項目合同交底管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目合同管理，規(guī)范項目合同交底工作流程，確保項目團隊成員全面了解合同要求，明確工作責任，有效履行合同義務(wù)，保障項目順利實施，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的各類項目合同，包括但不限于工程建設(shè)合同、采購合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.全面準確原則：合同交底應(yīng)涵蓋合同的全部條款，確保接收人準確理解合同內(nèi)容。2.及時有效原則：在合同簽訂后，應(yīng)及時進行交底，保證項目團隊成員能盡早依據(jù)合同要求開展工作。3.責任明確原則：明確各部門和人員在項目合同執(zhí)行中的責任和義務(wù)，避免職責不清導(dǎo)致的工作失誤。二、職責分工（一）合同管理部門1.負責組織合同交底工作，制定交底計劃并確保其有效實施。2.匯總、整理合同文件，形成清晰、完整的合同交底資料。3.對合同交底過程進行監(jiān)督和指導(dǎo)，解答交底過程中出現(xiàn)的疑問。（二）項目負責人1.參與合同交底會議，向項目團隊成員傳達合同主要內(nèi)容和要求。2.根據(jù)合同交底內(nèi)容，制定項目實施計劃和具體工作安排。3.協(xié)調(diào)項目團隊成員之間的工作，確保合同執(zhí)行過程中的各項任務(wù)得到有效落實。（三）項目團隊成員1.參加合同交底會議，認真聽取交底內(nèi)容，做好記錄。2.明確自己在項目合同執(zhí)行中的工作任務(wù)、質(zhì)量標準和時間要求。3.按照合同要求和項目負責人的安排，積極履行工作職責，及時反饋工作中遇到的問題。三、合同交底內(nèi)容（一）合同基本信息1.合同名稱、編號、簽訂日期、簽訂雙方等。2.合同的主要標的，如工程項目的具體內(nèi)容、采購物資的規(guī)格型號、服務(wù)的范圍和要求等。（二）合同主要條款1.價格條款合同總價、單價及價格組成明細。價格調(diào)整的條件和方式。2.付款方式付款節(jié)點、付款比例及支付期限。支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等）。3.質(zhì)量條款質(zhì)量標準和驗收規(guī)范。質(zhì)量保證期及售后服務(wù)要求。4.工期條款項目開工日期、竣工日期及總工期要求。工期延誤和提前的責任界定及處理方式。5.雙方權(quán)利義務(wù)甲方（業(yè)主方）的權(quán)利和義務(wù)，如提供的條件、審批流程等。乙方（我方）的權(quán)利和義務(wù)，如工作范圍、資源配備要求等。6.違約責任雙方違約的情形及相應(yīng)的違約責任承擔方式。違約金的具體金額或計算方法。7.爭議解決條款爭議解決的方式（如協(xié)商、仲裁、訴訟等）。適用的法律和仲裁機構(gòu)或法院。（三）合同風(fēng)險提示1.分析合同執(zhí)行過程中可能面臨的風(fēng)險，如市場價格波動風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、工期風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，提出相應(yīng)的應(yīng)對措施和建議。（四）其他重要事項1.合同的特殊要求和注意事項，如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等。2.與合同相關(guān)的其他文件，如附件、補充協(xié)議等的內(nèi)容說明。四、合同交底流程（一）交底準備1.合同管理部門在合同簽訂后，及時收集、整理合同文件，包括合同正本、副本、附件等，并進行編號和歸檔。2.對合同內(nèi)容進行詳細分析，提取關(guān)鍵信息，形成合同交底資料，如合同條款摘要、風(fēng)險評估報告等。3.根據(jù)項目特點和團隊成員構(gòu)成，確定合同交底的時間、地點和參與人員。（二）交底會議1.合同管理部門組織召開合同交底會議，由項目負責人主持。2.合同管理部門人員向參會人員介紹合同基本信息、主要條款和風(fēng)險提示等內(nèi)容，并進行詳細講解。3.項目負責人結(jié)合項目實際情況，對合同執(zhí)行中的重點和難點問題進行強調(diào)和說明，明確各部門和人員的工作任務(wù)和責任。4.參會人員就合同內(nèi)容提出疑問和建議，由合同管理部門和項目負責人進行解答和記錄。（三）交底記錄1.安排專人負責會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、合同交底內(nèi)容、討論要點及決議等。2.會議記錄應(yīng)形成書面文件，經(jīng)參會人員簽字確認后存檔。（四）資料發(fā)放1.合同管理部門將合同交底資料發(fā)放給項目團隊成員，確保每人一份。2.資料發(fā)放應(yīng)進行登記，記錄發(fā)放時間、發(fā)放對象、資料名稱等信息。（五）培訓(xùn)與溝通1.根據(jù)需要，對項目團隊成員進行合同相關(guān)知識的培訓(xùn)，特別是針對合同中的重點和難點條款，確保其理解和掌握。