門店異形物料管理制度?總則目的為加強(qiáng)門店異形物料的管理，規(guī)范異形物料的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)，確保異形物料的合理利用，提升門店形象與運(yùn)營(yíng)效率，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司旗下所有門店的異形物料管理。定義1.異形物料：指門店使用的區(qū)別于常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)尺寸的各類展示道具、裝飾物品、促銷道具等，如特殊形狀的展示架、立體造型的宣傳牌、定制的裝飾擺件等。職責(zé)分工采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)門店需求和預(yù)算，尋找合適的供應(yīng)商，采購(gòu)異形物料。2.與供應(yīng)商溝通洽談，確保物料的質(zhì)量、規(guī)格、交貨期等符合要求。3.建立供應(yīng)商檔案，定期評(píng)估供應(yīng)商表現(xiàn)。門店運(yùn)營(yíng)部門1.提出異形物料的需求計(jì)劃，明確物料的用途、數(shù)量、尺寸等詳細(xì)信息。2.負(fù)責(zé)異形物料在門店的安裝、擺放、使用及日常維護(hù)。3.及時(shí)反饋異形物料在使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，協(xié)助采購(gòu)部門和其他相關(guān)部門進(jìn)行處理。設(shè)計(jì)部門1.根據(jù)門店需求和品牌形象，設(shè)計(jì)異形物料的樣式、圖案等。2.審核采購(gòu)回來(lái)的異形物料是否符合設(shè)計(jì)要求。倉(cāng)儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)異形物料的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和出庫(kù)管理。2.定期盤點(diǎn)異形物料庫(kù)存，確保賬實(shí)相符。3.做好庫(kù)存物料的防護(hù)工作，防止物料損壞、變質(zhì)等。財(cái)務(wù)部門1.審核異形物料采購(gòu)的費(fèi)用支出，確保費(fèi)用合理合規(guī)。2.負(fù)責(zé)對(duì)異形物料的成本進(jìn)行核算和分析。采購(gòu)管理需求提報(bào)1.門店運(yùn)營(yíng)部門應(yīng)提前[X]周根據(jù)門店?duì)I銷活動(dòng)計(jì)劃、陳列調(diào)整需求等，填寫《異形物料需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交給上級(jí)主管審批。2.上級(jí)主管對(duì)需求進(jìn)行審核，如涉及費(fèi)用預(yù)算、與整體營(yíng)銷策略的契合度等，審核通過(guò)后交設(shè)計(jì)部門進(jìn)行初步設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)確認(rèn)1.設(shè)計(jì)部門根據(jù)需求申請(qǐng)表，在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成異形物料的初步設(shè)計(jì)方案，并提交給門店運(yùn)營(yíng)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。2.門店運(yùn)營(yíng)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)，設(shè)計(jì)部門根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，直至設(shè)計(jì)方案通過(guò)確認(rèn)。供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門根據(jù)設(shè)計(jì)確認(rèn)后的物料要求，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商名錄等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等，選擇至少[X]家符合要求的供應(yīng)商。3.向選定的供應(yīng)商發(fā)送《異形物料采購(gòu)詢價(jià)單》，要求供應(yīng)商在[X]個(gè)工作日內(nèi)報(bào)價(jià)，并提供詳細(xì)的產(chǎn)品規(guī)格、材質(zhì)、樣品等資料。采購(gòu)決策1.采購(gòu)部門收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和資料后，進(jìn)行綜合比較分析，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商。2.將選定的供應(yīng)商及采購(gòu)方案提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。合同簽訂1.采購(gòu)合同應(yīng)明確物料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給門店運(yùn)營(yíng)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。2.在物料交付前，采購(gòu)部門應(yīng)通知倉(cāng)儲(chǔ)部門做好收貨準(zhǔn)備，并與供應(yīng)商溝通確定交貨方式、運(yùn)輸費(fèi)用等相關(guān)事宜。驗(yàn)收管理到貨通知1.供應(yīng)商發(fā)貨前，應(yīng)提前[X]天通知采購(gòu)部門預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。2.采購(gòu)部門在收到供應(yīng)商的發(fā)貨通知后，及時(shí)將到貨信息通知門店運(yùn)營(yíng)部門和倉(cāng)儲(chǔ)部門。收貨準(zhǔn)備1.倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)到貨信息，安排合適的收貨場(chǎng)地和人員，準(zhǔn)備好收貨所需的工具和設(shè)備，如叉車、地磅、驗(yàn)收單等。2.門店運(yùn)營(yíng)部門安排專人負(fù)責(zé)物料的驗(yàn)收工作，根據(jù)設(shè)計(jì)要求和采購(gòu)合同，對(duì)物料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行初步檢查。驗(yàn)收流程1.物料到貨后，倉(cāng)儲(chǔ)部門首先核對(duì)送貨單與采購(gòu)合同是否一致，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.門店運(yùn)營(yíng)部門驗(yàn)收人員按照設(shè)計(jì)要求對(duì)物料的外觀、尺寸、材質(zhì)、顏色、圖案等進(jìn)行仔細(xì)檢查，查看是否有損壞、變形、掉色、印刷不清等質(zhì)量問(wèn)題。3.對(duì)有質(zhì)量問(wèn)題的物料，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商更換或處理；對(duì)數(shù)量不符的物料，應(yīng)做好記錄，并要求供應(yīng)商補(bǔ)足或說(shuō)明原因。4.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，倉(cāng)儲(chǔ)部門辦理入庫(kù)手續(xù)，將物料存放至指定倉(cāng)庫(kù)。使用管理安裝擺放1.門店運(yùn)營(yíng)部門根據(jù)設(shè)計(jì)方案和門店實(shí)際情況，安排專業(yè)人員進(jìn)行異形物料的安裝和擺放。2.安裝過(guò)程中應(yīng)注意安全，確保物料安裝牢固、擺放整齊、符合視覺(jué)效果要求。3.安裝完成后，對(duì)物料進(jìn)行清潔和整理，保持門店環(huán)境整潔美觀。使用規(guī)范1.門店員工應(yīng)愛(ài)護(hù)異形物料，不得隨意損壞、移動(dòng)或拆卸物料。2.在使用異形物料進(jìn)行促銷活動(dòng)、陳列展示等過(guò)程中，應(yīng)按照規(guī)定的方式和要求進(jìn)行操作，不得擅自改變物料的用途和功能。3.定期對(duì)異形物料進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)物料有損壞或故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告門店運(yùn)營(yíng)部門，并安排維修或更換。