銀行檔案安全管理制度?總則目的為加強銀行檔案管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和銀行實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于銀行各級機構(gòu)及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)活動。基本原則1.安全第一原則：將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.規(guī)范管理原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程對檔案進行收集、整理、保管、利用等操作，確保管理工作的規(guī)范化。3.保密原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及銀行機密和客戶隱私的檔案進行妥善保密。4.便捷利用原則：在確保安全保密的前提下，合理優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為銀行各項工作提供有力支持。檔案管理職責(zé)分工檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善銀行檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃銀行檔案管理工作，對檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.集中管理銀行各類重要檔案，包括但不限于信貸檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)合同檔案等。4.組織檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。5.負責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的自動化水平和信息共享程度。6.開展檔案安全宣傳教育活動，增強員工的檔案安全意識。各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和保管本部門留存的檔案，確保檔案安全。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責(zé)。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、上架、保管、查閱登記等。3.對檔案的安全狀況進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。4.做好檔案管理的信息化操作，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運行和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。5.積極參與檔案編研工作，為檔案利用提供便利條件。檔案收集與整理檔案收集范圍1.信貸業(yè)務(wù)檔案：包括貸款申請、審批文件、借款合同、擔(dān)保合同、抵押物清單、貸后檢查記錄等。2.會計業(yè)務(wù)檔案：各類會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)報告等。3.人事檔案：員工履歷表、工資檔案、考核材料、任免文件、獎懲記錄等。4.業(yè)務(wù)合同檔案：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、意向書等。5.行政管理檔案：銀行內(nèi)部文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)報告等。6.其他檔案：如審計檔案、法律事務(wù)檔案、客戶資料檔案等。檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理要求。3.對于重要檔案或時效性較強的檔案，應(yīng)及時移交檔案管理部門。檔案整理原則與方法1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法：分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等進行分類，如將信貸檔案分為個人貸款檔案、公司貸款檔案等。編號：為每類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行整齊裝訂，去除金屬物等。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。檔案保管檔案保管場所要求1.應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。2.電子檔案：應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)選用安全可靠的設(shè)備，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行檢查和維護。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可管理性。檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和銀行實際情況，確定各類檔案的保管期限，分為永久保管、定期保管（如3年、5年、10年、15年等）。2.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。檔案定期檢查與維護1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如對破損檔案進行修復(fù)、對受潮檔案進行干燥處理等。3.定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全。同時，對電子檔案系統(tǒng)進行維護和升級，防止出現(xiàn)故障和數(shù)據(jù)丟失。檔案利用檔案利用原則1.嚴(yán)格遵守檔案利用審批制度，確保檔案利用符合規(guī)定和手續(xù)完備。2.在檔案利用過程中，應(yīng)注意保護檔案的安全和完整，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.對涉及銀行機密和客戶隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行利用。檔案查閱審批流程1.內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有合法有效的介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)銀行相關(guān)部門負責(zé)人審核，報行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排查閱。3.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)行領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)。檔案借閱管理1.檔案一般不對外借閱，如有特殊情況需要借閱，應(yīng)按照查閱審批流程辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案復(fù)制管理1.因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，按照查閱審批流程辦理審批手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對復(fù)制過程進行監(jiān)督，確保復(fù)制內(nèi)容與原件一致。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋"復(fù)制件"印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。檔案保密保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對涉及銀行機密和客戶隱私的檔案，實行專人專管，嚴(yán)格限制接觸范圍。保密措施1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案利用過程中，對查閱、借閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)進行嚴(yán)格監(jiān)控，防止檔案信息泄露。4.對廢棄的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理，確保信息安全。檔案鑒定與銷毀鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員參加。鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，制定科學(xué)合理的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.采用直接鑒定法，對每份檔案進行逐件審查，確定其存毀價值。銷毀審批流程1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見。2.填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人、分管行領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報上級主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進行，由專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。檔案信息化管理信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.加大對檔案信息化建設(shè)的投入，提高檔案管理的自動化水平。檔案信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速錄入，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，方便快捷地查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期進行數(shù)據(jù)備份，保障數(shù)據(jù)安全，在出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)。電子檔案管理1.對電子檔案的形成、收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理。2.確保電子檔案的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，便于長期保存和利用。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.建立檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)將檔案管理納入審計范圍，對檔案管理的合規(guī)性進行監(jiān)督。檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容：包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全狀況、檔案利用服務(wù)水平等。2.檢查方式：采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，對檔案管理工作進行全面檢查。問題整改