外發(fā)文管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外發(fā)文管理，確保公司文件準(zhǔn)確、及時(shí)、安全地傳達(dá)給外部相關(guān)方，規(guī)范外發(fā)文流程，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有對(duì)外發(fā)送的文件、函件、報(bào)告、通知等各類書面材料（以下統(tǒng)稱"外發(fā)文"）。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：外發(fā)文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，符合公司政策、法規(guī)及實(shí)際情況。2.及時(shí)性原則：根據(jù)工作需要和緊急程度，及時(shí)對(duì)外發(fā)文進(jìn)行擬稿、審核、簽發(fā)和發(fā)送，確保信息傳遞的時(shí)效性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)外發(fā)文涉及的公司機(jī)密信息進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、外發(fā)文分類及格式要求（一）分類1.正式文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、決議、通知等具有正式效力的文件。2.業(yè)務(wù)函件：與合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通、洽談、合作等往來(lái)的函件。3.報(bào)告：向上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門等報(bào)送的工作匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告等。（二）格式要求1.頁(yè)面設(shè)置：統(tǒng)一采用A4紙，頁(yè)邊距上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米。2.字體字號(hào)：標(biāo)題一般用二號(hào)宋體加粗，正文用三號(hào)仿宋體，一級(jí)標(biāo)題用三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題用三號(hào)楷體加粗。3.排版規(guī)范：段落間距為固定值28磅，首行縮進(jìn)2個(gè)字符。4.編號(hào)規(guī)則：正式文件按照公司規(guī)定的文件編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，業(yè)務(wù)函件和報(bào)告可根據(jù)實(shí)際情況自行編號(hào)，但應(yīng)保持編號(hào)的唯一性和連貫性。5.落款要求：外發(fā)文應(yīng)在正文右下角注明公司名稱、發(fā)文日期，并加蓋公司公章。三、外發(fā)文流程（一）擬稿1.責(zé)任部門：根據(jù)工作需要，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)外發(fā)文的擬稿工作。擬稿人應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)會(huì)發(fā)文意圖，確保外發(fā)文內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.內(nèi)容要求：主題明確：外發(fā)文應(yīng)圍繞一個(gè)明確的主題展開(kāi)，避免內(nèi)容冗長(zhǎng)、繁雜。邏輯清晰：按照合理的邏輯順序組織文章結(jié)構(gòu)，層次分明，便于閱讀和理解。語(yǔ)言規(guī)范：使用規(guī)范的漢字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，語(yǔ)言表達(dá)簡(jiǎn)潔明了，避免使用生僻字、口語(yǔ)化或隨意性較強(qiáng)的表述。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：涉及的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，并注明數(shù)據(jù)來(lái)源。（二）審核1.初審：擬稿完成后，擬稿人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)稿件內(nèi)容進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及與公司政策的一致性。初審?fù)ㄟ^(guò)后，在稿件上簽署意見(jiàn)并提交至行政部門。2.復(fù)審：行政部門收到擬稿部門提交的外發(fā)文稿件后，對(duì)其格式、排版、語(yǔ)言表達(dá)等進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，在稿件上簽署意見(jiàn)并提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審核。3.終審：分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)經(jīng)過(guò)初審和復(fù)審的外發(fā)文稿件進(jìn)行終審，重點(diǎn)審核發(fā)文的必要性、對(duì)外影響以及是否符合公司整體利益。終審?fù)ㄟ^(guò)后，在稿件上簽署意見(jiàn)并確定是否可以發(fā)文。（三）簽發(fā)1.授權(quán)簽發(fā)人：根據(jù)公司規(guī)定，外發(fā)文的簽發(fā)人一般為公司總經(jīng)理或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的其他領(lǐng)導(dǎo)。