公司公鑰匙管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司公鑰匙的管理，確保公鑰匙的安全、規(guī)范使用，提高工作效率，保障公司正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及公鑰匙使用、保管的部門(mén)和人員。定義1.公鑰匙：指公司為滿足日常辦公、業(yè)務(wù)開(kāi)展、設(shè)施設(shè)備操作等需求而配備的各類鑰匙，包括但不限于辦公室門(mén)鑰匙、文件柜鑰匙、機(jī)房鑰匙、倉(cāng)庫(kù)鑰匙、設(shè)備間鑰匙等。公鑰匙的分類與標(biāo)識(shí)分類1.按用途分類辦公區(qū)域鑰匙：用于開(kāi)啟公司內(nèi)各辦公室、會(huì)議室、接待室等辦公場(chǎng)所的門(mén)。設(shè)備設(shè)施鑰匙：包括機(jī)房服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電力設(shè)備、空調(diào)設(shè)備等相關(guān)設(shè)備的操作鑰匙，以及倉(cāng)庫(kù)貨架、保險(xiǎn)柜等設(shè)施的鑰匙。公共區(qū)域鑰匙：如樓梯間、電梯間、衛(wèi)生間、茶水間等公共區(qū)域的門(mén)禁鑰匙。2.按重要性分類核心區(qū)域鑰匙：涉及公司重要資料存儲(chǔ)、核心業(yè)務(wù)操作等關(guān)鍵區(qū)域的鑰匙，如財(cái)務(wù)室、檔案室、研發(fā)實(shí)驗(yàn)室等。一般區(qū)域鑰匙：其他一般性辦公區(qū)域和設(shè)施的鑰匙。標(biāo)識(shí)1.為便于識(shí)別和管理，對(duì)公鑰匙進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括鑰匙所屬部門(mén)、使用區(qū)域、編號(hào)等信息。2.標(biāo)識(shí)方式可采用粘貼標(biāo)簽、刻印等方式，確保標(biāo)識(shí)清晰、不易脫落。公鑰匙的領(lǐng)取與發(fā)放領(lǐng)取流程1.因工作需要使用公鑰匙的人員，需填寫(xiě)《公鑰匙領(lǐng)取申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明領(lǐng)取鑰匙的用途、使用期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字后，交至行政部門(mén)。3.行政部門(mén)審核申請(qǐng)表內(nèi)容，核實(shí)申請(qǐng)人身份和需求的合理性后，進(jìn)行鑰匙發(fā)放登記，并將鑰匙發(fā)放給申請(qǐng)人。發(fā)放原則1.嚴(yán)格按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放公鑰匙，確保鑰匙發(fā)放給真正有需求的人員。2.對(duì)于核心區(qū)域鑰匙，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)放范圍，原則上僅限相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人或經(jīng)過(guò)授權(quán)的特定人員領(lǐng)取。3.公鑰匙領(lǐng)取時(shí)，應(yīng)向申請(qǐng)人明確告知鑰匙的使用注意事項(xiàng)和保管責(zé)任。公鑰匙的使用使用規(guī)范1.領(lǐng)取公鑰匙后，申請(qǐng)人應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或私自復(fù)制。2.按照規(guī)定的用途使用公鑰匙，不得擅自用于其他無(wú)關(guān)事項(xiàng)。3.在使用公鑰匙開(kāi)啟門(mén)、設(shè)備等后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉并確保鎖好，防止物品丟失或安全事故發(fā)生。4.如發(fā)現(xiàn)公鑰匙損壞或無(wú)法正常使用，應(yīng)及時(shí)告知行政部門(mén)進(jìn)行維修或更換。使用記錄1.對(duì)于重要設(shè)備設(shè)施的公鑰匙使用，應(yīng)建立使用記錄臺(tái)賬。記錄內(nèi)容包括使用時(shí)間、使用人員、使用事項(xiàng)、歸還時(shí)間等。2.使用記錄臺(tái)賬可采用紙質(zhì)或電子表格形式，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)定期整理和歸檔，以備查閱。公鑰匙的保管保管責(zé)任1.公鑰匙領(lǐng)取人即為保管責(zé)任人，負(fù)責(zé)所領(lǐng)取鑰匙的日常保管工作，確保鑰匙安全、完整。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)人員保管的公鑰匙負(fù)有監(jiān)督管理責(zé)任，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。保管方式1.公鑰匙應(yīng)存放在安全可靠的地方，如個(gè)人抽屜、文件柜等，并確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)，防止鑰匙生銹或損壞。2.對(duì)于核心區(qū)域鑰匙，建議采用密碼鎖、電子門(mén)禁等更安全的保管方式，或由專人集中保管。保管檢查1.行政部門(mén)定期對(duì)公鑰匙的保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括鑰匙是否完好、存放是否規(guī)范、使用記錄是否完整等。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知保管責(zé)任人進(jìn)行整改，并記錄整改情況。公鑰匙的歸還與交接歸還流程1.