供應(yīng)商合同管理制度?總則目的本制度旨在規(guī)范公司與供應(yīng)商之間的合同管理，明確合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的流程和要求，保障公司利益，維護(hù)良好的合作關(guān)系，確保供應(yīng)鏈的穩(wěn)定與高效運(yùn)行。適用范圍本制度適用于公司所有與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同、服務(wù)合同等各類(lèi)合同?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：注重合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估與防范，確保公司利益不受損害。合同簽訂管理供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門(mén)根據(jù)公司需求，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，考察其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面。2.供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和綜合評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、管理水平、技術(shù)實(shí)力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。建立供應(yīng)商評(píng)估檔案，記錄評(píng)估結(jié)果，作為選擇供應(yīng)商的依據(jù)。合同談判1.談判準(zhǔn)備采購(gòu)部門(mén)牽頭組織合同談判，相關(guān)部門(mén)參與。明確談判目標(biāo)、策略和底線，收集談判所需資料。2.談判過(guò)程與供應(yīng)商就合同條款進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等。對(duì)談判過(guò)程進(jìn)行記錄，形成談判紀(jì)要。談判達(dá)成一致后，起草合同文本。合同審批1.審批流程合同文本起草完成后，提交采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，依次提交財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。2.審批內(nèi)容財(cái)務(wù)部門(mén)審核合同的價(jià)格條款、付款方式、結(jié)算周期等是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。法務(wù)部門(mén)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理辦公會(huì)根據(jù)公司整體利益和戰(zhàn)略要求進(jìn)行審批。合同簽訂1.簽訂授權(quán)經(jīng)審批通過(guò)的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。授權(quán)代表應(yīng)持有公司法定代表人簽署的授權(quán)委托書(shū)。2.合同蓋章合同簽訂后，按照公司印章管理規(guī)定加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章。確保合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門(mén)留存?zhèn)浞荨：贤男泄芾砗贤坏?.交底內(nèi)容采購(gòu)部門(mén)在合同簽訂后，組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行合同交底。交底內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方權(quán)利義務(wù)、履行要求、注意事項(xiàng)等。2.交底記錄參與交底的人員應(yīng)簽字確認(rèn)，形成交底記錄。訂單下達(dá)1.訂單生成根據(jù)合同約定，采購(gòu)部門(mén)及時(shí)生成采購(gòu)訂單，明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。采購(gòu)訂單應(yīng)發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)。2.訂單跟蹤采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。到貨驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備采購(gòu)部門(mén)提前通知相關(guān)部門(mén)做好到貨驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉合同要求和產(chǎn)品特性。2.驗(yàn)收實(shí)施到貨后，驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或退換貨。付款管理1.付款申請(qǐng)采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，及時(shí)提交付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)包括合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱(chēng)、付款金額、付款方式、付款理由等信息。2.付款審批付款申請(qǐng)?zhí)峤回?cái)務(wù)部門(mén)審核，財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，依次提交分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后，按照公司資金支付流程辦理付款手續(xù)。合同變更管理變更申請(qǐng)1.申請(qǐng)條件在合同履行過(guò)程中，因不可抗力、市場(chǎng)變化、雙方協(xié)商一致等原因需要變更合同的，應(yīng)提出變更申請(qǐng)。2.申請(qǐng)內(nèi)容變更申請(qǐng)應(yīng)明確變更的事項(xiàng)、原因、對(duì)合同條款的影響等。變更審批1.審批流程變更申請(qǐng)?zhí)峤徊少?gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，依次提交財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大變更需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。2.審批內(nèi)容財(cái)務(wù)部門(mén)審核變更對(duì)費(fèi)用的影響。法務(wù)部門(mén)審核變更的合法性、合規(guī)性。分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理辦公會(huì)根據(jù)公司利益和實(shí)際情況進(jìn)行審批。變更執(zhí)行1.變更通知經(jīng)審批通過(guò)的合同變更，采購(gòu)部門(mén)及時(shí)通知供應(yīng)商，并簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同調(diào)整根據(jù)變更協(xié)議，對(duì)合同相關(guān)條款進(jìn)行調(diào)整，確保合同的一致性和有效性。合同終止管理終止條件1.合同期滿：合同約定的履行期限屆滿，雙方未續(xù)簽合同。2.履行完畢：合同約定的義務(wù)全部履行完畢。3.協(xié)商一致：雙方協(xié)商一致同意終止合同。4.解除合同：因一方違約或不可抗力等原因，導(dǎo)致合同無(wú)法繼續(xù)履行，另一方依法解除合同。終止通知1.通知方式合同終止時(shí)，由提出終止方以書(shū)面形式通知對(duì)方。通知應(yīng)明確終止的原因、時(shí)間等信息。2.通知送達(dá)通知應(yīng)通過(guò)專(zhuān)人送達(dá)、郵寄、電子郵件等方式送達(dá)對(duì)方，并保留送達(dá)憑證。終止結(jié)算1.結(jié)算依據(jù)以合同約定和實(shí)際履行情況為依據(jù)，進(jìn)行終止結(jié)算。雙方應(yīng)對(duì)已履行的義務(wù)進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)結(jié)算金額。2.結(jié)算支付結(jié)算完成后，按照合同約定的付款方式進(jìn)行支付。支付完成后，雙方辦理合同終止手續(xù)。合同檔案管理檔案收集1.收集范圍合同簽訂、履行、變更、終止過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料，包括合同文本、談判紀(jì)要、訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款申請(qǐng)、變更協(xié)議、終止通知等。2.收集要求各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件資料提交給采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集整理。檔案整理1.分類(lèi)歸檔采購(gòu)部門(mén)按照合同類(lèi)別、時(shí)間順序等對(duì)合同檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。建立合同檔案目錄，便于查詢(xún)和管理。2.編號(hào)裝訂為每份合同檔案編號(hào)，將相關(guān)文件資料裝訂成冊(cè)，確保檔案的完整性和規(guī)范性。檔案保管1.保管方式合同檔案應(yīng)妥善保管，可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用檔案柜中，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。2.保管期限合同檔案的保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[x]年。檔案查閱1.查閱申請(qǐng)因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等。2.查閱審批查閱申請(qǐng)表提交采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后，依次提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱登記查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱限制未經(jīng)公司批準(zhǔn)，查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、傳播合同檔案內(nèi)容。合同風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型包括供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.識(shí)別方法通過(guò)對(duì)合同條款、供應(yīng)商情況、市場(chǎng)環(huán)境等進(jìn)行分析，識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)從風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度兩個(gè)維度進(jìn)行評(píng)估。2.評(píng)估方法采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事件，采取措施避免風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：通過(guò)加強(qiáng)合同管理、監(jiān)督供應(yīng)商等方式，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：如購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)等方式，將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給第三方。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)事件，在可承受范圍內(nèi)接受風(fēng)險(xiǎn)。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.檢查部門(mén)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。審計(jì)部門(mén)定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。2.檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、