門店紙質(zhì)合同管理制度?總則目的為加強門店紙質(zhì)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、存檔等流程，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司旗下各門店涉及的所有紙質(zhì)合同，包括但不限于租賃合同、銷售合同、服務合同、采購合同等?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.風險防范原則：注重合同風險的識別、評估和控制，確保公司利益不受損害。3.統(tǒng)一管理原則：實行合同歸口管理，明確各部門職責，確保合同管理工作的規(guī)范化、標準化。4.全程監(jiān)控原則：對合同的全過程進行監(jiān)控，確保合同的順利履行。合同簽訂流程合同發(fā)起1.業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《合同申請表》，詳細說明合同的基本情況、對方當事人信息、合同標的、數(shù)量、價格、付款方式、履行期限等內(nèi)容，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對合同申請進行審核，重點審查合同條款的合理性、業(yè)務的必要性、風險的可控性等，審核通過后簽字確認，并提交至法務部門。法務審核1.法務部門收到合同申請表后，對合同條款進行法律審查，重點審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性、嚴謹性等，確保合同不存在法律風險。2.法務部門根據(jù)審查結(jié)果，出具《法律審查意見書》，提出修改意見或建議。如合同存在重大法律風險或條款不合理等問題，法務部門有權(quán)要求業(yè)務部門重新起草或修改合同。合同審批1.業(yè)務部門根據(jù)法務部門的《法律審查意見書》，對合同進行修改完善后，提交至分管領導審批。2.分管領導對合同進行全面審批，重點審查合同的業(yè)務可行性、風險評估、經(jīng)濟效益等，審批通過后簽字確認。如合同涉及重大事項或金額較大，需提交總經(jīng)理辦公會或董事會審議。合同簽訂1.經(jīng)審批通過的合同，由業(yè)務部門負責與對方當事人簽訂。簽訂合同前，業(yè)務部門應確保對方當事人具備簽訂合同的主體資格和履約能力，并要求對方當事人提供有效的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關資料。2.合同簽訂應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，如因特殊情況需要使用自制合同文本的，需經(jīng)法務部門審核同意。合同文本應一式多份，確保合同雙方各執(zhí)一份，同時根據(jù)需要抄送相關部門存檔。3.合同簽訂過程中，業(yè)務部門應嚴格按照合同審批意見填寫合同條款，確保合同內(nèi)容準確無誤。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同原件交至行政部門存檔，并將合同副本分發(fā)給相關部門。合同履行管理履行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務部門應根據(jù)合同約定，制定詳細的《合同履行計劃》，明確合同履行的各個環(huán)節(jié)、時間節(jié)點、責任人等內(nèi)容，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對《合同履行計劃》進行審核，確保計劃的合理性和可行性，審核通過后簽字確認，并組織實施。履行過程監(jiān)控1.業(yè)務部門應按照《合同履行計劃》組織合同履行，定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.如因不可抗力、政策調(diào)整、對方當事人原因等導致合同無法正常履行的，業(yè)務部門應及時與對方當事人溝通協(xié)商，采取相應的補救措施，并及時向分管領導和法務部門報告。3.法務部門應對合同履行情況進行全程跟蹤監(jiān)督，定期對合同履行情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正合同履行過程中的違法違規(guī)行為，確保合同的順利履行。變更與解除管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商一致，并簽訂《合同變更協(xié)議》?！逗贤兏鼌f(xié)議》應按照合同簽訂流程進行審批和簽訂。2.如因?qū)Ψ疆斒氯诉`約、不可抗力等原因需要解除合同的，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)，按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定向?qū)Ψ疆斒氯税l(fā)出《解除合同通知書》，并辦理相關解除手續(xù)?！督獬贤ㄖ獣窇凑蘸贤炗喠鞒踢M行審批和發(fā)送。3.合同變更或解除后，業(yè)務部門應及時將相關情況通知行政部門，行政部門應及時對合同檔案進行更新和整理。合同存檔管理存檔范圍公司各門店簽訂的所有紙質(zhì)合同，包括合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關資料。存檔要求1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同原件交至行政部門存檔。行政部門應按照合同類別、簽訂時間、合同編號等進行分類整理，并建立電子和紙質(zhì)檔案。2.