集團采購計劃管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范集團采購計劃的制定與執(zhí)行，確保采購活動的科學性、合理性和高效性，滿足集團各部門對物資和服務(wù)的需求，降低采購成本，提高集團整體經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團總部及各下屬子公司、分公司的采購計劃管理工作。（三）基本原則1.按需采購原則：采購計劃應(yīng)根據(jù)實際需求制定，避免盲目采購和過度儲備。2.成本效益原則：在滿足需求的前提下，通過合理的采購策略和供應(yīng)商選擇，降低采購成本，提高采購效益。3.歸口管理原則：采購計劃實行歸口管理，由各部門負責提出需求，采購部門統(tǒng)一匯總、審核和執(zhí)行。4.信息共享原則：加強采購部門與各部門之間的信息溝通與共享，確保采購計劃的準確性和及時性。二、職責分工（一）需求部門1.負責根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)需求，提出物資和服務(wù)的采購申請，明確采購的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.參與采購計劃的制定和審核，提供相關(guān)技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導。3.負責對采購物資和服務(wù)的驗收工作，確保符合本部門的需求。（二）采購部門1.負責匯總各需求部門的采購申請，進行分類整理和分析。2.根據(jù)需求部門的要求和市場情況，制定采購計劃草案，包括采購預(yù)算、采購方式、采購時間安排等。3.組織采購計劃的評審和審批，確保采購計劃的合理性和可行性。4.負責采購計劃的執(zhí)行，與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟蹤采購進度，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。5.定期對采購計劃的執(zhí)行情況進行總結(jié)和分析，提出改進建議。（三）財務(wù)部門1.負責審核采購計劃的預(yù)算，確保采購資金的合理安排。2.監(jiān)督采購資金的支付，確保資金使用的合規(guī)性。3.參與采購計劃的評審，提供財務(wù)方面的意見和建議。（四）其他部門1.配合采購部門做好采購計劃的相關(guān)工作，如提供市場信息、協(xié)助供應(yīng)商考察等。2.根據(jù)集團整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，對采購計劃提出指導性意見。三、采購計劃的分類與編制（一）分類1.年度采購計劃：根據(jù)集團年度經(jīng)營目標和業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，對全年所需的各類物資和服務(wù)進行統(tǒng)籌安排。2.季度采購計劃：在年度采購計劃的基礎(chǔ)上，結(jié)合季度業(yè)務(wù)需求，對當季采購的物資和服務(wù)進行細化和調(diào)整。3.月度采購計劃：根據(jù)季度采購計劃和月度業(yè)務(wù)實際需求，明確當月具體的采購項目、數(shù)量和時間要求。（二）編制依據(jù)1.集團年度經(jīng)營計劃、預(yù)算安排。2.各部門的業(yè)務(wù)需求預(yù)測。3.現(xiàn)有物資庫存情況。4.市場供應(yīng)情況和價格波動趨勢。（三）編制流程1.需求部門提交申請：各需求部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)，按照統(tǒng)一格式填寫采購申請單，詳細說明采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計使用時間等信息，并提交給采購部門。2.采購部門匯總分析：采購部門收到各需求部門的采購申請后，進行匯總整理，分析各類物資和服務(wù)的需求特點、采購周期、市場供應(yīng)情況等，結(jié)合現(xiàn)有庫存，初步確定采購數(shù)量和時間安排。3.制定采購計劃草案：采購部門根據(jù)匯總分析結(jié)果，制定采購計劃草案，明確采購項目、采購數(shù)量、采購預(yù)算、采購方式、采購時間等內(nèi)容。對于重大采購項目，應(yīng)同時制定采購方案，包括供應(yīng)商選擇標準、采購流程、風險應(yīng)對措施等。4.評審與審批：采購計劃草案編制完成后，由采購部門組織相關(guān)部門進行評審。評審內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的準確性、采購方式的適用性、采購時間的可行性等。評審通過后，報集團領(lǐng)導審批。四、采購計劃的執(zhí)行與監(jiān)控（一）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，按照采購方式的要求，組織實施采購活動。對于公開招標、邀請招標等采購方式，應(yīng)嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)和集團規(guī)定的程序進行操作。2.在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解采購進度，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。如因特殊情況需要變更采購計劃，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。