項目檔案同步管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目檔案管理，確保項目檔案與項目進度同步，實現項目檔案的完整性、準確性和系統性，為公司項目的順利開展、驗收、維護以及后續(xù)決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有項目，包括但不限于新產品研發(fā)項目、工程項目、市場推廣項目、信息化建設項目等。（三）基本原則1.同步性原則項目檔案管理工作應與項目進展同步進行，確保在項目各個階段產生的文件資料及時收集、整理、歸檔。2.真實性原則項目檔案應如實反映項目實際情況，文件資料必須真實可靠，嚴禁偽造、篡改。3.完整性原則涵蓋項目從策劃、實施到驗收全過程的各類文件資料，保證檔案的全面性和完整性。4.規(guī)范性原則檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作應遵循統一的規(guī)范和標準，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。5.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的項目檔案，應嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。二、項目檔案管理職責分工（一）項目負責人1.負責組織項目團隊按照檔案管理要求及時收集、整理項目過程中產生的各類文件資料。2.對項目檔案的完整性、準確性和及時性負責，定期檢查項目檔案的整理情況，確保項目檔案與項目進展同步。3.在項目結束后，負責將整理好的項目檔案提交給項目檔案管理部門。（二）項目檔案管理部門1.制定和完善項目檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.負責對項目檔案管理工作進行指導和培訓，提高項目團隊成員的檔案管理意識和技能。3.集中統一管理公司項目檔案，對接收的項目檔案進行審核、整理、分類、編號、裝訂、存儲等工作。4.建立項目檔案檢索系統，方便檔案的查詢和利用。5.定期對項目檔案進行檢查、鑒定和統計，確保檔案的質量和安全。（三）項目團隊成員1.在項目實施過程中，按照檔案管理要求及時將各自工作中產生的文件資料移交項目負責人。2.配合項目負責人和項目檔案管理部門做好項目檔案的整理和歸檔工作。三、項目檔案同步管理流程（一）項目啟動階段1.項目負責人在項目啟動后，及時與項目檔案管理部門溝通，獲取項目檔案管理所需的文件模板、清單等資料。2.根據項目特點和檔案管理要求，制定項目檔案收集計劃，明確項目各階段應收集的文件資料范圍、責任人及時間節(jié)點。3.組織項目團隊成員學習項目檔案管理相關規(guī)定，明確各自在檔案管理工作中的職責。（二）項目實施階段1.文件資料收集項目團隊成員按照項目檔案收集計劃，及時將各自工作中產生的文件資料，如項目策劃書、會議紀要、合同協議、技術文檔、測試報告、工作記錄等，提交給項目負責人。項目負責人對收集到的文件資料進行初步審核，確保文件的完整性和準確性，對于不符合要求的文件，及時返回相關責任人進行補充或修改。2.文件資料整理項目負責人定期（建議每周）對收集到的文件資料進行整理，按照檔案分類標準進行分類。對每份文件資料進行編號，編號應具有唯一性，便于識別和查詢。編號規(guī)則可根據公司實際情況制定，例如采用項目名稱縮寫+年份+順序號的形式。編寫文件資料的目錄，目錄應包含文件編號、文件名稱、日期、來源等信息，確保目錄與文件內容一一對應。3.文件資料審核項目負責人整理好的項目檔案提交給項目檔案管理部門進行審核。項目檔案管理部門按照檔案管理規(guī)范對項目檔案進行審核，重點檢查文件資料的完整性、準確性、規(guī)范性以及與項目實際情況的相符性。對于審核中發(fā)現的問題，及時反饋給項目負責人，要求其進行整改。（三）項目驗收階段1.在項目驗收前，項目負責人確保項目檔案已按照要求整理齊全、規(guī)范，并提交給項目檔案管理部門進行最終審核。2.項目檔案管理部門對審核通過的項目檔案進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于查閱和保管。3.將裝訂好的項目檔案移交給項目驗收小組，作為項目驗收的必備資料之一。項目驗收小組在驗收過程中，應檢查項目檔案是否完整、準確，與項目實際情況是否相符。如發(fā)現檔案問題，應及時要求整改，直至驗收通過。（四）項目結束階段1.