2.簽發(fā)流程：經(jīng)過(guò)終審的外發(fā)文稿件提交至簽發(fā)人處，簽發(fā)人對(duì)稿件進(jìn)行認(rèn)真審閱后，在發(fā)文稿紙上簽署簽發(fā)意見(jiàn)并簽字確認(rèn)。如簽發(fā)人對(duì)稿件內(nèi)容有修改意見(jiàn)，擬稿人應(yīng)根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行修改后重新提交審核和簽發(fā)。（四）編號(hào)登記1.編號(hào)：行政部門根據(jù)簽發(fā)人的意見(jiàn)，對(duì)確定可以發(fā)文的外發(fā)文進(jìn)行編號(hào)登記。編號(hào)應(yīng)按照公司規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，確保每份外發(fā)文都有唯一的編號(hào)。2.登記內(nèi)容：登記內(nèi)容包括外發(fā)文的編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文日期、發(fā)文部門、主送單位、抄送單位、正文頁(yè)數(shù)、附件名稱及數(shù)量、簽發(fā)人等信息。（五）打印蓋章1.打印：行政部門根據(jù)登記的外發(fā)文信息，按照規(guī)定的格式要求進(jìn)行打印。打印應(yīng)清晰、整潔，確保文字和圖案完整、準(zhǔn)確。2.蓋章：打印完成的外發(fā)文經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，加蓋公司公章。蓋章應(yīng)端正、清晰，確保公章印記完整。（六）分發(fā)存檔1.分發(fā)：行政部門按照外發(fā)文的主送單位和抄送單位，將蓋好章的外發(fā)文進(jìn)行分類封裝，并及時(shí)通過(guò)郵寄、專人送達(dá)或電子傳輸?shù)确绞桨l(fā)送給相關(guān)單位。在分發(fā)過(guò)程中，應(yīng)做好外發(fā)文的交接記錄，確保外發(fā)文安全、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人手中。2.存檔：外發(fā)文發(fā)出后，行政部門應(yīng)將外發(fā)文的原稿、發(fā)文稿紙、登記記錄等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，建立外發(fā)文檔案。檔案應(yīng)按照年度、類別等進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。四、外發(fā)文審批權(quán)限（一）一般性外發(fā)文一般性外發(fā)文是指對(duì)公司日常工作影響較小、不涉及重要決策或重大事項(xiàng)的外發(fā)文。一般性外發(fā)文由擬稿部門負(fù)責(zé)人初審，行政部門復(fù)審，分管領(lǐng)導(dǎo)終審后，由分管領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的其他人員簽發(fā)。（二）重要外發(fā)文重要外發(fā)文是指涉及公司重要決策、重大事項(xiàng)、重要合作項(xiàng)目或?qū)居休^大影響的外發(fā)文。重要外發(fā)文由擬稿部門負(fù)責(zé)人初審，行政部門復(fù)審，分管領(lǐng)導(dǎo)提出審核意見(jiàn)后，提交公司總經(jīng)理終審并簽發(fā)。（三）特別重大外發(fā)文特別重大外發(fā)文是指涉及公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資決策、上市融資等具有全局性、戰(zhàn)略性影響的外發(fā)文。特別重大外發(fā)文由擬稿部門負(fù)責(zé)人初審，行政部門復(fù)審，分管領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究并提出審核意見(jiàn)后，提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過(guò)后，由公司總經(jīng)理簽發(fā)。五、外發(fā)文保密管理（一）保密范圍外發(fā)文涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息、人事信息等屬于保密范圍。擬稿人在擬稿過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及保密內(nèi)容的外發(fā)文進(jìn)行標(biāo)注，并采取相應(yīng)的保密措施。（二）密級(jí)劃分根據(jù)外發(fā)文內(nèi)容的敏感程度和重要性，將外發(fā)文分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)密級(jí)。1.絕密：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大技術(shù)訣竅、戰(zhàn)略規(guī)劃等，一旦泄露將給公司帶來(lái)極其嚴(yán)重?fù)p失的外發(fā)文。2.機(jī)密：涉及公司重要商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等，一旦泄露將給公司帶來(lái)較大損失的外發(fā)文。3.秘密：涉及公司一般商業(yè)秘密、客戶信息、人事信息等，一旦泄露將給公司帶來(lái)一定影響的外發(fā)文。（三）保密措施1.載體管理：對(duì)于涉及保密內(nèi)容的外發(fā)文，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)設(shè)備、專用信封或保密文件袋等進(jìn)行存儲(chǔ)和傳遞，并在外包裝上標(biāo)明密級(jí)和保密期限。2.人員管理：接觸涉及保密內(nèi)容外發(fā)文的人員應(yīng)經(jīng)過(guò)公司保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。