藏醫(yī)診所資料管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)藏醫(yī)診所資料的規(guī)范化管理，確保診所各類資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高診所運營效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于藏醫(yī)診所內(nèi)所有與醫(yī)療業(yè)務(wù)、行政管理、財務(wù)管理、人員管理等相關(guān)的資料，包括但不限于病歷檔案、醫(yī)療設(shè)備資料、藥品資料、行政文件、財務(wù)報表、員工檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：資料應(yīng)如實反映診所的實際情況和業(yè)務(wù)活動。2.完整性原則：涵蓋診所運營的各個方面，確保資料無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容清晰，避免錯誤和歧義。4.安全性原則：采取有效措施保護(hù)資料的安全，防止泄露、篡改和丟失。5.保密性原則：對于涉及患者隱私、商業(yè)秘密等敏感信息嚴(yán)格保密。6.可追溯性原則：能夠方便地查詢和追蹤資料的來源、流轉(zhuǎn)和使用情況。二、資料分類與編號（一）病歷檔案1.初診病歷：按照患者姓名首字母順序編號，例如，患者張三的病歷編號為ZS001。2.復(fù)診病歷：在初診病歷編號后添加"FZ"及復(fù)診次數(shù)序號，如張三的第二次復(fù)診病歷編號為ZS001FZ02。3.住院病歷：單獨編號，以"ZY"開頭，后面依次為年份、月份、流水號，如2023年5月的第10份住院病歷編號為ZY20230510。（二）醫(yī)療設(shè)備資料1.設(shè)備檔案：以設(shè)備名稱拼音首字母縮寫加購置年份和序號編號，如超聲診斷儀2022年購置的第3臺，編號為CSZ202203。2.設(shè)備維護(hù)記錄：在設(shè)備檔案編號后添加"WH"及維護(hù)記錄序號，如CSZ202203WH05表示該超聲診斷儀第5次維護(hù)記錄。（三）藥品資料1.藥品目錄：按照藏藥名稱拼音順序編號，每種藥品一個編號。2.藥品采購記錄：在藥品編號后添加"CG"及采購批次序號，如某藏藥編號為ZY01，其2023年第3次采購記錄編號為ZY01CG03。3.藥品庫存記錄：與采購記錄編號方式相同，但添加"KC"，如ZY01KC03表示該藥品第3次庫存記錄。（四）行政文件1.上級來文：按照文件收文日期順序編號，如2023年6月15日收到的第5份上級文件編號為SW2023061505。2.內(nèi)部發(fā)文：以"NB"開頭，后面依次為年份、月份、流水號，如2023年7月的第8份內(nèi)部文件編號為NB20230708。（五）財務(wù)報表1.月度報表：以"YD"開頭，年份、月份為標(biāo)識，如2023年8月月度財務(wù)報表編號為YD202308。2.年度報表：以"ND"開頭，年份為標(biāo)識，如2022年度財務(wù)報表編號為ND2022。（六）員工檔案1.在職員工檔案：以員工工號編號，如工號為001的員工檔案編號為001。2.離職員工檔案：在員工工號編號后添加"LZ"，如001號員工離職后檔案編號為001LZ。三、資料收集與整理（一）病歷檔案收集1.臨床醫(yī)生在診療過程中應(yīng)及時、準(zhǔn)確地書寫病歷，確保病歷內(nèi)容完整、字跡清晰。2.病歷書寫完成后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)交至診所病歷檔案室，由專人負(fù)責(zé)整理和歸檔。（二）醫(yī)療設(shè)備資料收集1.設(shè)備采購部門在設(shè)備到貨后，應(yīng)及時收集設(shè)備的相關(guān)資料，包括設(shè)備說明書、保修卡、合格證等。2.設(shè)備使用科室負(fù)責(zé)記錄設(shè)備的日常維護(hù)、維修情況，并定期將相關(guān)記錄交至設(shè)備管理部門，由設(shè)備管理部門統(tǒng)一整理歸檔。（三）藥品資料收集1.藥品采購人員在采購藥品時，應(yīng)索取藥品的相關(guān)資料，如藥品批準(zhǔn)文號、生產(chǎn)廠家資質(zhì)等，并交至藥品管理部門。2.藥品管理部門負(fù)責(zé)記錄藥品的出入庫情況、庫存盤點情況等，并定期整理歸檔。（四）行政文件收集1.診所各部門在收到文件后，應(yīng)及時將文件原件或復(fù)印件交至行政部門。2.行政部門按照文件類別和日期進(jìn)行整理，定期歸檔。（五）財務(wù)報表收集1.財務(wù)部門每月、每年按時編制財務(wù)報表，并在規(guī)定時間內(nèi)將報表交至診所管理層及相關(guān)部門。2.財務(wù)報表應(yīng)加蓋財務(wù)專用章，并由編制人員簽字確認(rèn)。（六）員工檔案收集1.新員工入職時，人力資源部門應(yīng)要求員工提交個人簡歷、學(xué)歷證書、資格證書等相關(guān)資料，并建立員工檔案。2.員工在工作期間產(chǎn)生的培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎懲記錄等，由相關(guān)部門及時交至人力資源部門，更新員工檔案。（七）資料整理要求1.對收集到的資料進(jìn)行分類整理，確保同一類資料放在一起。2.去除資料中的無關(guān)信息，如空白頁、重復(fù)頁等，保持資料的簡潔性。3.對資料進(jìn)行編號、編目，制作相應(yīng)的索引，方便查詢和檢索。4.資料應(yīng)按照時間順序或邏輯順序排列，便于查看和分析。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料：設(shè)立專門的檔案柜，按照資料類別和編號順序存放，確保檔案柜標(biāo)識清晰。2.電子資料：建立電子文檔存儲系統(tǒng)，按照資料類別和編號建立文件夾，將電子資料分類存儲。同時，定期對電子資料進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)包括硬盤、光盤等，并異地存放。（二）保管環(huán)境1.紙質(zhì)資料保管：檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的房間內(nèi)，避免陽光直射和潮濕環(huán)境對資料的損壞。2.電子資料保管：電子文檔存儲系統(tǒng)所在服務(wù)器應(yīng)具備穩(wěn)定的運行環(huán)境，安裝殺毒軟件和防火墻，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露。同時，定期對服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)和檢查。（三）保管期限1.病歷檔案：按照相關(guān)醫(yī)療法規(guī)要求，普通病歷保存不少于15年，特殊病歷（如傳染病病歷等）保存期限更長。2.醫(yī)療設(shè)備資料：設(shè)備報廢后，其檔案保存不少于5年。3.藥品資料：藥品采購記錄、庫存記錄等保存至藥品有效期滿后1年，但不得少于3年。4.