落實(shí)公用經(jīng)費(fèi)管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司公用經(jīng)費(fèi)管理，規(guī)范經(jīng)費(fèi)使用行為，提高資金使用效益，保障公司各項(xiàng)工作的正常開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在開展日常工作過程中涉及的公用經(jīng)費(fèi)使用與管理?；驹瓌t1.預(yù)算控制原則：公用經(jīng)費(fèi)支出應(yīng)嚴(yán)格按照年度預(yù)算執(zhí)行，確保各項(xiàng)支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.?？顚Ｓ迷瓌t：各項(xiàng)公用經(jīng)費(fèi)應(yīng)專款專用，不得挪作他用。3.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約意識，杜絕鋪張浪費(fèi)，合理安排經(jīng)費(fèi)使用，提高資金使用效率。4.合規(guī)合法原則：經(jīng)費(fèi)使用必須符合國家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定。公用經(jīng)費(fèi)分類及管理規(guī)定辦公費(fèi)1.定義：指公司日常辦公所需的費(fèi)用，包括辦公用品、紙張、筆墨、文件夾、硒鼓墨盒等。2.管理規(guī)定各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求，制定季度辦公用品采購計劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部門匯總。行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公用品的采購，選擇具有良好信譽(yù)的供應(yīng)商，批量采購以爭取優(yōu)惠價格。建立辦公用品領(lǐng)用登記制度，員工領(lǐng)用辦公用品時需填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后到行政部門領(lǐng)取。嚴(yán)格控制辦公用品的庫存數(shù)量，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，避免積壓浪費(fèi)。對于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、訂書機(jī)等，損壞后及時維修或更換，延長使用壽命。印刷費(fèi)1.定義：包括公司文件、資料、報表、宣傳冊等的印刷費(fèi)用。2.管理規(guī)定各部門需印刷文件資料時，應(yīng)填寫印刷申請表，詳細(xì)注明印刷內(nèi)容、數(shù)量、格式要求等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部門審批。行政部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行排版、設(shè)計等前期工作，選擇合適的印刷廠家，并簽訂印刷合同，明確印刷質(zhì)量、價格、交貨時間等條款。印刷完成后，行政部門負(fù)責(zé)對印刷品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印刷質(zhì)量、數(shù)量等是否符合要求。對于不符合要求的印刷品，及時與印刷廠家溝通解決。建立印刷費(fèi)用臺賬，記錄每次印刷的項(xiàng)目、金額、廠家等信息，便于統(tǒng)計和核算。郵電費(fèi)1.定義：涵蓋公司因業(yè)務(wù)往來發(fā)生的郵寄信件、包裹、快遞費(fèi)用，以及辦公電話、網(wǎng)絡(luò)通訊費(fèi)用等。2.管理規(guī)定員工因工作需要郵寄信件、包裹等，應(yīng)選擇合適的快遞公司，并填寫快遞申請表，注明寄件人、收件人、地址、聯(lián)系電話、郵件內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門辦理寄件手續(xù)。行政部門定期與快遞公司核對賬單，確保費(fèi)用結(jié)算準(zhǔn)確無誤。對于快遞費(fèi)用較高的業(yè)務(wù)，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行詢價和比價，選擇性價比高的快遞公司。嚴(yán)格控制辦公電話費(fèi)用，禁止員工利用辦公電話撥打私人長途電話或進(jìn)行與工作無關(guān)的通話。行政部門定期對各部門電話費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時查明原因并采取措施。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)通訊費(fèi)用管理，確保網(wǎng)絡(luò)使用合理合規(guī)。對于因網(wǎng)絡(luò)故障等原因產(chǎn)生的額外費(fèi)用，需由相關(guān)技術(shù)人員核實(shí)并提供報告，經(jīng)審批后予以報銷。差旅費(fèi)1.定義：指員工因工作需要出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用。2.管理規(guī)定員工出差前需填寫出差申請表，明確出差事由、地點(diǎn)、時間、人數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報行政部門備案。嚴(yán)格控制出差標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不同地區(qū)和職級制定詳細(xì)的差旅費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)，包括交通工具乘坐標(biāo)準(zhǔn)、住宿標(biāo)準(zhǔn)、餐飲補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)等。員工應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)選擇合適的交通方式和住宿酒店，超出標(biāo)準(zhǔn)部分原則上不予報銷。