酒店后堂采購管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范酒店后堂采購工作，確保采購的食材及物品質量安全、價格合理、供應及時，滿足酒店餐飲經營的需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店后堂所有食材、調料、餐具、廚具及其他相關用品的采購活動。（三）基本原則1.質量第一原則：所采購的物品必須符合國家相關質量標準和酒店的使用要求，確保食品安全與品質。2.價格合理原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購渠道和談判技巧，爭取最優(yōu)惠的價格，降低采購成本。3.供應商選擇原則：優(yōu)先選擇信譽良好、資質齊全、供應能力穩(wěn)定的供應商，建立長期合作關系。4.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守職業(yè)道德，杜絕收受供應商賄賂等不正當行為，確保采購過程公正、透明。二、采購計劃與預算（一）采購計劃制定1.每日采購計劃后堂廚師長應根據當日菜品預訂情況、庫存狀況以及次日營業(yè)安排，于每日下班前制定次日的食材采購計劃。采購計劃應詳細列出所需食材的品種、規(guī)格、數量等信息。采購計劃需經后堂主管審核，確保計劃的合理性和準確性，避免食材積壓或缺貨現象。2.每周采購計劃結合酒店一周的營業(yè)預測，廚師長每周[X]日前制定下周的食材采購計劃。除了考慮日常菜品需求外，還應根據特殊活動、宴會預訂等情況，提前做好相應食材的儲備安排。每周采購計劃同樣要經過后堂主管和財務部門的審核，財務部門根據預算對采購金額進行把控，確保采購費用在預算范圍內。3.每月采購計劃每月末，廚師長根據酒店下個月的經營計劃和菜品調整方向，制定月度采購計劃。月度采購計劃應涵蓋食材、調料、餐具、廚具等各類采購項目，并對采購數量和時間進行初步規(guī)劃。月度采購計劃經后堂主管、財務總監(jiān)審核后，報總經理批準執(zhí)行。（二）采購預算編制1.預算編制依據采購預算應根據酒店的經營目標、歷史采購數據、市場價格波動趨勢以及各類物品的消耗定額等因素進行編制。財務部門負責收集、分析相關數據，結合酒店的財務狀況和資金安排，制定合理的采購預算方案。2.預算審批流程采購預算初稿由財務部門編制完成后，提交給后堂主管、財務總監(jiān)進行審核。審核重點包括預算的合理性、準確性以及與酒店經營計劃的匹配度。經審核后的采購預算報總經理審批?？偨浝砀鶕频暾w經營策略和財務狀況，對預算進行最終調整和批準。三、供應商管理（一）供應商篩選1.供應商資質要求食材供應商應具備有效的營業(yè)執(zhí)照、食品經營許可證、生產許可證等相關資質證書，確保所供應的食材來源合法、安全可靠。餐具、廚具供應商應具備相應的生產資質或經營許可，產品質量符合國家相關標準。2.供應商考察評估采購部門定期對潛在供應商進行實地考察，考察內容包括供應商的生產環(huán)境、加工工藝、質量控制體系、物流配送能力、售后服務等方面。根據考察結果，對供應商進行綜合評估打分，評估指標可包括產品質量、價格水平、交貨期、信譽度等。得分在[X]分以上的供應商方可進入酒店合格供應商名錄。（二）供應商名錄建立與維護1.名錄建立采購部門將經過篩選和評估合格的供應商信息進行整理，建立酒店合格供應商名錄。名錄內容應包括供應商名稱、聯系方式、經營范圍、資質證書編號、評估得分等詳細信息。合格供應商名錄應定期更新，確保名錄中的供應商信息準確無誤。2.名錄維護采購部門定期對供應商進行跟蹤評估，對于出現產品質量問題、交貨延遲、服務態(tài)度不佳等情況的供應商，及時進行警告并記錄在案。若供應商的問題較為嚴重，經評估后不符合合作要求的，采購部門應將其從合格供應商名錄中剔除，并停止與其合作。（三）供應商合作管理1.采購合同簽訂與確定合作的供應商簽訂采購合同，合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品的品種、規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經采購部門、法務部門審核后，報總經理批準生效。2.采購訂單下達根據采購計劃，采購人員向供應商下達采購訂單。采購訂單應詳細注明所需物品的信息、交貨時間、交貨地點等要求。采購訂單下達后，采購人員應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。3.供應商績效評估采購部門每月對供應商的績效進行評估，評估指標包括交貨準時率、產品合格率、價格合理性、售后服務質量等。