酒店疫情會議管理制度?一、總則1.目的為有效應對疫情期間的特殊情況，規(guī)范酒店各類會議的組織與管理，確保會議安全、有序、高效進行，保障參會人員的健康與安全，同時保證酒店運營的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有部門組織召開的各類會議，包括但不限于部門例會、業(yè)務(wù)研討會、培訓會議、跨部門協(xié)調(diào)會等。3.基本原則健康安全優(yōu)先：將參會人員的健康安全放在首位，嚴格遵守疫情防控相關(guān)規(guī)定，采取必要的防控措施，降低疫情傳播風險。靈活高效并重：在確保疫情防控要求落實的前提下，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，靈活調(diào)整會議形式和組織方式，提高會議效率。規(guī)范有序管理：明確會議組織、參與各方的職責和流程，加強會議全過程的管理和監(jiān)督，確保會議規(guī)范有序進行。二、會議前管理1.會議計劃與審批各部門應提前制定會議計劃，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等信息。對于涉及多個部門或重要事項的會議，需提前提交書面申請，經(jīng)分管領(lǐng)導審批后實施。會議計劃應充分考慮疫情防控要求，合理安排會議規(guī)模和時間，盡量減少人員聚集。如非必要，可采用線上會議形式召開。2.參會人員管理人員篩選：根據(jù)會議需求，嚴格篩選參會人員，避免無關(guān)人員參會。對于近期有發(fā)熱、咳嗽等癥狀或有疫情中高風險地區(qū)旅居史的人員，不得參加現(xiàn)場會議。信息通知：通過郵件、短信、微信等方式提前向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議的疫情防控要求，如佩戴口罩、測量體溫、出示健康碼等。同時，提醒參會人員提前做好個人防護準備。3.會議場地安排場地選擇：優(yōu)先選擇通風良好、空間較大的會議室作為會議場地。如在室內(nèi)會議室召開會議，應提前做好通風換氣工作，保持空氣流通。座位布置：合理安排會議座位，保持參會人員之間的安全距離。建議座位間隔不小于1米，避免人員過于密集。防控設(shè)施配備：在會議場地入口處設(shè)置體溫檢測點，配備體溫檢測設(shè)備；放置免洗洗手液、消毒濕巾等防疫物資，供參會人員使用；在會議室顯著位置張貼疫情防控宣傳海報，提醒參會人員做好個人防護。4.會議資料準備盡量采用電子文檔形式準備會議資料，減少紙質(zhì)資料的使用。如確需提供紙質(zhì)資料，應提前對資料進行消毒處理，并在會議結(jié)束后及時回收和清理。在會議資料中加入疫情防控相關(guān)提示，提醒參會人員遵守會議期間的防控要求。三、會議期間管理1.體溫檢測與健康碼查驗參會人員在進入會議場地前，需在體溫檢測點接受體溫檢測。體溫正常（低于37.3℃）且健康碼為綠碼方可進入會議室。對于體溫異常或健康碼非綠碼的人員，禁止進入會議場地，并及時報告酒店疫情防控工作領(lǐng)導小組，按照相關(guān)規(guī)定進行處理。2.個人防護要求參會人員應全程佩戴口罩，保持良好的個人衛(wèi)生習慣，避免相互交談、握手等近距離接觸行為。會議期間，如出現(xiàn)發(fā)熱、咳嗽等不適癥狀，應立即報告會議組織者，并及時前往酒店指定的隔離觀察區(qū)域進行觀察，必要時聯(lián)系醫(yī)療機構(gòu)進行診治。3.會議組織與流程主持人引導：會議主持人應在會議開始前，再次強調(diào)會議期間的疫情防控要求，引導參會人員遵守相關(guān)規(guī)定。會議議程執(zhí)行：嚴格按照會議議程進行，合理控制會議時間，避免會議時間過長導致人員疲勞和聚集風險增加?；迎h(huán)節(jié)管理：對于會議中的互動環(huán)節(jié)，如討論、發(fā)言等，應有序進行，避免人員過于集中和混亂。鼓勵采用線上互動方式，減少現(xiàn)場近距離交流。4.通風與消毒會議期間，應保持會議室通風良好，定期開窗通風換氣。如使用空調(diào)系統(tǒng)，應確保空調(diào)運行正常，且新風系統(tǒng)正常工作，保證室內(nèi)空氣質(zhì)量。會議結(jié)束后，及時對會議場地進行全面消毒。重點對會議桌椅、門把手、話筒、投影儀等高頻接觸部位進行消毒，消毒時間不少于30分鐘。消毒完成后，關(guān)閉門窗，保持室內(nèi)空氣流通。四、會議后管理1.參會人員信息跟蹤會議結(jié)束后，對參會人員進行信息跟蹤，了解參會人員會后的健康狀況。如發(fā)現(xiàn)有人員出現(xiàn)發(fā)熱、咳嗽等癥狀或被確診為新冠肺炎病例，應及時報告酒店疫情防控工作領(lǐng)導小組，并配合相關(guān)部門做好流行病學調(diào)查和防控措施。