項目結束后，項目負責人將項目檔案的電子版本和紙質版本一并提交給項目檔案管理部門進行歸檔保存。2.項目檔案管理部門對歸檔的項目檔案進行分類存放，建立項目檔案臺賬，記錄項目檔案的名稱、編號、歸檔時間、保管期限等信息。3.根據公司檔案保管期限規(guī)定，確定項目檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（如3年、5年、10年等）。對于超過保管期限的項目檔案，按照公司檔案銷毀制度進行鑒定和銷毀。四、項目檔案分類與編號（一）分類標準1.項目前期文件包括項目立項申請、可行性研究報告、項目批復文件等。2.項目策劃文件如項目策劃書、項目實施方案、項目進度計劃等。3.項目合同文件涵蓋項目相關的各類合同、協議，如采購合同、服務合同、合作協議等。4.項目技術文件包含項目涉及的技術資料、設計圖紙、技術規(guī)范、測試報告、技術總結等。5.項目會議文件會議紀要、會議通知、會議記錄等。6.項目往來文件與項目相關的函件、郵件、傳真等。7.項目財務文件項目預算、決算報告、費用報銷憑證、財務報表等。8.項目驗收文件項目驗收申請、驗收報告、驗收證書等。9.其他文件不屬于以上分類的其他與項目有關的文件資料。（二）編號規(guī)則1.項目檔案編號采用層次編碼法，由項目編號、分類代碼、順序號組成。2.項目編號以項目名稱的英文縮寫或關鍵字符表示，如"新產品研發(fā)項目XPC"。3.分類代碼根據上述分類標準，為每一類檔案賦予兩位數字代碼，如"項目前期文件01"、"項目策劃文件02"等。4.順序號按照文件資料在該類別中的排列順序，從001開始依次編號。例如，"新產品研發(fā)項目XPC"的項目策劃書中的第一份文件編號為：XPC02001。五、項目檔案存儲與保管（一）存儲方式1.項目檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行存儲。2.紙質檔案按照檔案分類順序，將裝訂好的紙質檔案存放在專用的檔案柜中。檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。對檔案柜進行編號，并在每個檔案柜內設置標識牌，注明存放的檔案類別、項目名稱等信息，便于查找。3.電子檔案建立電子檔案存儲服務器，按照項目名稱和檔案分類建立文件夾結構，將項目檔案的電子版本存儲在相應文件夾中。對電子檔案進行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤刻錄、異地存儲等多種方式，確保電子檔案的安全性和可恢復性。（二）保管期限1.項目檔案的保管期限根據項目性質、重要程度、法律法規(guī)要求等因素確定，具體如下：永久保管涉及公司核心技術、商業(yè)秘密、重大權益等重要文件資料，如公司自主研發(fā)的關鍵技術文檔、重大項目合同協議、公司戰(zhàn)略規(guī)劃文件等。定期保管3年保管期限：一般性的項目文件資料，如項目進度報表、一般性會議文件等。5年保管期限：與項目運營相關的部分文件，如項目成本核算資料、部分技術文檔等。10年保管期限：對公司有一定歷史參考價值的項目文件，如一些重要項目的階段性總結報告等。2.保管期限自項目結束次年1月1日起計算。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對項目檔案進行檢查，確保檔案的完整性、準確性和安全性。如發(fā)現檔案有破損、霉變、褪色等情況，應及時采取修復措施。2.嚴格控制檔案查閱權限，未經授權人員不得查閱項目檔案。確因工作需要查閱檔案的，應按照公司檔案查閱制度辦理相關手續(xù)。3.檔案存儲環(huán)境應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家相關標準要求。4.定期對電子檔案進行維護，檢查電子檔案的存儲介質是否正常，數據是否完整，確保電子檔案能夠正常讀取和使用。六、項目檔案查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱項目檔案的，應填寫《項目檔案查閱申請表》，注明查閱項目名稱、檔案類別、查閱目的、查閱時間等信息，并經所在部門負責人審批。2.涉及公司機密的項目檔案，查閱申請需經公司分管領導審批。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司項目檔案的，必須持有單位介紹信或相關證明文件，并經公司總經理審批同意。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《項目檔案查閱申請表》，并提交給所在部門負責人。