財務制度管理制度采購?一、總則（一）目的為加強公司財務管理，規(guī)范采購業(yè)務流程，確保公司采購活動合法、合規(guī)、高效進行，保障公司資產(chǎn)安全，降低采購成本，提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于辦公用品、設備、原材料、服務等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購資金使用效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與競爭的機會，公平對待每一個供應商，公正地評價和選擇供應商。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制制度，規(guī)范采購流程，加強對采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范采購風險。二、采購組織與職責（一）采購部門1.職責負責制定采購計劃，根據(jù)公司需求和庫存情況，合理安排采購任務。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務。負責采購成本的控制和分析，定期匯報采購工作情況。2.人員配備采購部門應根據(jù)公司采購業(yè)務規(guī)模合理配備人員，包括采購經(jīng)理、采購專員等。采購經(jīng)理負責部門整體管理和采購策略制定；采購專員負責具體采購業(yè)務操作。（二）需求部門1.職責提出準確、詳細的采購需求，包括采購物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。協(xié)助采購部門進行供應商篩選和評估，提供相關技術支持和質(zhì)量反饋。參與采購合同的審核，確保合同條款符合業(yè)務需求。負責對采購物品進行驗收，對驗收結果負責。（三）財務部門1.職責參與采購預算的編制和審核，提供財務方面的建議和支持。審核采購合同中的付款條款，確保付款安排合理、合規(guī)。負責采購資金的支付和核算，對采購成本進行分析和監(jiān)控。監(jiān)督采購活動的財務合規(guī)性，防范財務風險。（四）審計部門1.職責對采購活動進行定期或不定期審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制的有效性等。對采購合同、采購價格、采購成本等進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查和處理，維護公司利益。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和實際業(yè)務需求，提前編制采購預算草案，明確采購項目、數(shù)量、金額、時間等。2.采購部門對需求部門提交的采購預算草案進行匯總、審核和平衡，結合市場價格波動情況和公司資金狀況，編制公司年度采購預算。3.財務部門對采購預算進行審核，重點審核預算的合理性、資金來源的可靠性等，確保采購預算與公司財務預算相銜接。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因特殊情況需要調(diào)整采購預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。2.財務部門根據(jù)采購預算安排采購資金，對采購資金的使用進行監(jiān)控，確保資金?？顚Ｓ谩＃ㄈ╊A算調(diào)整1.在采購預算執(zhí)行過程中，如遇市場價格大幅波動、政策調(diào)整、業(yè)務需求變化等原因，導致原采購預算無法執(zhí)行，需求部門應及時提出預算調(diào)整申請。2.采購部門對預算調(diào)整申請進行審核，分析調(diào)整的必要性和合理性，提出調(diào)整建議。3.財務部門對預算調(diào)整申請進行財務審核，評估調(diào)整對公司財務狀況的影響。4.預算調(diào)整申請經(jīng)公司管理層審批后，采購部門按照調(diào)整后的預算組織采購活動。四、供應商管理（一）供應商選擇1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行初步篩選，建立供應商候選名單，重點考察供應商的經(jīng)營狀況、信譽、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格水平等。2.供應商評估采購部門組織相關人員對候選供應商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)設施、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員配備等。向供應商索取相關資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認證證書等，核實其合法性和有效性。對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量進行樣品測試或小批量試用，評估其產(chǎn)品是否符合公司要求。與供應商進行商務談判，了解其價格政策、付款方式、交貨期等條款，評估其合作條件是否優(yōu)惠。3.供應商確定采購部門根據(jù)供應商評估結果，綜合考慮供應商的各方面因素，確定合格供應商名單。將合格供應商名單報公司管理層審批后，納入公司供應商檔案管理。（二）供應商檔案管理1.采購部門負責建立和維護供應商檔案，檔案內(nèi)容包括供應商基本信息、聯(lián)系方式、資質(zhì)證明文件、評估報告、合作記錄等。2.定期對供應商檔案進行更新和完善，確保檔案信息的準確性和完整性。3.供應商檔案應妥善保管，嚴格保密，未經(jīng)授權不得隨意查閱和泄露。（三）供應商關系維護1.采購部門定期與供應商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、價格變化等信息，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予適當?shù)莫剟詈捅碚茫缭黾硬少彿蓊~、優(yōu)先付款等；對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、限期整改或淘汰處理。3.與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，共同開展技術研發(fā)、質(zhì)量改進等活動，實現(xiàn)互利共贏。五、采購流程管理（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務需要填寫采購申請表，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、用途等。2.采購申請表經(jīng)需求部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購申請的必要性、合理性進行審核。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。采購金額較小的，由采購部門負責人審批；采購金額較大的，需報公司管理層審批。（三）采購實施1.采購計劃制定采購部門根據(jù)采購審批結果，結合庫存情況和市場供應情況，制定采購計劃，明確采購方式、采購時間、采購數(shù)量、采購價格等。2.