存檔案管理制度?總則目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位相關(guān)人員的檔案管理。定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音頻視頻等。2.檔案管理：指對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等一系列工作的總稱。檔案管理職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性負(fù)責(zé)。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理和歸檔工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持。各部門檔案管理職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向公司檔案管理部門移交。2.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.積極配合公司檔案管理部門的工作，提供檔案管理所需的相關(guān)信息和資料。檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能，不斷提高業(yè)務(wù)水平。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案的有序存放和安全保管。3.按照規(guī)定的程序和方法對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。4.積極開展檔案信息的開發(fā)利用工作，為公司提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案收集收集范圍1.公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、計(jì)劃、總結(jié)等。2.公司員工的個(gè)人檔案，包括入職資料、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、薪酬福利、獎(jiǎng)懲情況等。3.公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.公司項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、驗(yàn)收等相關(guān)資料。5.公司財(cái)務(wù)審計(jì)、稅務(wù)申報(bào)等相關(guān)資料。6.公司固定資產(chǎn)檔案，包括設(shè)備購置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書、維修記錄等。7.公司對(duì)外宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)方案等。8.公司與外部單位往來的文件、信函、傳真等。9.其他具有保存價(jià)值的文件、資料和記錄。收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，并確保資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.檔案資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保同類資料集中存放，便于查找和管理。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份，以防止丟失或損壞。4.公司員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)將其個(gè)人檔案資料整理齊全后移交公司檔案管理部門。檔案整理整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于保密和安全管理。整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、項(xiàng)目管理類等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保編號(hào)的系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：對(duì)檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、存放位置等信息，以便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。檔案保管保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。3.對(duì)電子檔案的訪問進(jìn)行權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子檔案。4.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。檔案鑒定鑒定原則1.從公司的實(shí)際需要出發(fā)，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限進(jìn)行鑒定。2.準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值，避免過度保存或過早銷毀檔案。3.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則。鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。3.對(duì)于確定為無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。檔案統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、借閱、利用等工作情況。3.檔案的銷毀情況。統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)工作，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。3.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。檔案利用利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在開展工作時(shí)查閱相關(guān)檔案資料。2.公司員工因個(gè)人需要查閱本人的檔案資料。3.外單位因工作需要查閱公司檔案資料，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案，按時(shí)歸還檔案。利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保檔案的安全和合理利用。2.如發(fā)現(xiàn)檔案利用過程中存在違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)制止，并向檔案管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。檔案保密保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，保守檔案機(jī)密。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制查閱和使用范圍。3.嚴(yán)禁在私人通信、互聯(lián)網(wǎng)等渠道泄露公司檔案信息。保密措施1.對(duì)檔案庫房設(shè)置門禁系統(tǒng)，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。2.對(duì)電子檔案采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等技術(shù)手段，防止電子檔案信息泄露。3.檔案管理人員在工作中應(yīng)妥善保管鑰匙、密碼等，不得隨意透露給他人。檔案銷毀銷毀范圍1.經(jīng)過鑒定確定為無保存價(jià)值的檔案。2.超過保管期限且已無利用價(jià)值的檔案。3.因其他原因需要銷毀的檔案。銷毀程序1.填寫檔案銷毀審批表，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀審批表批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