表等。2.資料應(yīng)內(nèi)容準確、邏輯清晰、格式規(guī)范，并提前發(fā)送給會議承辦人員進行審核。3.會議承辦人員對資料進行整理和排版，確保資料齊全、整齊，便于參會人員查閱。（二）會議室安排1.根據(jù)會議規(guī)模和需求，選擇合適的會議室。會議室應(yīng)具備良好的通風、照明、音響、投影等設(shè)備條件。2.提前與會議室管理部門聯(lián)系，預(yù)訂會議室，并確保會議室在會議前完成清潔、設(shè)備調(diào)試等準備工作。3.在會議室顯著位置擺放會議標識牌，注明會議名稱、時間、地點、參會人員等信息。（三）會議設(shè)備準備1.根據(jù)會議需要，準備好投影儀、音響設(shè)備、麥克風、電腦等會議設(shè)備，并確保設(shè)備正常運行。2.提前測試設(shè)備性能，檢查設(shè)備連接是否正常，如有問題及時聯(lián)系技術(shù)人員進行維修或更換。3.為參會人員準備好必要的文具，如筆記本、筆等。（四）會議通知1.會議承辦人員根據(jù)《會議申請表》中的參會人員名單，提前[X]個工作日通過郵件、短信或內(nèi)部通訊工具等方式發(fā)送會議通知。2.會議通知應(yīng)明確會議主題、時間、地點、議程、參會要求等內(nèi)容，提醒參會人員提前做好準備。3.對于重要會議，可在會議前一天再次提醒參會人員，確保參會人員按時參加會議。五、會議組織與實施（一）會議簽到1.在會議入口處設(shè)置簽到臺，安排專人負責會議簽到工作。2.參會人員簽到時，應(yīng)出示有效證件，并在簽到表上填寫姓名、部門、職務(wù)等信息。3.會議承辦人員對簽到情況進行記錄，統(tǒng)計參會人數(shù)，并及時向會議主持人報告。（二）會議主持1.會議主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，明確會議目的和重點。2.會議開始時，主持人應(yīng)簡要介紹會議背景、目的、議程和參會人員，宣布會議開始。3.在會議過程中，主持人應(yīng)掌控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員圍繞主題進行討論，確保會議有序進行。4.主持人應(yīng)及時對參會人員的發(fā)言進行總結(jié)和歸納，對爭議問題進行協(xié)調(diào)和裁決，推動會議達成共識。（三）會議記錄1.安排專人負責會議記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力。2.會議記錄應(yīng)準確、完整地記錄會議討論的內(nèi)容、達成的共識、提出的問題和解決方案等。3.記錄方式可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄，記錄完成后應(yīng)及時整理和歸檔。4.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)將會議紀要在[X]個工作日內(nèi)整理完成，并發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。（四）會議秩序維護1.會議承辦人員應(yīng)維護好會議秩序，確保會議環(huán)境安靜、整潔。2.提醒參會人員將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，避免在會議期間接聽電話或發(fā)送短信。3.對于違反會議紀律的行為，如遲到、早退、隨意交談、接聽電話等，會議承辦人員應(yīng)及時進行提醒和制止。（五）會議服務(wù)1.根據(jù)會議需求，為參會人員提供必要的服務(wù)，如茶水、咖啡、點心等。2.會議期間，及時關(guān)注參會人員的需求，為其提供協(xié)助和支持。3.會議結(jié)束后，對會議室進行清理和整理，歸還借用物品，保持會議室整潔。六、會議后續(xù)工作（一）會議紀要跟蹤1.會議承辦人員負責跟蹤會議紀要的執(zhí)行情況，確保會議決策和工作安排得到有效落實。2.定期收集各部門對會議紀要執(zhí)行情況的反饋，及時向會議管理部門匯報。3.對于未按時完成會議任務(wù)的部門，會議管理部門應(yīng)進行督促和協(xié)調(diào)，確保工作順利推進。（二）會議總結(jié)與評估1.會議結(jié)束后，會議承辦人員應(yīng)對會議承辦情況進行總結(jié)，分析會議組織過程中的優(yōu)點和不足之處，提出改進建議。2.收集參會人員對會議的反饋意見，了解參會人員對會議主題、議程、組織安排、會議效果等方面的評價。3.根據(jù)總結(jié)和評估結(jié)果，對會議承辦工作進行持續(xù)改進，不斷提高會議承辦水平。（三）會議資料歸檔1.會議結(jié)束后，會議承辦人員應(yīng)及時將會議資料進行整理和歸檔，包括會議申請表、會議通知、會議議程、匯報材料、會議記錄、會議紀要等。2.歸檔資料應(yīng)按照類別和時間順序進行分類存放，便于查閱和管理。3.建立會議資料電子檔案，對重要會議資料進行備份，確保資料的安全性和完整性。七、會議費用管理（一）費用預(yù)算1.會議發(fā)起部門在填寫《會議申請表》時，應(yīng)同時編制會議費用預(yù)算，明確會議所需的各項費用支出，如會議室租賃費用、設(shè)備租賃費用、餐飲費用、文具費用等。2.會議費用預(yù)算應(yīng)合理、準確，不得虛報或高估費用支出。（二）費用審批1.會議費用預(yù)算經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至會議管理部門。2.會議管理部門對費用預(yù)算進行審核，審核通過后報公司財務(wù)部門備案。3.對于超出預(yù)算的會議費用支出，需提前提交書面申請，說明原因和金額，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報銷。（三）費用報銷1.會議結(jié)束后，會議承辦人員應(yīng)及時整理會議費用報銷憑證，按照公司財務(wù)制度的要求進行報銷。2.報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、費用清單等，確保憑證真實、合法、有效。3.財務(wù)部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。八、會議安全管理（一）安全責任1.會議承辦部門負責會議期間的安全管理工作，明確安全責任人，確保會議場所和參會人員的安全。2.安全責任人應(yīng)提前對會議場所進行安全檢查，消除安全隱患，確保會議設(shè)備和設(shè)施正常運行。（二）安全措施1.在會議場所設(shè)置明顯的安全標識，如疏散指示標志、安全出口標志等。2.配備必要的安全設(shè)備和器材，如滅火器、急救箱等，并確保設(shè)備和器材完好有效。3.加強對會議場所的人員出入管理，嚴禁無關(guān)人員進入會議區(qū)域。4.會議期間，安排專人負責安全巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。（三）應(yīng)急處理1.制定會議安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責任分工。2.如發(fā)生火災(zāi)、地震等突發(fā)