行政用車報銷管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政用車管理，規(guī)范用車費用報銷流程，提高車輛使用效率，節(jié)約費用開支，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務(wù)使用公司行政車輛所產(chǎn)生的費用報銷。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保用車費用報銷合法合規(guī)。2.真實性原則：報銷憑證必須真實、有效，如實反映用車實際情況。3.合理性原則：根據(jù)工作實際需要合理安排車輛使用，避免不必要的開支。4.審批流程規(guī)范原則：明確各環(huán)節(jié)審批權(quán)限和流程，確保費用報銷準(zhǔn)確、及時。二、車輛使用管理（一）車輛調(diào)度1.設(shè)立專門的車輛調(diào)度崗位或由行政部門指定專人負責(zé)車輛調(diào)度工作。2.根據(jù)員工公務(wù)出行需求，結(jié)合車輛使用狀況，合理安排車輛調(diào)度。優(yōu)先保障重要公務(wù)、緊急任務(wù)用車。3.員工如需使用車輛，應(yīng)提前[x]小時向車輛調(diào)度人員提出申請，填寫《行政用車申請表》，注明用車時間、地點、事由等信息。4.車輛調(diào)度人員接到申請后，應(yīng)根據(jù)車輛狀況和工作安排，及時調(diào)配車輛，并回復(fù)申請人。如因特殊情況無法安排車輛，應(yīng)向申請人說明原因。（二）車輛使用登記1.駕駛員每次出車前，應(yīng)檢查車輛狀況，包括車輛外觀、內(nèi)飾、輪胎、剎車、油液等，確保車輛處于良好運行狀態(tài)，并填寫《車輛使用登記表》。2.在出車過程中，駕駛員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的路線行駛，不得擅自改變行程。如需臨時變更路線或目的地，應(yīng)及時向車輛調(diào)度人員報告并征得同意。3.車輛返回公司后，駕駛員應(yīng)再次檢查車輛，并將車輛停放至指定位置。同時，在《車輛使用登記表》上記錄實際行駛里程、用車結(jié)束時間等信息。（三）車輛維護與保養(yǎng)1.行政部門負責(zé)制定車輛維護保養(yǎng)計劃，定期對車輛進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好。2.駕駛員應(yīng)做好車輛日常維護工作，如清潔車輛、檢查車輛各項性能指標(biāo)等。發(fā)現(xiàn)車輛故障或異常情況時，應(yīng)及時報告行政部門，并送指定維修廠進行維修。3.維修廠應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)和良好的信譽，維修費用應(yīng)合理、透明。維修前，駕駛員應(yīng)填寫《車輛維修申請表》，注明維修項目、預(yù)計費用等，經(jīng)行政部門負責(zé)人審核批準(zhǔn)后進行維修。4.維修完成后，駕駛員應(yīng)檢查維修質(zhì)量，并在維修發(fā)票上簽字確認(rèn)。行政部門負責(zé)對維修費用進行審核報銷。三、用車費用報銷范圍及標(biāo)準(zhǔn)（一）燃油費1.燃油費根據(jù)車輛實際行駛里程和油耗標(biāo)準(zhǔn)進行報銷。油耗標(biāo)準(zhǔn)由行政部門根據(jù)車輛型號、使用情況等因素制定，并定期進行調(diào)整。2.駕駛員應(yīng)妥善保管加油發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明加油日期、加油站名稱、加油金額等信息。加油發(fā)票必須與《車輛使用登記表》上記錄的行駛里程相對應(yīng)。3.報銷燃油費時，應(yīng)提供正規(guī)的加油發(fā)票，發(fā)票抬頭應(yīng)為公司全稱。如因特殊情況無法取得正規(guī)發(fā)票，需提供其他有效證明材料，并經(jīng)行政部門負責(zé)人審批同意后方可報銷。（二）過路費、停車費1.過路費、停車費根據(jù)實際發(fā)生金額進行報銷。駕駛員應(yīng)保留好相關(guān)票據(jù)，票據(jù)上應(yīng)注明日期、地點、金額等信息。2.過路費、停車費報銷時，應(yīng)按照費用發(fā)生的時間順序粘貼在報銷單上，并注明對應(yīng)的出車任務(wù)。（三）車輛保險費車輛保險費由公司統(tǒng)一支付，不在員工個人報銷范圍內(nèi)。（四）車輛維修保養(yǎng)費1.車輛維修保養(yǎng)費按照本制度"車輛維護與保養(yǎng)"部分的規(guī)定進行報銷。報銷時應(yīng)提供維修發(fā)票、維修清單、《車輛維修申請表》等相關(guān)資料。2.維修費用應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，如因特殊情況超出預(yù)算，需經(jīng)行政部門負責(zé)人審核并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可報銷。（五）其他費用1.因公務(wù)用車產(chǎn)生的其他合理費用，如洗車費、車輛年審費等，按照實際發(fā)生金額進行報銷。