備注金管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對(duì)備注金的管理，規(guī)范備注金的收取、使用、退還等行為，保障公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司發(fā)生業(yè)務(wù)往來涉及備注金事項(xiàng)的相關(guān)方。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：備注金的管理和使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.?？顚Ｓ迷瓌t：備注金應(yīng)專項(xiàng)用于規(guī)定的用途，不得挪作他用。3.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：嚴(yán)格把控備注金管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)，確保資金安全。4.清晰透明原則：備注金的收取、使用、退還等情況應(yīng)清晰記錄，接受監(jiān)督。二、備注金的定義與分類（一）定義備注金是指公司因業(yè)務(wù)需要，向員工或相關(guān)方收取的具有特定用途的資金，在完成相關(guān)業(yè)務(wù)或約定事項(xiàng)后，根據(jù)實(shí)際情況予以退還或核銷。（二）分類1.業(yè)務(wù)保證金：員工因從事特定業(yè)務(wù)活動(dòng)，為保證業(yè)務(wù)順利開展及防范風(fēng)險(xiǎn)而繳納的資金，如涉及重要項(xiàng)目執(zhí)行、客戶關(guān)系維護(hù)等業(yè)務(wù)。2.物品押金：員工因領(lǐng)用公司特定物品，為確保物品完好歸還而繳納的押金，如辦公設(shè)備、工具等。3.其他備注金：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的特殊需求，經(jīng)公司研究決定收取的其他具有備注性質(zhì)的資金。三、備注金的收?。ㄒ唬┦杖∫罁?jù)1.因業(yè)務(wù)性質(zhì)決定需要收取備注金的，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請，詳細(xì)說明收取的必要性、金額、期限等，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.涉及員工領(lǐng)用公司物品需收取押金的，由物品管理部門根據(jù)物品價(jià)值、使用期限等因素確定押金金額，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。（二）收取流程1.業(yè)務(wù)保證金業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批通過的申請，向員工發(fā)放《業(yè)務(wù)保證金收取通知》，明確收取金額、繳納期限、繳納方式等內(nèi)容。員工在收到通知后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將業(yè)務(wù)保證金足額繳納至公司指定賬戶。財(cái)務(wù)部門收到款項(xiàng)后，開具收款收據(jù)，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。2.物品押金物品管理部門向領(lǐng)用物品的員工發(fā)放《物品押金收取通知》，注明物品名稱、押金金額、退還條件等。員工繳納物品押金后，物品管理部門出具押金收據(jù)，并做好相關(guān)登記。（三）收取金額確定1.業(yè)務(wù)保證金金額根據(jù)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)程度、預(yù)計(jì)業(yè)務(wù)量、業(yè)務(wù)周期等因素綜合確定，確保能夠有效覆蓋業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2.物品押金金額按照物品的采購成本、折舊情況、市場價(jià)值等合理估算。（四）繳納方式1.員工可通過銀行轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金等方式繳納備注金，具體繳納方式在收取通知中明確告知。2.通過銀行轉(zhuǎn)賬繳納的，員工應(yīng)確保轉(zhuǎn)賬信息準(zhǔn)確無誤，并在轉(zhuǎn)賬后及時(shí)告知財(cái)務(wù)部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門。四、備注金的使用（一）使用范圍1.業(yè)務(wù)保證金用于因員工業(yè)務(wù)操作不當(dāng)給公司造成的損失賠償，如客戶投訴、業(yè)務(wù)違規(guī)導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失等。作為業(yè)務(wù)開展過程中的應(yīng)急資金，用于解決突發(fā)業(yè)務(wù)問題，確保業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的與業(yè)務(wù)相關(guān)的其他合理支出。2.物品押金用于賠償員工因保管不善或故意損壞公司物品而造成的損失。支付物品維修、保養(yǎng)等費(fèi)用，確保物品能夠正常使用并及時(shí)歸還公司。（二）使用審批1.業(yè)務(wù)保證金使用因業(yè)務(wù)操作不當(dāng)需使用業(yè)務(wù)保證金進(jìn)行損失賠償?shù)模上嚓P(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請，詳細(xì)說明損失情況、賠償依據(jù)等，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。作為應(yīng)急資金使用業(yè)務(wù)保證金的，需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)共同審批，明確使用金額、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。涉及與業(yè)務(wù)相關(guān)的其他合理支出使用業(yè)務(wù)保證金的，按照公司費(fèi)用報(bào)銷審批流程進(jìn)行審批。2.物品押金使用因員工損壞公司物品需使用物品押金進(jìn)行賠償?shù)?，由物品管理部門提出申請，附上物品損壞情況說明、賠償標(biāo)準(zhǔn)等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。