采購方式選擇采購方式包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。采購部門應根據(jù)采購項目的特點和需求，選擇合適的采購方式。招標采購適用于采購金額較大、技術復雜、有較多潛在供應商的項目；競爭性談判采購適用于招標后沒有供應商投標、技術復雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或具體要求等情況；詢價采購適用于采購物品規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的項目；單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購、發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購等情況。3.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購計劃向選定的供應商下達采購訂單，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等條款。采購訂單經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，加蓋公司公章或合同專用章，發(fā)送給供應商。（四）采購合同簽訂1.對于金額較大、采購周期較長或重要的采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同簽訂前，應經(jīng)采購部門、財務部門、法務部門等相關人員審核，確保合同條款合法、合規(guī)、合理，符合公司利益。4.采購合同簽訂后，雙方應嚴格履行合同約定，采購部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況。（五）采購驗收1.采購物品到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備。2.需求部門按照采購合同和相關標準對采購物品進行驗收，重點驗收物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等。3.驗收合格的，需求部門填寫驗收報告，并簽字確認；驗收不合格的，需求部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。4.采購部門負責督促供應商處理驗收不合格的問題，并跟蹤處理結果。（六）采購付款1.采購部門在采購物品驗收合格后，應及時整理相關單據(jù)，如采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票等，提交給財務部門。2.財務部門對采購單據(jù)進行審核，核實單據(jù)的真實性、合法性、完整性，以及采購業(yè)務的合規(guī)性。3.財務部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，辦理采購付款手續(xù)。對于貨到付款的，在驗收合格后及時付款；對于預付款項的，按照合同約定的比例和時間支付預付款；對于分期付款的，按照合同約定的分期時間和金額支付款項。4.采購付款應嚴格按照公司財務審批流程進行，確保付款資金的安全。六、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應商壟斷、原材料供應短缺等風險，可能導致采購成本上升、采購中斷等問題。2.質(zhì)量風險：供應商提供的產(chǎn)品或服務質(zhì)量不符合要求，可能影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動，甚至導致客戶投訴、損失賠償?shù)取?.合同風險：采購合同條款不完善、執(zhí)行不嚴格等，可能引發(fā)合同糾紛，給公司帶來經(jīng)濟損失。4.內(nèi)部控制風險：采購流程中的審批環(huán)節(jié)不嚴格、監(jiān)督機制不完善等，可能導致采購舞弊、違規(guī)操作等問題。（二）風險評估1.采購部門會同財務部門、審計部門等相關人員，對識別出的采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結果，確定風險等級，將采購風險分為高、中、低三個等級。對于高風險等級的采購風險，應制定重點應對措施；對于中風險等級的采購風險，應制定相應的應對措施；對于低風險等級的采購風險，應進行持續(xù)監(jiān)控。（三）風險應對1.市場風險應對加強市場調(diào)研和分析，及時掌握市場價格動態(tài)，建立價格預警機制，在價格合適時進行采購。與多家供應商建立合作關系，避免對單一供應商的過度依賴，降低供應商壟斷風險。優(yōu)化采購計劃，合理安排庫存，應對原材料供應短缺風險。2.質(zhì)量風險應對加強對供應商的質(zhì)量管理，定期對供應商進行質(zhì)量評估和審核，要求供應商提供質(zhì)量保證文件。在采購合同中明確質(zhì)量標準和違約責任，加強采購物品的檢驗和驗收，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。建立質(zhì)量反饋機制，及時處理質(zhì)量問題，要求供應商采取改進措施。3.合同風險應對加強采購合同管理，制定規(guī)范的合同模板，確保合同條款完整、準確、合法。在簽訂合同前，組織相關人員對合同進行審核，重點審核合同的風險條款和違約責任條款。跟蹤合同執(zhí)行情況，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利執(zhí)行。4.內(nèi)部控制風險應對完善采購內(nèi)部控制制度，明確采購流程各環(huán)節(jié)的職責和權限，加強對采購審批環(huán)節(jié)的管理。建立采購監(jiān)督機制，定期對采購活動進行內(nèi)部審計和監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。加強對采購人員的培訓和教育，提高其業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德水平，防范采購舞弊風險。七、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否控制在預算范圍內(nèi)，是否實現(xiàn)了采購成本的降低。2.采購質(zhì)量：評估采購物品或服務的質(zhì)量是否符合要求，是否滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.采購效率：包括采購周期、訂單處理時間、交貨準時率等，評估采購部門是否能夠及時、高效地完成采購任務。4.供應商管理：評估供應商的選擇、評估、關系維護等工作是否到位，供應商的合作滿意度是否較高。5.合規(guī)性：評估采購活動是否符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部制度的要求，是否存在違規(guī)操作行為。（二）評估方法1.定期評估：采購部門定期（如每月、每季度）對采購績效進行自我評估，填寫采購績效評估表，總結采購工作情況，分析存在的問題和改進措施。2.綜合評估：財務部門、審計部門等相關部門參與采購績效的綜合評估，從不同角度對采購工作進行評價，提出意見和建議。3.供應商評價：通過向供應商發(fā)放調(diào)查問卷等方式，收集供應商對公司采購部門的評價，了解供應商的合作滿意度。（三）評估結果應用1.根據(jù)采購績效評估結果，