2.會議資料回收與處理及時回收會議期間發(fā)放的紙質(zhì)資料，并進行消毒處理后妥善保管或銷毀。對于電子資料，應進行備份存儲，并做好保密工作。3.會議場地清理與消毒組織人員對會議場地進行全面清理，清理垃圾和雜物，保持場地整潔。然后按照會議期間的消毒要求，對會議場地再次進行消毒，確保場地安全衛(wèi)生。4.會議總結(jié)與評估會議組織者應及時對會議進行總結(jié)，評估會議效果和疫情防控措施的執(zhí)行情況。針對會議中發(fā)現(xiàn)的問題和不足之處，提出改進措施和建議，不斷完善會議管理制度和疫情防控工作。五、線上會議管理1.平臺選擇與準備根據(jù)會議需求和參會人員情況，選擇合適的線上會議平臺，如騰訊會議、釘釘會議等。提前測試平臺功能，確保會議期間網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定、音視頻清晰。會議組織者應提前在平臺上創(chuàng)建會議房間，設(shè)置會議密碼，并將會議鏈接或邀請碼發(fā)送給參會人員。同時，告知參會人員提前下載安裝相應的會議軟件，并熟悉操作流程。2.參會人員管理線上會議同樣需要對參會人員進行嚴格管理，提前確認參會人員名單，提醒參會人員按時參加會議。對于無法參加會議的人員，應提前說明情況。要求參會人員在會議期間保持良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和設(shè)備狀態(tài)，確保能夠正常參與會議。同時，提醒參會人員遵守線上會議紀律，保持視頻開啟，不得隨意離開會議畫面。3.會議組織與流程主持人引導：線上會議主持人應在會議開始前，通過文字或語音方式再次強調(diào)會議紀律和疫情防控要求，確保參會人員知曉并遵守。會議議程執(zhí)行：按照預定的會議議程進行線上會議，合理安排發(fā)言順序和時間。會議過程中，主持人應及時把控會議節(jié)奏，確保會議順利進行。互動環(huán)節(jié)管理：鼓勵參會人員通過線上平臺的互動功能進行發(fā)言和討論，但要避免出現(xiàn)刷屏、惡意攻擊等不良行為。對于重要的互動內(nèi)容，主持人應及時進行整理和記錄。4.會議記錄與存檔安排專人負責線上會議的記錄工作，通過文字記錄、截圖、錄制會議視頻等方式，全面記錄會議內(nèi)容。會議記錄應包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、決議事項等信息。會議結(jié)束后，及時對會議記錄進行整理和存檔，形成電子文檔或紙質(zhì)文檔。電子文檔應妥善保存，便于日后查閱和追溯。六、特殊情況處理1.參會人員出現(xiàn)異常情況在會議期間，如發(fā)現(xiàn)參會人員出現(xiàn)發(fā)熱、咳嗽等疑似新冠肺炎癥狀，會議組織者應立即組織會議暫停，并安排專人將異常人員引導至酒店指定的隔離觀察區(qū)域進行隔離。及時報告酒店疫情防控工作領(lǐng)導小組，聯(lián)系當?shù)蒯t(yī)療機構(gòu)進行診治。同時，對與異常人員有密切接觸的其他參會人員進行登記，并按照疫情防控要求進行相應的隔離觀察和核酸檢測。2.疫情防控政策調(diào)整如遇疫情防控政策調(diào)整，導致酒店會議管理要求發(fā)生變化，酒店應及時組織相關(guān)部門和人員進行學習和培訓，確保新的防控政策得到有效落實。根據(jù)新政策要求，對會議管理制度進行相應的修訂和完善，并及時通知各部門和參會人員，確保會議組織和管理工作符合最新的疫情防控標準。3.會議期間突發(fā)疫情若會議期間酒店所在地區(qū)出現(xiàn)突發(fā)疫情，會議組織者應立即停止會議，組織參會人員按照酒店應急預案進行疏散和安置。配合當?shù)卣鸵咔榉揽夭块T做好相關(guān)防控工作，提供必要的信息和協(xié)助。對會議場地進行全面消毒和封閉管理，等待疫情防控部門的進一步指示。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制酒店成立疫情防控監(jiān)督小組，定期對會議組織和管理情況進行檢查和監(jiān)督。重點檢查會議疫情防控措施的落實情況、參會人員個人防護情況、會議場地通風消毒情況等。設(shè)立舉報郵箱和電話，接受員工和參會人員對違反會議疫情防控規(guī)定行為的舉報。對于舉報信息，及時進行核實和處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報人。2.考核措施將會議疫情防控工作納入部門和個人的績效考核體系，對在會議組織和管理中嚴格遵守疫情防控規(guī)定、表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