用于物品維修、保養(yǎng)等費(fèi)用支出的，按照公司相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定進(jìn)行審批。（三）使用記錄與核算1.財(cái)務(wù)部門對(duì)備注金的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用時(shí)間、金額、用途、審批情況等。2.定期對(duì)備注金的使用進(jìn)行核算，確保賬目清晰，與實(shí)際業(yè)務(wù)情況相符。五、備注金的退還（一）退還條件1.業(yè)務(wù)保證金員工完成相關(guān)業(yè)務(wù)且未出現(xiàn)違反業(yè)務(wù)規(guī)定、給公司造成損失等情況的，在業(yè)務(wù)結(jié)束后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，業(yè)務(wù)部門確認(rèn)無誤后，可申請退還業(yè)務(wù)保證金。如因公司原因?qū)е聵I(yè)務(wù)無法繼續(xù)進(jìn)行或提前終止，公司應(yīng)按照約定退還員工已繳納的業(yè)務(wù)保證金。2.物品押金員工在規(guī)定期限內(nèi)完好歸還領(lǐng)用的公司物品，經(jīng)物品管理部門驗(yàn)收合格后，可申請退還物品押金。如因不可抗力等特殊原因?qū)е挛锲窡o法歸還或部分損壞，根據(jù)實(shí)際情況扣除相應(yīng)損失后，退還剩余押金。（二）退還流程1.業(yè)務(wù)保證金退還業(yè)務(wù)部門填寫《業(yè)務(wù)保證金退還申請表》，附上業(yè)務(wù)完成情況說明、相關(guān)證明材料等，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)部門審核申請表及相關(guān)材料無誤后，按照公司資金支付流程辦理退還手續(xù)，將業(yè)務(wù)保證金退還至員工指定賬戶。2.物品押金退還員工填寫《物品押金退還申請表》，連同物品一并交至物品管理部門。物品管理部門對(duì)物品進(jìn)行驗(yàn)收，如驗(yàn)收合格，在申請表上簽字確認(rèn)，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果辦理物品押金退還手續(xù)。（三）退還時(shí)間1.對(duì)于符合退還條件的備注金，公司應(yīng)在審批通過后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成退還手續(xù)。2.如遇特殊情況需要延遲退還的，應(yīng)提前向員工說明原因，并告知預(yù)計(jì)退還時(shí)間。六、備注金的管理與監(jiān)督（一）賬戶管理1.公司設(shè)立專門的備注金賬戶，用于備注金的收取、存儲(chǔ)和退還，確保資金的安全與獨(dú)立核算。2.財(cái)務(wù)部門定期核對(duì)備注金賬戶余額，確保賬目準(zhǔn)確無誤，并編制相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表。（二）檔案管理1.建立健全備注金檔案管理制度，對(duì)備注金的收取、使用、退還等相關(guān)文件、憑證、記錄等進(jìn)行妥善保管。2.檔案內(nèi)容應(yīng)包括收取通知、申請審批文件、收款收據(jù)、使用記錄、退還申請表等，以便隨時(shí)查閱和追溯。（三）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)備注金的管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，確保備注金的收取、使用、退還等行為符合規(guī)定，資金安全。2.業(yè)務(wù)部門和物品管理部門應(yīng)定期對(duì)備注金的使用情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.接受員工和相關(guān)方對(duì)備注金管理情況的監(jiān)督，如有疑問或投訴，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。七、違規(guī)處理（一）員工違規(guī)1.員工如有下列行為之一，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰：未按規(guī)定繳納備注金的，責(zé)令限期繳納，并按應(yīng)繳納金額的[X%]收取滯納金；逾期仍未繳納的，給予警告、罰款等處罰，直至解除勞動(dòng)合同。故意隱瞞業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，騙取公司減免或退還備注金的，追回已減免或退還的備注金，并給予開除處分，同時(shí)依法追究其法律責(zé)任。私自挪用備注金的，責(zé)令限期歸還，并給予開除處分，挪用金額較大的，依法追究其刑事責(zé)任。因個(gè)人原因?qū)е聵I(yè)務(wù)失敗或物品損壞，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任而拒絕使用備注金進(jìn)行賠償?shù)?，從工資中扣除相應(yīng)金額，并給予警告、降職等處罰。2.員工對(duì)公司的處罰決定如有異議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴，公司將進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并給予答復(fù)。（二）管理人員違規(guī)1.業(yè)務(wù)部門或物品管理部門負(fù)責(zé)人在備注金管理過程中，如有下列行為之一，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰：未按規(guī)定審批備注金收取、使用、退還申請，導(dǎo)致公司利益受損的，給予警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降職、撤職等處分。對(duì)備注金管理不善，造成資金損失或賬目混亂的，責(zé)令限期整改，并給予警告、罰款等處罰；整改不力的，給予降職、撤職等處分。與員工串通，騙取或挪用備注金的，給予開除處分，同時(shí)依法追究其法律責(zé)任。2.公司管理人員對(duì)違規(guī)行為應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)、制止和糾正，如因管理不善導(dǎo)致違規(guī)行為發(fā)生，將追究相關(guān)管理人員的管理責(zé)任。八、附則