公鑰匙使用完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)歸還行政部門(mén)。歸還時(shí)，需填寫(xiě)《公鑰匙歸還登記表》，確認(rèn)鑰匙完好無(wú)損。2.行政部門(mén)核對(duì)歸還鑰匙的數(shù)量、標(biāo)識(shí)等信息，確認(rèn)無(wú)誤后在登記表上簽字，并將鑰匙收回妥善保管。交接規(guī)定1.員工離職、崗位調(diào)動(dòng)等原因涉及公鑰匙交接時(shí)，原保管責(zé)任人應(yīng)與新接手人員辦理詳細(xì)的交接手續(xù)。2.交接內(nèi)容包括鑰匙清單、使用記錄、保管注意事項(xiàng)等，并填寫(xiě)《公鑰匙交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.交接手續(xù)完成后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新公鑰匙管理臺(tái)賬中的相關(guān)信息。公鑰匙的遺失與損壞遺失處理1.如公鑰匙不慎遺失，保管責(zé)任人應(yīng)立即向行政部門(mén)報(bào)告，并說(shuō)明遺失時(shí)間、地點(diǎn)、可能遺失的范圍等情況。2.行政部門(mén)接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)采取措施，如對(duì)可能遺失區(qū)域進(jìn)行查找、通知相關(guān)人員注意防范等。3.根據(jù)遺失鑰匙的重要性和影響程度，決定是否需要更換門(mén)鎖、設(shè)備密碼等，并對(duì)遺失事件進(jìn)行調(diào)查和處理。4.對(duì)于因遺失公鑰匙給公司造成損失的，將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定追究保管責(zé)任人的責(zé)任。損壞處理1.發(fā)現(xiàn)公鑰匙損壞后，保管責(zé)任人應(yīng)及時(shí)告知行政部門(mén)，并提交損壞的鑰匙。2.行政部門(mén)對(duì)損壞的鑰匙進(jìn)行檢查和評(píng)估，確定是否能夠維修。如能維修，安排維修人員進(jìn)行修復(fù)；如無(wú)法維修，則重新配制鑰匙。3.維修或重新配制鑰匙的費(fèi)用，根據(jù)實(shí)際情況由公司承擔(dān)或由保管責(zé)任人承擔(dān)。公鑰匙的盤(pán)點(diǎn)與清查盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃1.行政部門(mén)制定公鑰匙盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)周期、范圍、方式等內(nèi)容。盤(pán)點(diǎn)周期一般為每季度一次，也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。2.盤(pán)點(diǎn)范圍包括公司內(nèi)所有在用和備用的公鑰匙。盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，行政部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)各類公鑰匙進(jìn)行逐一清點(diǎn)核對(duì)。2.盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，要認(rèn)真核對(duì)鑰匙的數(shù)量、標(biāo)識(shí)、使用狀態(tài)等信息，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)于盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如鑰匙缺失、損壞、標(biāo)識(shí)不清等，應(yīng)詳細(xì)記錄并及時(shí)查明原因，進(jìn)行相應(yīng)處理。清查報(bào)告1.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，行政部門(mén)編制公鑰匙盤(pán)點(diǎn)清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括盤(pán)點(diǎn)基本情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理結(jié)果、對(duì)公鑰匙管理的建議等。2.盤(pán)點(diǎn)清查報(bào)告經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司管理層審閱。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立公鑰匙管理監(jiān)督小組，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)代表。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公鑰匙管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組通過(guò)查看使用記錄、實(shí)地檢查保管情況、詢問(wèn)相關(guān)人員等方式，對(duì)公鑰匙管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改?？己宿k法1.將公鑰匙管理納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)在公鑰匙管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，如私自轉(zhuǎn)借鑰匙、遺失鑰匙未及時(shí)報(bào)告等，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、績(jī)效扣分等。附則解釋權(quán)