供應(yīng)與付款管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司供應(yīng)與付款環(huán)節(jié)的管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量，合理控制采購(gòu)成本，防范付款風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有物資采購(gòu)活動(dòng)及相關(guān)付款業(yè)務(wù)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和項(xiàng)目需求，合理確定采購(gòu)物資的種類、數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購(gòu)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在滿足需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)物資符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.成本控制原則：通過(guò)合理的采購(gòu)策略、供應(yīng)商選擇和談判，降低采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4.合規(guī)性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購(gòu)過(guò)程合法合規(guī)。5.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程和付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和控制，防范各類風(fēng)險(xiǎn)。二、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)需求提出1.生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫(kù)存情況，定期提出原材料、零部件等物資的采購(gòu)需求，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.項(xiàng)目部門：對(duì)于項(xiàng)目所需的設(shè)備、材料、服務(wù)等，在項(xiàng)目啟動(dòng)階段或根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度安排，及時(shí)提出采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。3.其他部門：如行政部門、后勤部門等根據(jù)實(shí)際工作需要，提出辦公用品、勞保用品等采購(gòu)申請(qǐng)。（二）采購(gòu)申請(qǐng)審批1.部門負(fù)責(zé)人審核：采購(gòu)申請(qǐng)單提交后，由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司預(yù)算、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況等因素，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于金額較大或重要物資的采購(gòu)申請(qǐng)，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等方面，確定符合條件的供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評(píng)估與準(zhǔn)入采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格變動(dòng)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。對(duì)于新供應(yīng)商，采購(gòu)部門需組織相關(guān)部門進(jìn)行實(shí)地考察，審核其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證等資質(zhì)文件，確保其具備供應(yīng)能力和合規(guī)經(jīng)營(yíng)條件。經(jīng)考察合格的供應(yīng)商，方可納入公司供應(yīng)商名錄。3.供應(yīng)商檔案管理采購(gòu)部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史、采購(gòu)合同等資料。定期更新供應(yīng)商檔案，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)談判采購(gòu)部門根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判內(nèi)容包括產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情和供應(yīng)商情況，在談判中爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件，確保采購(gòu)成本合理、物資質(zhì)量可靠、交貨及時(shí)。2.采購(gòu)合同簽訂經(jīng)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)起草采購(gòu)合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同初稿完成后，提交公司法務(wù)部門審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)。審核通過(guò)后，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂正式合同。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，制作采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。2.采購(gòu)訂單經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給供應(yīng)商，同時(shí)抄送給相關(guān)部門。（六）物資驗(yàn)收1.到貨通知：采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤物資的到貨情況。物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)提前通知倉(cāng)庫(kù)管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到貨物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于重要物資或技術(shù)要求較高的物資，采購(gòu)部門應(yīng)會(huì)同質(zhì)量控制部門、使用部門等共同進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫《物資驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，并做好相關(guān)記錄。（七）采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)：物資驗(yàn)收合格且發(fā)票收到后，采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)單》，注明付款金額、付款方式、付款日期等信息，并附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.付款審批：《付款申請(qǐng)單》提交后，按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門安排付款。3.付款方式：公司根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。對(duì)于金額較大的采購(gòu)付款，原則上采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。三、付款管理（一）付款審批流程1.采購(gòu)部門提交付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門在物資驗(yàn)收合格且發(fā)票收到后，填寫《付款申請(qǐng)單》，附上相關(guān)憑證，提交給本部門負(fù)責(zé)人審核。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人對(duì)付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，付款金額與合同約定是否一致，付款期限是否符合規(guī)定等。