行政文件：根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般重要文件保存10年以上，一般性文件保存3年以上。5.財務(wù)報表：年度財務(wù)報表永久保存，月度財務(wù)報表保存5年。6.員工檔案：員工在職期間檔案由人力資源部門保管，員工離職后檔案保存至員工離職后5年。（四）保管責(zé)任1.設(shè)立檔案管理員崗位，負(fù)責(zé)資料的日常保管工作。檔案管理員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉資料管理流程和要求。2.檔案管理員應(yīng)定期對資料進(jìn)行檢查和清點，確保資料的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。3.各部門對本部門產(chǎn)生的資料保管負(fù)責(zé)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集、整理和臨時保管，并按照規(guī)定及時移交檔案管理員。五、資料查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：診所員工因工作需要查閱相關(guān)資料，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理員處查閱。2.外部查閱：因司法機(jī)關(guān)、行政部門等工作需要查閱診所資料的，應(yīng)出具相關(guān)單位的正式介紹信，并填寫《資料查閱申請表》，經(jīng)診所負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理員陪同查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播資料內(nèi)容。（二）借閱流程1.內(nèi)部借閱：員工因工作需要借閱資料，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱資料的名稱、編號、借閱期限和用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過7個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。2.外部借閱：原則上不允許外部單位借閱診所資料。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)按照外部查閱的要求辦理審批手續(xù)，并收取一定的押金。借閱期限和歸還要求按照雙方約定執(zhí)行。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱資料時，應(yīng)在檔案管理員指定的地點進(jìn)行，不得擅自將資料帶出診所或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱和借閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。3.查閱和借閱人員應(yīng)按時歸還資料，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理員說明情況并辦理延期手續(xù)。4.檔案管理員應(yīng)對查閱和借閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱或借閱時間、人員、資料名稱和編號等信息，以便跟蹤和管理。六、資料保密與安全（一）保密措施1.對涉及患者隱私、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的資料，嚴(yán)格保密。檔案管理員應(yīng)對保密資料進(jìn)行標(biāo)識，并采取加密存儲、限制訪問等措施。2.與資料接觸的員工應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在資料查閱、借閱過程中，嚴(yán)格控制知悉范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸保密資料。（二）安全防范1.加強(qiáng)診所的安全保衛(wèi)工作，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保資料存儲環(huán)境安全。2.定期對資料存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致資料損壞或丟失。3.制定資料安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)措施保護(hù)資料安全，并及時報告相關(guān)部門。七、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且不再具有保存價值的。2.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致資料不再需要的。3.資料已損壞、丟失，無法修復(fù)或找回的。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)診所負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員對擬銷毀資料進(jìn)行審核和清點。3.審核無誤后，選擇具有資質(zhì)的銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀，并要求銷毀機(jī)構(gòu)出具銷毀證明。4.檔案管理部門對資料銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀機(jī)構(gòu)名稱、銷毀資料清單等信息，并存檔備查。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門診所設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，由行政部門、財務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對資料管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.資料收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合制度要求。2.資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性是否得到保障。3.檔案管理員的工作是否認(rèn)真負(fù)責(zé)，是否嚴(yán)格遵守操作規(guī)程。（三）檢查頻率1.定期檢查：每月對資料管理工作進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.不定期抽查：監(jiān)督小組不定期對資料管理情況進(jìn)行抽查，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時糾正，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）整改措施1