根據績效評估結果，對表現優(yōu)秀的供應商給予適當的獎勵，如增加采購量、延長合作期限等；對表現不佳的供應商進行警告、限期整改，若整改后仍不符合要求的，終止合作。四、采購流程（一）采購申請1.部門申請后堂各崗位如需采購物品，應填寫采購申請表。采購申請表應注明采購物品的名稱、規(guī)格、數量、申請原因、預計到貨時間等信息。采購申請表經部門負責人簽字審核后，提交給采購部門。2.緊急采購申請對于因特殊情況急需采購的物品，由使用部門填寫緊急采購申請表，并詳細說明緊急原因。緊急采購申請表經后堂主管、財務總監(jiān)簽字批準后，采購部門應優(yōu)先安排采購，確保物品及時供應。（二）采購審批1.常規(guī)采購審批采購部門收到采購申請表后，根據采購金額大小進行分級審批。采購金額在[X]元以下的，由采購部門負責人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，經采購部門負責人審核后，報后堂主管審批；采購金額超過[X]元的，需經后堂主管、財務總監(jiān)審核，總經理批準。2.預算外采購審批對于超出采購預算的采購申請，采購部門應詳細說明超預算原因，并附上相關的分析報告。預算外采購申請經采購部門負責人、財務總監(jiān)審核后，報總經理審批?？偨浝砀鶕频陮嶋H情況，決定是否批準該采購申請。（三）采購實施1.供應商選擇與詢價根據采購物品的要求和供應商名錄，采購人員選擇合適的供應商進行詢價。詢價時應至少向三家供應商發(fā)出詢價函，要求供應商提供產品報價、規(guī)格、質量標準、交貨期等信息。采購人員對各供應商的報價進行比較分析，綜合考慮產品質量、價格、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應商。2.采購合同簽訂與執(zhí)行確定供應商后，采購人員按照采購審批流程簽訂采購合同。采購合同簽訂后，采購人員應及時跟進合同執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。在合同執(zhí)行過程中，如遇供應商交貨延遲、產品質量問題等情況，采購人員應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取相應的解決措施，并做好記錄。（四）驗收入庫1.驗收標準采購物品到貨后，由后堂驗收人員按照合同約定的質量標準進行驗收。食材的驗收應檢查其新鮮度、品質、規(guī)格、數量等是否符合要求；餐具、廚具的驗收應檢查其外觀、質量、規(guī)格等是否符合標準。驗收人員應嚴格按照驗收標準進行驗收，確保所采購物品質量合格。對于驗收不合格的物品，應及時與供應商聯系，要求其換貨或退貨處理。2.入庫手續(xù)辦理驗收合格的物品，驗收人員應填寫入庫單。入庫單應注明物品的名稱、規(guī)格、數量、供應商名稱、入庫日期等信息。入庫單經驗收人員、倉庫管理人員簽字確認后，一聯交倉庫管理人員作為入庫憑證，一聯交采購部門作為付款依據，一聯交財務部門進行賬務處理。五、采購價格管理（一）價格調研1.定期市場調研采購部門定期對市場上的食材、調料、餐具、廚具等物品價格進行調研，了解市場價格波動趨勢。調研方式可包括實地走訪市場、查閱行業(yè)資料、咨詢供應商等。采購人員應收集不同供應商的價格信息，并進行分析比較，為采購談判提供參考依據。2.價格信息收集與分析建立價格信息收集渠道，除了定期市場調研外，還應關注行業(yè)動態(tài)、供應商報價變化等信息。采購部門每月對收集到的價格信息進行整理分析，形成價格分析報告。報告內容應包括各類物品價格走勢、價格差異原因分析、價格調整建議等，為采購決策提供支持。（二）采購談判1.談判準備在進行采購談判前，采購人員應充分了解采購物品的市場價格、質量標準、供應商成本等信息，制定合理的談判策略。采購人員應明確談判的目標和底線，準備好相關的談判資料，如采購合同模板、價格比較清單等。2.談判過程采購人員與供應商進行談判時，應堅持公平、公正、公開的原則，以酒店利益為出發(fā)點，爭取最優(yōu)惠的價格和條款。在談判過程中，采購人員應靈活應對供應商的報價和要求，通過協(xié)商、妥協(xié)等方式達成雙方都能接受的合作方案。談判結束后，采購人員應及時整理談判記錄，形成談判報告，報采購部門負責人審核。（三）價格調整1.調整依據根據市場價格波動情況、原材料成本變化、供應商價格調整等因素，采購部門定期對采購價格進行評估。如市場價格上漲或原材料成本增加導致原采購價格無法滿足成本控制要求時，采購人員應及時與供應商協(xié)商調整價格。2.調整流程采購人員提出價格調整申請，詳細說明價格調整的原因、調整幅度以及對酒店成本的影響。