2.部門負責人對查閱申請進行審核，簽署意見后報相應審批領導。3.審批領導批準后，將申請表交至項目檔案管理部門。4.項目檔案管理部門根據申請表提供相應的項目檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記內容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱項目名稱、檔案類別、查閱目的等。5.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案保管場所。如需復印或摘錄檔案內容，應事先征得項目檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用限制1.查閱和利用項目檔案應遵守公司保密制度，不得泄露檔案內容中涉及的公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息。2.查閱人員不得對項目檔案進行涂改、偽造、損毀等行為。如需引用檔案內容，應注明出處。3.項目檔案僅供查閱和內部使用，未經公司書面授權，不得將檔案提供給外部單位或個人用于任何商業(yè)目的。七、項目檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理部門應定期（建議每年）對已到保管期限的項目檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.全面審查原則鑒定工作應全面審查項目檔案的內容、來源、形成過程等，綜合考慮檔案的歷史價值、現實價值和潛在價值。3.集體鑒定原則成立由項目檔案管理部門、相關業(yè)務部門和公司領導組成的檔案鑒定小組，對項目檔案進行集體鑒定，確保鑒定結果的客觀性和公正性。（二）鑒定流程1.檔案管理部門根據檔案保管期限規(guī)定，列出已到保管期限的項目檔案清單。2.組織檔案鑒定小組對清單中的項目檔案進行逐一審查，根據檔案的重要性、相關性、完整性等因素，確定檔案的存毀價值。3.對于確定銷毀的項目檔案，檔案鑒定小組應出具《項目檔案銷毀鑒定意見書》，詳細說明銷毀檔案的名稱、數量、銷毀原因等。4.《項目檔案銷毀鑒定意見書》經公司分管領導審批后生效。（三）銷毀流程1.檔案管理部門根據審批通過的《項目檔案銷毀鑒定意見書》，編制《項目檔案銷毀清單》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數量等信息。2.按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定，采用適當的方式對銷毀的項目檔案進行處理。紙質檔案可采用粉碎、焚燒等方式銷毀，電子檔案應進行徹底刪除，并做好相關記錄。3.銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完成后，監(jiān)督人員應在《項目檔案銷毀清單》上簽字確認。4.將《項目檔案銷毀清單》、《項目檔案銷毀鑒定意見書》等相關資料進行歸檔保存，以備查閱。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立項目檔案管理監(jiān)督小組，由公司辦公室、審計部門等相關人員組成，負責對項目檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內容、檢查方式、檢查時間等。檢查內容包括項目檔案的收集、整理、歸檔、存儲、查閱、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。3.監(jiān)督小組在檢查過程中發(fā)現問題，應及時向責任部門或責任人發(fā)出整改通知，要求其限期整改。整改完成后，責任部門或責任人應向監(jiān)督小組提交整改報告，監(jiān)督小組對整改情況進行復查。（二）考核辦法1.將項目檔案管理工作納入公司績效考核體系，對項目負責人、項目團隊成員以及項目檔案管理部門的工作進行考核。2.考核指標檔案完整性：考核項目檔案是否涵蓋項目全過程的各類文件資料，無重要文件缺失。檔案準確性：檢查檔案內容是否真實、準確，與項目實際情況相符。檔案同步性：評估項目檔案管理工作與項目進度是否同步，是否按時完成各階段檔案管理任務。檔案規(guī)范性：查看檔案的整理、分類、編號、裝訂等工作是否符合公司檔案管理規(guī)范。檔案利用效率：統計檔案查閱申請的處理及時率、檔案提供的準確率等，考核檔案利用服務水平。3