合同檔案應包括合同文本、合同審批表、法律審查意見書、授權(quán)委托書、對方當事人資質(zhì)證明文件、履行過程中的相關文件（如送貨單、發(fā)票、驗收報告等）、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關資料。3.合同檔案應妥善保管，確保檔案的完整性、真實性和保密性。檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行，一般合同檔案保管期限為[X]年，重要合同檔案保管期限為[X]年。查閱與借閱管理1.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對《合同檔案查閱申請表》進行審核，審核通過后簽字確認，并提交至行政部門。行政部門根據(jù)申請內(nèi)容，安排專人負責查閱，并做好查閱記錄。3.因工作需要借閱合同檔案的，借閱人應填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并提交部門負責人審核。4.部門負責人對《合同檔案借閱申請表》進行審核，審核通過后簽字確認，并提交至行政部門。行政部門根據(jù)申請內(nèi)容，對借閱人進行資格審查，如符合借閱條件，辦理借閱手續(xù)，并要求借閱人出具借條。5.借閱人應按照借條約定的時間及時歸還合同檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應提前向行政部門申請。歸還時，行政部門應認真核對檔案資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。合同印章管理印章種類公司門店合同印章主要包括合同專用章、法人章等。印章使用規(guī)定1.合同專用章由行政部門指定專人負責保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)委托人負責保管。印章保管人應妥善保管印章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用。2.合同簽訂需要加蓋合同專用章或法人章的，業(yè)務部門應填寫《合同用印申請表》，注明合同名稱、合同編號、用印內(nèi)容、用印份數(shù)等信息，并提交部門負責人審核。3.部門負責人對《合同用印申請表》進行審核，重點審查合同的簽訂流程是否合規(guī)、用印內(nèi)容是否準確無誤等，審核通過后簽字確認，并提交至行政部門。4.行政部門根據(jù)審批意見，對用印情況進行登記，并安排專人負責蓋章。蓋章時，應確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。5.合同用印后，行政部門應及時將《合同用印申請表》與合同原件一起存檔保管。印章保管與交接1.印章保管人應定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應及時向行政部門報告，并采取相應的補救措施。2.印章保管人因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章的，應填寫《印章交接清單》，注明印章名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方等信息，并經(jīng)行政部門負責人審核后進行交接。交接雙方應在《印章交接清單》上簽字確認，確保印章交接的準確性和完整性。合同風險防范與控制風險識別與評估1.法務部門應定期對公司門店合同進行風險識別和評估，重點關注合同的法律風險、商業(yè)風險、信用風險等。2.風險識別和評估應采用定性與定量相結(jié)合的方法，如問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等，對合同風險進行全面、客觀的評估。3.根據(jù)風險評估結(jié)果，法務部門應制定相應的風險應對策略，如風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等，確保合同風險得到有效控制。風險應對措施1.法律風險應對：加強合同法律審查，確保合同條款的合法性、合規(guī)性；建立合同糾紛預警機制，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同糾紛；加強與法律顧問的溝通與協(xié)作，充分發(fā)揮法律顧問的專業(yè)優(yōu)勢。2.商業(yè)風險應對：加強市場調(diào)研，了解市場動態(tài)和競爭對手情況，制定合理的商業(yè)策略；優(yōu)化合同條款，明確雙方權(quán)利義務，降低商業(yè)風險；加強合同履行過程監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并解決商業(yè)風險。3.信用風險應對：加強對對方當事人的信用調(diào)查和評估，建立信用檔案；要求對方當事人提供有效的擔保措施，降低信用風險；加強合同款項回收管理，及時催收逾期款項。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司定期對門店紙質(zhì)合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂流程的合規(guī)性、合同履行情況、合同存檔管理情況、合同印章管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進行，檢查結(jié)果應形成書面報告，并及時反饋給相關部門?？己嗽u價1.公司建立合同管理考核評價制度，對門店合同管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標包括合同簽訂的及時性、合同履行的準確性、合同風險的控制情況、合同檔案的管理情況等。2.考核評