出差期間的餐飲補(bǔ)貼按照實(shí)際出差天數(shù)計算，憑出差期間的餐飲發(fā)票報銷，但不得重復(fù)報銷已享受的其他餐飲費(fèi)用。員工出差結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)辦理差旅費(fèi)報銷手續(xù)，填寫差旅費(fèi)報銷單，附上出差申請表、機(jī)票、車票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。加強(qiáng)對差旅費(fèi)報銷的審核，重點(diǎn)審查出差事由的真實(shí)性、費(fèi)用報銷的合理性以及票據(jù)的合法性。對于不符合規(guī)定的報銷憑證，不予報銷。會議費(fèi)1.定義：用于公司組織召開各類會議所發(fā)生的場地租賃、會議設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲、住宿等費(fèi)用。2.管理規(guī)定各部門組織召開會議前，需填寫會議申請表，詳細(xì)說明會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人數(shù)、會議議程等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報行政部門統(tǒng)籌安排。行政部門根據(jù)會議規(guī)模和要求，選擇合適的會議場地，并簽訂場地租賃合同。如需租賃會議設(shè)備，應(yīng)提前做好設(shè)備調(diào)試和檢查工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。會議期間的餐飲、住宿等費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得超支。會議資料的印刷應(yīng)遵循印刷費(fèi)管理規(guī)定，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、排版規(guī)范。會議結(jié)束后，組織會議的部門應(yīng)及時辦理會議費(fèi)用報銷手續(xù)，填寫會議費(fèi)報銷單，附上會議申請表、場地租賃合同、設(shè)備租賃發(fā)票、餐飲發(fā)票、住宿發(fā)票、會議資料等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。定期對會議費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計分析，評估會議效果和費(fèi)用效益，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會議組織和費(fèi)用管理工作。培訓(xùn)費(fèi)1.定義：為提高員工業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平，公司組織或員工參加外部培訓(xùn)所發(fā)生的費(fèi)用，包括培訓(xùn)學(xué)費(fèi)、教材費(fèi)、差旅費(fèi)等。2.管理規(guī)定各部門根據(jù)員工培訓(xùn)需求和公司發(fā)展戰(zhàn)略，制定年度培訓(xùn)計劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施。員工參加外部培訓(xùn)需填寫培訓(xùn)申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)同意后報人力資源部門備案。人力資源部門負(fù)責(zé)對外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行篩選和評估，選擇具有良好口碑和資質(zhì)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)合作。培訓(xùn)費(fèi)用應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)合同約定支付，避免提前支付或支付不合理費(fèi)用。參加培訓(xùn)的員工應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后及時提交培訓(xùn)總結(jié)報告，分享培訓(xùn)收獲和心得體會。對于培訓(xùn)效果顯著的員工，公司可給予適當(dāng)獎勵。員工報銷培訓(xùn)費(fèi)用時，應(yīng)填寫培訓(xùn)費(fèi)報銷單，附上培訓(xùn)申請表、培訓(xùn)合同、發(fā)票、培訓(xùn)總結(jié)報告等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、人力資源部門審核、財務(wù)部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。建立員工培訓(xùn)檔案，記錄員工參加培訓(xùn)的課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)費(fèi)用等信息，作為員工職業(yè)發(fā)展和績效考核的參考依據(jù)。公務(wù)接待費(fèi)1.定義：指公司為接待來訪客戶、合作伙伴等所發(fā)生的餐飲、住宿、交通等費(fèi)用。2.管理規(guī)定嚴(yán)格控制公務(wù)接待范圍，僅限于與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要來訪人員。對于一般性業(yè)務(wù)往來，應(yīng)盡量通過電話、郵件等方式溝通，減少不必要的接待。建立公務(wù)接待審批制度，接待部門需提前填寫公務(wù)接待申請表，注明接待對象、人數(shù)、時間、事由、接待標(biāo)準(zhǔn)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報行政部門備案。按照務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則制定公務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，明確不同級別接待對象的餐飲、住宿、陪同人員等標(biāo)準(zhǔn)。接待過程中應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得超標(biāo)準(zhǔn)接待。