（二）進度監(jiān)控1.建立采購計劃執(zhí)行進度跟蹤機制，采購部門定期對采購項目的執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時掌握采購進度。對于采購進度滯后的項目，應(yīng)查明原因，采取有效措施加以解決。2.需求部門應(yīng)配合采購部門做好采購進度的跟蹤工作，及時反饋采購物資和服務(wù)的使用情況和質(zhì)量問題，確保采購的物資和服務(wù)符合本部門的需求。3.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，及時安排采購資金的支付，確保采購活動的順利進行。（三）驗收與付款1.采購物資和服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)按照合同約定的驗收標準進行驗收。驗收合格后，填寫驗收報告，并辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的物資和服務(wù)，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商更換或采取其他補救措施。2.采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同，辦理付款申請手續(xù)。財務(wù)部門對付款申請進行審核，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全、金額準確后，按照規(guī)定的程序支付采購款項。五、采購計劃的調(diào)整與變更（一）調(diào)整與變更的情形1.因集團經(jīng)營戰(zhàn)略調(diào)整、業(yè)務(wù)發(fā)展變化等原因，導致采購需求發(fā)生重大變化。2.市場供應(yīng)情況發(fā)生重大變化，如供應(yīng)商停產(chǎn)、原材料價格大幅波動等，影響采購計劃的執(zhí)行。3.采購計劃執(zhí)行過程中出現(xiàn)不可抗力因素，如自然災(zāi)害、政策法規(guī)調(diào)整等，導致采購活動無法正常進行。（二）調(diào)整與變更的流程1.需求部門或采購部門提出調(diào)整與變更申請，詳細說明調(diào)整與變更的原因、內(nèi)容和對采購計劃的影響。2.采購部門對調(diào)整與變更申請進行審核，組織相關(guān)部門進行評估，分析調(diào)整與變更的必要性和可行性。3.根據(jù)評估結(jié)果，編制采購計劃調(diào)整與變更方案，明確調(diào)整與變更后的采購項目、采購數(shù)量、采購預(yù)算、采購方式、采購時間等內(nèi)容。4.采購計劃調(diào)整與變更方案報集團領(lǐng)導審批。審批通過后，采購部門按照新的采購計劃組織實施采購活動。六、采購計劃的評估與考核（一）評估指標1.采購計劃準確率：實際采購數(shù)量與計劃采購數(shù)量的相符程度。2.采購成本節(jié)約率：實際采購成本與預(yù)算采購成本的節(jié)約比例。3.采購及時率：采購物資和服務(wù)按時到貨的比例。4.采購質(zhì)量合格率：驗收合格的采購物資和服務(wù)數(shù)量占采購總量的比例。5.供應(yīng)商滿意度：通過對供應(yīng)商的調(diào)查，了解供應(yīng)商對采購過程和合作關(guān)系的滿意程度。（二）評估方法1.定期評估：采購部門每月對采購計劃的執(zhí)行情況進行統(tǒng)計分析，形成采購計劃執(zhí)行情況報告，對各項評估指標進行計算和分析。2.不定期抽查：集團內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)部門不定期對采購計劃的執(zhí)行情況進行抽查，核實采購數(shù)據(jù)的真實性和準確性。3.供應(yīng)商反饋：通過問卷調(diào)查、面談等方式，收集供應(yīng)商對采購過程和合作關(guān)系的反饋意見，作為評估采購計劃執(zhí)行情況的參考。（三）考核與獎懲1.根據(jù)采購計劃評估結(jié)果，對采購部門和相關(guān)責任人進行考核。對于采購計劃執(zhí)行情況良好的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于采購計劃執(zhí)行不力，導致出現(xiàn)采購延誤、成本超支、質(zhì)量問題等情況的部門和個人，進行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.考核結(jié)果作為部門和個人績效評價、薪酬調(diào)整、晉升等的重要依據(jù)。七、信息管理與檔案保存（一）信息管理1.建立采購計劃管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購計劃的在線申報、審批、執(zhí)行跟蹤、統(tǒng)計分析等功能，提高采購計劃管理的信息化水平。2.采購部門應(yīng)定期收集、整理采購計劃相關(guān)信息，包括采購申請、采購計劃草案、評審記錄、審批文件、采購合同、驗收報告等，確保信息的完整性和準確性。3.加強采購部門與各部門之間的信息共享，通過信息系統(tǒng)、內(nèi)部網(wǎng)站、工作群等渠道，及時發(fā)布采購計劃相關(guān)信息，方便各部門查詢和使用。（二）檔案保存1.采購計劃相關(guān)檔案資料應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行分類、整理、歸檔，妥善保存。2.采購計劃檔案的保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和集團規(guī)定的要求，一般為[X]年。對于涉及重要采購項目