在文件傳遞過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能接觸和處理相關(guān)文件。3.傳遞方式：涉及保密內(nèi)容的外發(fā)文應(yīng)盡量采用專人送達(dá)、加密電子郵件等安全可靠的傳遞方式，避免通過(guò)普通郵寄或不可靠的電子渠道傳遞。如確需通過(guò)普通郵寄傳遞，應(yīng)選擇具有保密措施的郵政服務(wù)，并要求收件人簽收確認(rèn)。4.回收銷毀：外發(fā)文的收件單位應(yīng)妥善保管收到的涉及保密內(nèi)容的外發(fā)文，如需返還或銷毀，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行操作。對(duì)于不再需要的涉及保密內(nèi)容的外發(fā)文，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行回收銷毀，防止文件丟失或泄露。六、外發(fā)文跟蹤與反饋（一）跟蹤1.跟蹤責(zé)任人：行政部門負(fù)責(zé)對(duì)外發(fā)文的發(fā)送情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握外發(fā)文的送達(dá)情況和收件人反饋。2.跟蹤方式：通過(guò)電話、郵件、專人回訪等方式與收件單位或收件人進(jìn)行聯(lián)系，確認(rèn)外發(fā)文是否已按時(shí)收到、收件人是否對(duì)文件內(nèi)容有疑問(wèn)等。（二）反饋1.反饋內(nèi)容：收件單位或收件人在收到外發(fā)文后，如對(duì)文件內(nèi)容有疑問(wèn)、意見(jiàn)或建議，應(yīng)及時(shí)向外發(fā)文發(fā)送單位反饋。反饋內(nèi)容應(yīng)包括具體問(wèn)題、意見(jiàn)建議、聯(lián)系方式等信息。2.反饋處理：外發(fā)文發(fā)送單位收到收件單位或收件人的反饋后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。對(duì)于一般性問(wèn)題，由擬稿部門負(fù)責(zé)與收件單位溝通協(xié)調(diào)，提出解決方案；對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或需要調(diào)整文件內(nèi)容的反饋，應(yīng)及時(shí)報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)，并按照領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)進(jìn)行處理。處理結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給收件單位或收件人。七、外發(fā)文歸檔管理（一）歸檔范圍公司所有對(duì)外發(fā)送的文件、函件、報(bào)告等均應(yīng)進(jìn)行歸檔管理，包括外發(fā)文的原稿、發(fā)文稿紙、登記記錄、附件、簽收單等相關(guān)資料。（二）歸檔時(shí)間外發(fā)文辦理完畢后，行政部門應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將相關(guān)資料整理歸檔。（三）歸檔要求1.分類整理：按照外發(fā)文的類別、年度、編號(hào)等進(jìn)行分類整理，確保歸檔資料整齊、有序。2.編目編號(hào)：對(duì)歸檔資料進(jìn)行編目編號(hào)，建立歸檔目錄索引，便于查閱和檢索。3.存儲(chǔ)保管：歸檔資料應(yīng)存儲(chǔ)在安全、干燥、通風(fēng)的場(chǎng)所，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、外發(fā)文監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)外發(fā)文管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.流程執(zhí)行情況：檢查外發(fā)文是否按照擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)登記、打印蓋章、分發(fā)存檔等流程進(jìn)行操作，各環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.格式規(guī)范情況：檢查外發(fā)文的格式是否符合公司規(guī)定的格式要求，包括頁(yè)面設(shè)置、字體字號(hào)、排版規(guī)范、編號(hào)規(guī)則、落款要求等。3.內(nèi)容質(zhì)量情況：檢查外發(fā)文的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整、清晰，是否符合公司政策、法規(guī)及實(shí)際情況，是否存在錯(cuò)別字、語(yǔ)病、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問(wèn)題。4.保密管理情況：檢查外發(fā)文的保密措施是否落實(shí)到位，密級(jí)劃分是否準(zhǔn)確，是否存在保密文件泄露等問(wèn)題。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門定期對(duì)外發(fā)文管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：行政部門不定期對(duì)外發(fā)文進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查重要外發(fā)文、涉及保密內(nèi)容的外發(fā)文以及近期發(fā)出的外發(fā)文。（四）問(wèn)題處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后