2.在合同執(zhí)行過程中，合同管理部門和項目負責人應(yīng)保持與項目團隊成員的溝通，及時解答他們在工作中遇到的合同問題。五、合同執(zhí)行跟蹤與監(jiān)督（一）建立跟蹤機制1.項目負責人負責對項目合同執(zhí)行情況進行跟蹤，定期檢查項目進展是否符合合同要求。2.建立合同執(zhí)行臺賬，詳細記錄合同執(zhí)行過程中的各項工作，包括工作任務(wù)完成情況、質(zhì)量檢驗結(jié)果、付款情況等。（二）定期檢查1.合同管理部門定期對項目合同執(zhí)行情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括合同條款的履行情況、工作進度、質(zhì)量控制、成本支出等。2.檢查方式可采用現(xiàn)場檢查、資料審查、會議匯報等多種形式。（三）問題反饋與處理1.在合同執(zhí)行跟蹤與檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，項目團隊成員應(yīng)及時向項目負責人反饋。2.項目負責人對反饋的問題進行分析和評估，制定相應(yīng)的處理措施，并跟蹤處理結(jié)果。3.對于涉及合同變更或重大問題，應(yīng)及時報告合同管理部門，由合同管理部門會同相關(guān)部門進行研究和處理。六、合同變更管理（一）變更申請1.當項目實施過程中需要對合同進行變更時，由項目負責人或相關(guān)部門提出變更申請。2.變更申請應(yīng)詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同條款的影響及預(yù)計的費用和工期變化等。（二）變更評估1.合同管理部門收到變更申請后，組織相關(guān)部門對變更事項進行評估。2.評估內(nèi)容包括變更的必要性、可行性、對合同雙方權(quán)利義務(wù)的影響、對項目成本和工期的影響等。3.根據(jù)評估結(jié)果，形成變更評估報告，提出是否同意變更的建議。（三）變更審批1.變更評估報告經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，如同意變更，由合同管理部門負責與合同對方協(xié)商，簽訂變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、費用調(diào)整和工期變化等條款。（四）變更交底1.合同管理部門對變更協(xié)議進行交底，確保項目團隊成員了解變更后的合同要求。2.變更交底的流程與合同交底流程相同，應(yīng)重點強調(diào)變更部分的內(nèi)容和對工作的影響。七、合同文檔管理（一）合同文件歸檔1.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時將合同文件進行歸檔，包括合同正本、副本、附件、變更協(xié)議、交底資料、會議記錄等。2.歸檔文件應(yīng)按照類別和時間順序進行整理，建立清晰的檔案目錄，便于查詢和使用。（二）文檔保管1.合同文檔應(yīng)妥善保管，確保文件的完整性和安全性。2.選擇合適的保管場所，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲等設(shè)施。（三）文檔查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同文檔時，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到合同管理部門查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀合同文件。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)合同管理部門同意，并登記復(fù)印內(nèi)容和用途。（四）文檔銷毀1.合同文檔超過保管期限或已無保存價值時，由合同管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。2.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、文件名稱、數(shù)量等信息。八、考核與獎懲（一）考核指標1.合同交底的及時性和準確性，是否在規(guī)定時間內(nèi)完成交底，交底內(nèi)容是否完整、準確。2.合同執(zhí)行情況，包括工作進度、質(zhì)量控制、成本管理等方面是否符合合同要求。3.合同變更管理，是否按照規(guī)定流程進行變更申請、評估、審批和交底。4.合同文檔管理，合同文件的歸檔、保管、查閱和銷毀等工作是否規(guī)范。（二）考核方式1.定期考核與不定期抽查相結(jié)合，合同管理部門負責對項目合同執(zhí)行情況進行定期考核，每季度或每半年進行一次全面考核。2.同時，合同管理部門可根據(jù)工作需要，對項目合同執(zhí)行情況進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（三）獎懲措施1.對于在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