運行記錄資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司運行記錄資料的管理，確保運行記錄資料的真實、完整、有效，便于查閱、分析和利用，為公司的決策、運營和管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所有涉及運行記錄資料產(chǎn)生、收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)的相關(guān)人員。（三）定義1.運行記錄資料：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動等過程中形成的，反映各項工作運行情況的各種記錄、報表、文件、數(shù)據(jù)、圖表、音像資料等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的運行記錄資料，按照一定的方法和程序進行分類、整理、編目，移交檔案部門或指定專人保管的過程。二、職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負責(zé)制定和完善運行記錄資料管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)各部門做好運行記錄資料的收集、整理、歸檔工作，提供檔案管理方面的培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。3.集中保管公司重要的運行記錄資料，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)，確保檔案的安全和完整，便于查閱和利用。4.定期對運行記錄資料進行清理和鑒定，按照規(guī)定程序做好檔案的銷毀工作。（二）各部門1.負責(zé)本部門運行記錄資料的產(chǎn)生、收集、整理和初步保管工作，確保資料的真實、準(zhǔn)確、完整。2.明確專人負責(zé)運行記錄資料管理工作，按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的資料移交歸檔。3.在工作中嚴(yán)格執(zhí)行運行記錄資料管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失運行記錄資料。4.根據(jù)工作需要，及時查閱和利用本部門及相關(guān)部門的運行記錄資料。三、運行記錄資料的收集（一）收集范圍1.生產(chǎn)運行記錄：包括生產(chǎn)過程中的各項參數(shù)記錄、設(shè)備運行記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗記錄、生產(chǎn)調(diào)度記錄等。2.經(jīng)營管理記錄：如銷售記錄、采購記錄、庫存記錄、財務(wù)報表、合同文件、客戶信息等。3.行政管理記錄：涵蓋會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、考勤記錄、文件收發(fā)記錄、印章使用記錄等。4.技術(shù)研發(fā)記錄：包括研發(fā)項目文檔、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)方案、專利申請資料等。5.質(zhì)量體系運行記錄：如質(zhì)量管理文件、內(nèi)部審核記錄、管理評審記錄、糾正預(yù)防措施記錄等。（二）收集要求1.及時性：各部門應(yīng)在運行記錄資料產(chǎn)生后及時收集，確保資料的時效性。2.完整性：收集的運行記錄資料應(yīng)全面、完整，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性：記錄內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)填寫規(guī)范，不得隨意涂改。4.清晰性：記錄字跡應(yīng)清晰，圖表應(yīng)整潔，便于查閱和識別。（三）收集方式1.日常工作中，各崗位人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，及時填寫各類運行記錄表格，并定期交至部門負責(zé)人處。2.部門負責(zé)人應(yīng)定期對本部門的運行記錄資料進行匯總和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)人員補充或修正。3.對于一些臨時性或突發(fā)性事件產(chǎn)生的運行記錄資料，相關(guān)部門應(yīng)及時安排專人進行收集和記錄，并確保資料的真實性和完整性。四、運行記錄資料的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于分類、編目和檢索。（二）整理方法1.分類：按照運行記錄資料的類別、來源、時間等因素進行分類。例如，可以分為生產(chǎn)類、經(jīng)營類、行政類、技術(shù)類、質(zhì)量類等大類，然后在大類下再細分若干小類。2.編號：為每一份運行記錄資料或每一組相關(guān)資料賦予唯一的編號，以便于識別和管理。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：編制運行記錄資料的目錄，包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對于紙張較多的運行記錄資料，應(yīng)進行裝訂，確保資料的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持資料的原有順序，不得隨意顛倒或遺漏。（三）整理流程1.各部門收集到運行記錄資料后，由專人進行初步整理，按照分類要求進行分類和排序。2.對整理好的資料進行編號和編目，填寫目錄清單。3.將整理好的運行記錄資料裝訂成冊（如需裝訂），并附上封面和目錄。4.部門負責(zé)人對整理后的運行記錄資料進行審核，確保資料整理符合要求。五、運行記錄資料的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度整理好的運行記錄資料移交檔案管理部門歸檔。2.對于一些重要的、時效性較強的運行記錄資料，應(yīng)在事件結(jié)束或相關(guān)工作完成后的規(guī)定時間內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的運行記錄資料應(yīng)整理規(guī)范、齊全完整、編目準(zhǔn)確。