報銷時應(yīng)提供相應(yīng)的發(fā)票和證明材料。2.費用報銷標(biāo)準(zhǔn)如有調(diào)整，以公司最新規(guī)定為準(zhǔn)。四、報銷流程（一）報銷申請1.駕駛員在完成出車任務(wù)后，應(yīng)及時整理用車費用票據(jù)，并填寫《行政用車費用報銷單》。報銷單應(yīng)詳細注明出車日期、地點、事由、費用明細等信息。2.將《行政用車費用報銷單》及相關(guān)票據(jù)一并提交給車輛調(diào)度人員進行初審。車輛調(diào)度人員應(yīng)核實用車申請、車輛使用登記等情況，確保費用報銷的真實性和合理性。（二）部門審核1.車輛調(diào)度人員初審?fù)ㄟ^后，將報銷材料提交給駕駛員所在部門負責(zé)人進行審核。部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對用車費用的必要性和合理性進行審核，并簽署審核意見。2.如部門負責(zé)人認(rèn)為費用報銷存在疑問或不合理之處，應(yīng)及時與駕駛員溝通核實，并要求其做出解釋或補充相關(guān)證明材料。（三）財務(wù)審核1.部門審核通過后，報銷材料流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)人員應(yīng)按照公司財務(wù)制度和本制度的規(guī)定，對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核。2.財務(wù)審核主要包括以下內(nèi)容：發(fā)票是否正規(guī)，發(fā)票內(nèi)容是否與報銷事項相符。費用明細是否清晰，計算是否準(zhǔn)確。報銷金額是否符合規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。審批流程是否完整，簽字是否齊全。3.如財務(wù)審核發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知報銷人進行更正或補充材料。報銷人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成整改，并重新提交審核。（四）領(lǐng)導(dǎo)審批1.財務(wù)審核通過后，報銷材料提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司費用控制情況和用車實際情況，對報銷金額進行最終審批。2.對于金額較大的用車費用報銷，公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)需要進行專項審批。（五）報銷支付1.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后的報銷申請，由財務(wù)部門按照公司財務(wù)流程進行報銷支付。報銷款項將直接支付至報銷人指定的銀行賬戶。2.如報銷人對報銷支付結(jié)果有疑問，可在規(guī)定時間內(nèi)與財務(wù)部門溝通查詢。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對行政用車費用報銷情況進行審計檢查，重點審查報銷憑證的真實性、合法性、費用報銷標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況以及審批流程的合規(guī)性等。（二）日常監(jiān)督管理1.行政部門負責(zé)對車輛使用情況進行日常監(jiān)督管理，定期檢查車輛調(diào)度記錄、車輛使用登記表等，確保車輛使用規(guī)范、費用報銷合理。2.如發(fā)現(xiàn)駕駛員或其他相關(guān)人員存在違規(guī)用車、虛報費用等行為，行政部門應(yīng)及時進行調(diào)查處理，并按照公司規(guī)定給予相應(yīng)的處罰。（三）投訴舉報機制1.設(shè)立投訴舉報渠道，接受公司員工對行政用車費用報銷問題的投訴舉報。投訴舉報渠道包括但不限于電話、郵箱、意見箱等。2.對于收到的投訴舉報信息，行政部門應(yīng)及時進行核實處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報人。如經(jīng)查實存在違規(guī)行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用公司車輛的。2.虛報、多報用車費用的。3.擅自改變用車路線或目的地，造成不必要費用增加的。4.因保管不善導(dǎo)致車輛損壞或丟失，給公司造成經(jīng)濟損失的。5.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責(zé)令其退還違規(guī)報銷的費用。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，除責(zé)令退還違規(guī)費用外，還將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，如扣發(fā)績效獎金、工資等。3.對于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將依法追究其賠償責(zé)任。4.如違規(guī)行為