公務(wù)接待費(fèi)用應(yīng)憑合法有效的發(fā)票報銷，報銷時需填寫公務(wù)接待費(fèi)報銷單，附上公務(wù)接待申請表、接待清單、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。接待清單應(yīng)詳細(xì)記錄接待時間、地點(diǎn)、人員、菜品、費(fèi)用等信息。定期對公務(wù)接待費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計分析，評估接待效果和費(fèi)用合理性，加強(qiáng)對公務(wù)接待活動的監(jiān)督和管理。車輛使用費(fèi)1.定義：包括公司自有車輛的燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)、保險費(fèi)等，以及租用車輛的租賃費(fèi)用。2.管理規(guī)定公司自有車輛由行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)度，建立車輛使用登記制度。各部門因工作需要使用車輛時，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點(diǎn)、事由、人數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報行政部門安排車輛。嚴(yán)格控制車輛使用范圍，優(yōu)先保障重要業(yè)務(wù)和緊急工作用車。嚴(yán)禁公車私用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。加強(qiáng)車輛燃油管理，實(shí)行定點(diǎn)加油制度。司機(jī)應(yīng)根據(jù)車輛行駛里程合理加油，避免浪費(fèi)。定期對車輛油耗情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并查找原因。車輛維修保養(yǎng)應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，建立維修審批制度。車輛出現(xiàn)故障時，司機(jī)應(yīng)填寫車輛維修申請表，說明故障原因、維修項(xiàng)目等信息，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后安排維修。維修費(fèi)用結(jié)算時，需提供維修清單和發(fā)票，經(jīng)財務(wù)部門審核后報銷。車輛保險費(fèi)由行政部門統(tǒng)一辦理，根據(jù)車輛使用情況和保險政策選擇合適的保險險種和保險公司，確保車輛保險費(fèi)用合理。租用車輛時，行政部門應(yīng)選擇有資質(zhì)的租車公司，簽訂租賃合同，明確租賃費(fèi)用、使用期限、責(zé)任義務(wù)等條款。租車費(fèi)用報銷時，需附上租賃合同、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)審批后予以報銷。預(yù)算管理預(yù)算編制1.每年末，各部門應(yīng)根據(jù)本部門下一年度工作計劃和工作任務(wù)，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)和實(shí)際需求，編制本部門公用經(jīng)費(fèi)預(yù)算草案，包括各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)預(yù)算。2.預(yù)算草案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報財務(wù)部門匯總。財務(wù)部門根據(jù)公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)和財務(wù)狀況，對各部門預(yù)算草案進(jìn)行審核和調(diào)整，形成公司年度公用經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案。3.年度公用經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子審議通過后報董事會批準(zhǔn)。預(yù)算執(zhí)行1.公用經(jīng)費(fèi)預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，各部門必須嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得擅自調(diào)整預(yù)算項(xiàng)目和金額。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前填寫預(yù)算調(diào)整申請表，說明調(diào)整原因、調(diào)整項(xiàng)目及金額等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對公用經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度和存在的問題。各部門應(yīng)配合財務(wù)部門做好預(yù)算執(zhí)行工作，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出符合預(yù)算要求。預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，可申請預(yù)算調(diào)整：國家政策法規(guī)發(fā)生重大變化，導(dǎo)致公司公用經(jīng)費(fèi)支出政策調(diào)整；公司業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整，引起公用經(jīng)費(fèi)需求變化；不可預(yù)見的重大事項(xiàng)發(fā)生，影響公用經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行。2.預(yù)算調(diào)整應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，由申請部門提出調(diào)整申請，經(jīng)相關(guān)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。