審核通過(guò)后，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況、財(cái)務(wù)預(yù)算等因素，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于金額較大或重要的付款申請(qǐng)，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）付款期限管理1.公司應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定的付款期限支付貨款，不得無(wú)故拖延付款。2.對(duì)于有預(yù)付款要求的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)在合同簽訂后，按照合同約定及時(shí)辦理預(yù)付款手續(xù)，并跟蹤供應(yīng)商的供貨進(jìn)度。3.對(duì)于貨到付款的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)在物資驗(yàn)收合格后，及時(shí)提交付款申請(qǐng)，確保在合同約定的付款期限內(nèi)完成付款。（三）付款風(fēng)險(xiǎn)控制1.信用評(píng)估：在選擇供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)充分評(píng)估供應(yīng)商的信用狀況，優(yōu)先選擇信用良好的供應(yīng)商。對(duì)于信用狀況不佳的供應(yīng)商，應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，如要求提供擔(dān)保、縮短付款期限等。2.合同審查：財(cái)務(wù)部門在審核付款申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)審查采購(gòu)合同的條款，確保付款條件符合合同約定。對(duì)于合同中約定的特殊付款條款，如質(zhì)量保證金、驗(yàn)收合格后一定期限內(nèi)付款等，應(yīng)嚴(yán)格按照合同執(zhí)行。3.資金管理：財(cái)務(wù)部門應(yīng)合理安排資金，確保公司有足夠的資金支付貨款。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)資金預(yù)算管理，避免因資金不足導(dǎo)致付款延誤。4.內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、付款審批的準(zhǔn)確性、資金使用的合理性等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，防范付款風(fēng)險(xiǎn)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商評(píng)價(jià)1.評(píng)價(jià)指標(biāo)：建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度、財(cái)務(wù)狀況等方面。2.評(píng)價(jià)周期：采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)周期一般為每季度一次。對(duì)于重要供應(yīng)商或合作關(guān)系不穩(wěn)定的供應(yīng)商，可適當(dāng)縮短評(píng)價(jià)周期。3.評(píng)價(jià)方法：采用定性與定量相結(jié)合的評(píng)價(jià)方法，如問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)商自評(píng)等，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面、客觀的評(píng)價(jià)。（二）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.激勵(lì)措施對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款、頒發(fā)榮譽(yù)證書等。與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同開展技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量改進(jìn)等活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)互利共贏。2.約束措施對(duì)于違反合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨期延誤等問(wèn)題的供應(yīng)商，公司采取相應(yīng)的約束措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證金或履約保證金，以確保其履行合同義務(wù)。（三）供應(yīng)商溝通與合作1.定期溝通：采購(gòu)部門定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等方面的情況，及時(shí)解決合作中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.合作會(huì)議：定期召開供應(yīng)商合作會(huì)議，與供應(yīng)商共同探討合作中的問(wèn)題和改進(jìn)措施，加強(qiáng)雙方的合作與交流。3.信息共享：建立供應(yīng)商信息共享平臺(tái)，及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)布公司的采購(gòu)需求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間等信息，同時(shí)收集供應(yīng)商的產(chǎn)品信息、價(jià)格信息、新技術(shù)等資料，實(shí)現(xiàn)信息共享。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：采購(gòu)部門和相關(guān)部門定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解物資價(jià)格波動(dòng)情況，通過(guò)與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。建立物資儲(chǔ)備制度，合理控制庫(kù)存水平，避免因市場(chǎng)供應(yīng)短缺導(dǎo)致采購(gòu)困難。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇多家合格供應(yīng)商，避免對(duì)單一供應(yīng)商過(guò)度依賴。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問(wèn)題，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)嚴(yán)格把控物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)，確保采購(gòu)物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對(duì)于質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)合同管理，確保采購(gòu)合同的合法性、完整性和有效性。定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中存在的問(wèn)題。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)嚴(yán)格按照付款審批流程進(jìn)行付款，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。加強(qiáng)資金管理，合理安排資金，避免因資金不足導(dǎo)致付款延誤。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、付款審批的合規(guī)性、供應(yīng)商管理的有效性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購(gòu)付款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，檢查付款金額、付款期限、付款方式等是否符合公司規(guī)定和采購(gòu)合同約定，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)與采購(gòu)部門溝通核實(shí)。（二）外部