2.檔案管理部門應(yīng)對接收的運行記錄資料進行認真核對，確保資料符合歸檔要求。3.歸檔資料應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門保管，一份由相關(guān)部門留存?zhèn)洳椋ㄈ缬行枰?。（三）歸檔流程1.各部門填寫《運行記錄資料歸檔清單》，詳細列出移交資料的名稱、編號、數(shù)量等信息，并由部門負責(zé)人簽字確認。2.將整理好的運行記錄資料及《運行記錄資料歸檔清單》一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門接收資料后，對資料進行再次審核和整理，按照檔案管理的要求進行上架存放，并在《運行記錄資料歸檔清單》上簽字確認。六、運行記錄資料的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，用于存放運行記錄資料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管期限1.運行記錄資料的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要性、性質(zhì)和法規(guī)要求等因素確定。一般分為短期、中期和長期保管。2.短期保管期限為15年，適用于一些臨時性、階段性的運行記錄資料，如短期的生產(chǎn)報表、臨時性會議紀(jì)要等。3.中期保管期限為510年，適用于一般性的運行記錄資料，如年度財務(wù)報表、常規(guī)的質(zhì)量檢驗記錄等。4.長期保管期限為10年以上，適用于重要的、具有長期參考價值的運行記錄資料，如公司的發(fā)展規(guī)劃、重大項目資料、核心技術(shù)文件等。（三）保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，詳細記錄檔案的出入庫時間、資料名稱、數(shù)量、借閱人等信息。2.定期對檔案庫房進行檢查和清理，確保檔案的存放環(huán)境良好，無損壞、丟失等情況。3.對電子運行記錄資料應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，提高其檔案保管意識和業(yè)務(wù)水平，確保檔案保管工作的規(guī)范和安全。七、運行記錄資料的查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱運行記錄資料的，應(yīng)填寫《運行記錄資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密或重要信息的運行記錄資料，查閱申請需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個人查閱公司運行記錄資料的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。（二）查閱程序1.查閱人填寫《運行記錄資料查閱申請表》，提交相關(guān)審批人審批。2.審批通過后，查閱人持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的運行記錄資料。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在《運行記錄資料查閱申請表》上注明歸還時間，并簽字確認。（三）查閱要求1.查閱人應(yīng)愛護運行記錄資料，不得在資料上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換頁面。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播運行記錄資料。3.查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對查閱過程中涉及的公司機密信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。八、運行記錄資料的銷毀（一）銷毀條件1.運行記錄資料保管期限已滿，且已失去保存價值的。2.因不可抗力等原因?qū)е沦Y料損壞、丟失，無法修復(fù)或補充的。3.經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)，確需銷毀的其他運行記錄資料。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的運行記錄資料進行清理和鑒定，提出銷毀意見，并填寫《運行記錄資料銷毀申請表》。2.《運行記錄資料銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。3.審批通過后，檔案管理部門指定專人負責(zé)銷毀工作，并在至少兩名監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行銷毀。4.銷毀過程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞酱_保資料徹底銷毀，如粉碎、焚燒等。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《運行記錄資料銷毀申請表》上簽字確認。5.檔案管理部門應(yīng)將《運行記錄資料銷毀申請表》及銷毀記錄進行歸檔保存，以備查考。（三）銷毀要求1.銷毀運行記錄資料應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進行，確保銷毀過程的合法性和嚴(yán)肅性。2.禁止將運行記錄資料出售或轉(zhuǎn)讓給無關(guān)單位或個人。3.對于涉及公司機密或重要信息的運行記錄資料，銷毀前應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門運行記錄資料的管理情況進行監(jiān)督檢查，包括資料的收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)。2.檢查方式可采用定期檢查、不定期抽查等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.將運行記錄資料管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關(guān)人員的工作進行量化考核。2.考核內(nèi)容包括運行記錄資料的完整性、準(zhǔn)確性、及時性，檔案管理工作的規(guī)范性，查閱利用服務(wù)質(zhì)量等方