價格調整申請經采購部門負責人審核后，報后堂主管、財務總監(jiān)審批。審批通過后，采購人員與供應商簽訂價格調整協(xié)議，并按照新的價格執(zhí)行采購。六、采購風險管理（一）質量風險1.風險識別采購過程中可能存在因供應商產品質量問題導致酒店食品安全事故、影響菜品質量等風險。質量風險的識別可通過對供應商的歷史質量數據、近期市場反饋、質量投訴等信息進行分析評估。2.風險應對措施加強對供應商的質量管控，要求供應商提供產品質量檢驗報告，定期對供應商產品進行抽檢。與供應商簽訂質量保證協(xié)議，明確質量責任和賠償方式。如發(fā)現供應商產品質量問題，及時要求其整改或換貨，情節(jié)嚴重的終止合作。（二）供應風險1.風險識別供應商可能因各種原因出現交貨延遲、中斷供應等情況，影響酒店正常經營。供應風險的識別可通過關注供應商的經營狀況、生產能力、物流運輸情況等信息，以及歷史供應記錄進行評估。2.風險應對措施建立多家供應商備選機制，避免過度依賴單一供應商。定期與供應商溝通，了解其生產經營情況，提前做好應對供應風險的準備。對于重要物品的采購，與供應商協(xié)商簽訂備用供應協(xié)議，確保在緊急情況下能夠及時獲得替代供應。（三）價格風險1.風險識別市場價格波動可能導致采購成本增加，影響酒店經濟效益。價格風險的識別可通過對市場價格走勢的分析、供應商價格調整情況等進行評估。2.風險應對措施加強價格調研和分析，及時掌握市場價格動態(tài)，合理制定采購價格策略。與供應商簽訂價格調整條款，根據市場價格變化適時調整采購價格。通過套期保值、簽訂長期合同等方式，鎖定采購價格，降低價格波動風險。七、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.采購部門自查采購部門定期對采購工作進行自查，檢查采購流程是否規(guī)范執(zhí)行、采購合同是否有效履行、采購價格是否合理等。自查結果應形成報告，及時發(fā)現問題并采取整改措施，不斷完善采購工作。2.財務部門監(jiān)督財務部門對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，審核采購發(fā)票、付款憑證等財務資料的真實性、合法性、完整性。財務部門定期對采購成本進行分析，檢查采購預算執(zhí)行情況，確保采購費用控制在預算范圍內。（二）審計監(jiān)督1.定期審計酒店內部審計部門定期對采購業(yè)務進行審計，審查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購績效等方面。審計部門應出具審計報告，針對審計發(fā)現的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。2.專項審計根據酒店經營管理需要，對重大采購項目、采購金額較大的業(yè)務等進行專項審計。專項審計應深入調查采購項目的全過程，確保采購活動合法、合規(guī)、高效。八、采購人員管理（一）崗位職責1.采購主管負責制定采購部門工作計劃和管理制度，并組織實施。審核采購申請，合理安排采購任務，確保采購工作順利進行。管理采購團隊，定期對采購人員進行培訓和考核，提高團隊整體業(yè)務水平。拓展供應商資源，建立和維護良好的供應商合作關系。參與采購談判，監(jiān)督采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的問題。2.采購專員根據采購計劃和審批要求，負責具體的采購工作，包括供應商詢價、比價、議價，采購合同簽訂與執(zhí)行等。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保物品按時、按質、按量到貨。收集、整理采購相關信息，建立采購檔案，為采購決策提供支持。協(xié)助采購主管做好供應商管理和采購績效評估工作。（二）行為規(guī)范1.廉潔自律采購人員應嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，不得收受供應商賄賂、回扣、禮品等不正當利益。嚴禁采購人員與供應商串通謀取私利，損害酒店利益。如有違反，將依法依規(guī)追究其責任。2.職業(yè)道德采購人員應具備良好的職業(yè)道德，誠實守信、敬業(yè)負責。在采購工作中，要嚴格遵守采購制度和流程，確保采購活動公正、透明。尊重供應商，保持良好的溝通合作關系，不得故意刁難供應商。（三）培訓與考核1.培訓計劃采購部門應制定年度培訓計劃，定期組織采購人員參加業(yè)務培訓。培訓內容包括采購業(yè)務知