調(diào)整后的預(yù)算應(yīng)及時下達(dá)給各部門執(zhí)行，并在財務(wù)報表中進(jìn)行相應(yīng)反映。審批流程費(fèi)用報銷審批1.員工發(fā)生公用經(jīng)費(fèi)支出后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)整理好相關(guān)票據(jù)，填寫費(fèi)用報銷單，并按照以下流程進(jìn)行審批：經(jīng)辦人簽字：填寫費(fèi)用報銷單的員工對報銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)，并簽字確認(rèn)。證明人簽字：如有需要，可由相關(guān)人員作為證明人簽字，證明費(fèi)用支出的真實(shí)性。部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對本部門員工的費(fèi)用報銷進(jìn)行審核，確認(rèn)費(fèi)用支出是否與工作相關(guān)、是否符合公司規(guī)定，簽字批準(zhǔn)后報財務(wù)部門。財務(wù)部門審核：財務(wù)部門對報銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性以及費(fèi)用報銷的合理性進(jìn)行審核，核對發(fā)票真?zhèn)?、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)財務(wù)部門審核意見，對費(fèi)用報銷進(jìn)行最終審批。審批通過后，報銷費(fèi)用方可支付。2.對于金額較大或存在疑問的費(fèi)用報銷，財務(wù)部門可要求經(jīng)辦人提供詳細(xì)的說明或補(bǔ)充相關(guān)資料，必要時可進(jìn)行實(shí)地核實(shí)。預(yù)算外費(fèi)用審批1.對于預(yù)算外的公用經(jīng)費(fèi)支出，需按照以下審批流程進(jìn)行：申請部門填寫預(yù)算外費(fèi)用申請表，詳細(xì)說明費(fèi)用支出的原因、用途、金額等情況，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報財務(wù)部門。財務(wù)部門對預(yù)算外費(fèi)用申請進(jìn)行審核，評估其對公司財務(wù)狀況和預(yù)算執(zhí)行的影響，并提出審核意見。財務(wù)部門將審核意見連同預(yù)算外費(fèi)用申請表報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，必要時召開專題會議研究決定。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意的預(yù)算外費(fèi)用，方可按照規(guī)定的費(fèi)用報銷審批流程進(jìn)行報銷支付。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對公用經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查經(jīng)費(fèi)支出是否符合公司制度規(guī)定、是否真實(shí)合理、是否存在違規(guī)違紀(jì)行為等。2.審計部門根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，針對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。對違反公用經(jīng)費(fèi)管理制度的部門和個人，按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。財務(wù)檢查1.財務(wù)部門定期對各部門公用經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行檢查，核對費(fèi)用支出與預(yù)算執(zhí)行情況，檢查報銷憑證的合規(guī)性等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，財務(wù)部門及時與相關(guān)部門溝通，要求限期整改。對拒不整改或整改不力的部門，采取相應(yīng)的措施，如暫停費(fèi)用報銷、扣減部門績效等。日常監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人對本部門公用經(jīng)費(fèi)使用情況負(fù)有直接監(jiān)督責(zé)任，應(yīng)加強(qiáng)對本部門員工費(fèi)用報銷的審核，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.公司員工有權(quán)對公用經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為可向相關(guān)部門舉報。公司對舉報屬實(shí)的員工給予適當(dāng)獎勵，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.以下行為屬于公用經(jīng)費(fèi)管理違規(guī)行為：未按照規(guī)定編制、執(zhí)行、調(diào)整公用經(jīng)費(fèi)預(yù)算；虛報、冒領(lǐng)、騙取公用經(jīng)費(fèi)；擅自擴(kuò)大公用經(jīng)費(fèi)開支范圍、提高開支標(biāo)準(zhǔn)；挪用、擠占公用經(jīng)費(fèi)；違反規(guī)定使用公務(wù)接待、差旅費(fèi)、會議費(fèi)等專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)；其他違反公用經(jīng)費(fèi)管理制度的行為。處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的公用經(jīng)費(fèi)管理違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予以下處理：責(zé)令改正：要求違規(guī)部門或個人立即停止違規(guī)行為，按照規(guī)定進(jìn)行整改。警告：對違規(guī)部門或個人進(jìn)行警告，提醒其遵守公用經(jīng)費(fèi)管理制度。罰款：根據(jù)違規(guī)金額的大小