更換與撤換1.根據(jù)門店?duì)I銷活動(dòng)計(jì)劃、陳列調(diào)整等需要，門店運(yùn)營(yíng)部門應(yīng)及時(shí)安排對(duì)異形物料進(jìn)行更換或撤換。2.更換或撤換下來(lái)的物料，應(yīng)妥善保管，交倉(cāng)儲(chǔ)部門進(jìn)行清點(diǎn)和入庫(kù)管理，以便后續(xù)再次使用或處理。庫(kù)存管理入庫(kù)管理1.倉(cāng)儲(chǔ)部門在收到驗(yàn)收合格的異形物料后，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《異形物料入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫(kù)時(shí)間等信息。2.將物料按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)異形物料進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)確保賬實(shí)相符，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《庫(kù)存盤點(diǎn)差異報(bào)告》，上報(bào)相關(guān)部門進(jìn)行處理。庫(kù)存預(yù)警1.倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)異形物料的庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、銷售情況等因素，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警線。2.當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警線時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門進(jìn)行補(bǔ)貨，確保物料供應(yīng)不影響門店正常運(yùn)營(yíng)。庫(kù)存清理1.對(duì)于長(zhǎng)期閑置、損壞無(wú)法使用、已過(guò)保質(zhì)期等無(wú)使用價(jià)值的異形物料，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期進(jìn)行清理。2.清理前應(yīng)填寫《異形物料報(bào)廢申請(qǐng)表》，說(shuō)明物料清理原因、數(shù)量等信息，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。3.報(bào)廢處理方式可采用變賣、捐贈(zèng)、回收等，處理過(guò)程中應(yīng)做好記錄，并將處理結(jié)果上報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。費(fèi)用管理預(yù)算編制1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和門店需求預(yù)測(cè)，結(jié)合異形物料的采購(gòu)歷史數(shù)據(jù)，編制異形物料采購(gòu)費(fèi)用預(yù)算。2.預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)異形物料的采購(gòu)費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、安裝費(fèi)用等明細(xì)，并預(yù)留一定的彈性空間，以應(yīng)對(duì)可能的變化。費(fèi)用審批1.異形物料采購(gòu)費(fèi)用支出應(yīng)按照公司的費(fèi)用審批流程進(jìn)行審批。2.采購(gòu)部門在簽訂采購(gòu)合同前，應(yīng)將合同金額及付款方式等提交給財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，報(bào)銷人應(yīng)填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，附上采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，按照審批流程進(jìn)行審批，審批通過(guò)后財(cái)務(wù)部門予以報(bào)銷。成本核算1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)異形物料的采購(gòu)成本、使用成本等進(jìn)行核算和分析。2.通過(guò)成本核算，評(píng)估異形物料的投入產(chǎn)出效益，為公司的采購(gòu)決策、成本控制等提供數(shù)據(jù)支持。風(fēng)險(xiǎn)管理供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)部門應(yīng)關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、信譽(yù)等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商破產(chǎn)、停產(chǎn)、質(zhì)量問(wèn)題頻發(fā)等。2.針對(duì)供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，如尋找替代供應(yīng)商、增加供應(yīng)商儲(chǔ)備、與供應(yīng)商協(xié)商解決問(wèn)題等，確保物料供應(yīng)的穩(wěn)定性。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)異形物料的質(zhì)量檢驗(yàn)工作，嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，降低因質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致的損失。2.與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償條款，如因供應(yīng)商質(zhì)量問(wèn)題給公司造成損失的，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)1.合理控制異形物料的庫(kù)存水平，避免庫(kù)存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。2.通過(guò)庫(kù)存預(yù)警、庫(kù)存盤點(diǎn)等措施，及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存管理中存在的問(wèn)題，并采取相應(yīng)的調(diào)整措施，降低庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)。市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的異形物料使用情況，及時(shí)調(diào)整公司的物料采購(gòu)和使用策略，以適應(yīng)市場(chǎng)變化。2.根據(jù)市場(chǎng)需求和流行趨勢(shì)，提前儲(chǔ)備一些具有前瞻性和創(chuàng)新性的異形物料，提升門店的競(jìng)爭(zhēng)力。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對(duì)門店異形物料的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括采購(gòu)流程、驗(yàn)收情況、使用規(guī)范、庫(kù)存管理等方面。2.監(jiān)督小組可采用實(shí)地檢查、查閱資料、詢問(wèn)員工等方式進(jìn)行檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況?？己酥笜?biāo)1.制定異形物料管理考核指標(biāo)體系，包括采購(gòu)成本控制、物料質(zhì)量合格率、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、物料使用效果等指標(biāo)。2.將考核指標(biāo)分解到各相關(guān)部門和崗位，明確各部門和崗位的考核責(zé)任?？己朔绞?.考核采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式進(jìn)行。2.定期考核每季度進(jìn)行一次，由財(cái)務(wù)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、門店運(yùn)營(yíng)部門等相關(guān)部門提供考核數(shù)據(jù)，人力