保證金押金管理制度?總則目的為規(guī)范公司保證金、押金的管理，保障公司合法權(quán)益，維護正常的經(jīng)營秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司與員工、供應(yīng)商、合作伙伴等各類主體之間涉及保證金、押金收取與退還的相關(guān)事宜。定義1.保證金：是指公司為保證特定事項的履行，向相關(guān)方收取的具有擔(dān)保性質(zhì)的款項。2.押金：是指公司因業(yè)務(wù)需要，向相關(guān)方收取的用于保證其在一定期限內(nèi)履行約定義務(wù)或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任的款項。保證金、押金的收取收取原則1.合法性原則：收取保證金、押金必須符合法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律禁止性條款。2.必要性原則：僅在確有必要保障公司權(quán)益的情況下收取，避免過度收取增加對方負擔(dān)。3.明確性原則：收取的金額、用途、退還條件等必須明確告知對方，并在相關(guān)協(xié)議或合同中清晰約定。收取審批1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，填寫《保證金/押金收取申請表》，詳細說明收取的原因、金額、對方主體信息、預(yù)計退還時間等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門審核。財務(wù)部門重點審核收取的必要性、金額合理性以及是否符合公司財務(wù)制度。3.財務(wù)審核通過后，申請表報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)情況和公司整體利益進行最終審批。4.經(jīng)審批同意收取的，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)與對方簽訂相關(guān)協(xié)議或合同，明確保證金、押金的各項條款。收取方式1.現(xiàn)金收?。簩τ诮痤~較小、符合公司現(xiàn)金管理規(guī)定的情況，可以收取現(xiàn)金。收取現(xiàn)金時，必須開具收據(jù)，并由交款人簽字確認(rèn)。2.銀行轉(zhuǎn)賬收?。涸瓌t上應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬方式收取保證金、押金，以確保資金流向的可追溯性。轉(zhuǎn)賬時需注明款項用途為"保證金/押金"及相關(guān)業(yè)務(wù)信息。收據(jù)開具1.財務(wù)部門負責(zé)保證金、押金收據(jù)的開具與管理。收據(jù)應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的格式，內(nèi)容包括收款日期、交款單位（個人）、金額、收款事由、收據(jù)編號等。2.開具收據(jù)時，應(yīng)確保內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰。收據(jù)一式三聯(lián)，一聯(lián)交交款人作為收款憑證，一聯(lián)留存財務(wù)記賬，一聯(lián)交業(yè)務(wù)部門留存?zhèn)洳椤?.收據(jù)開具后，財務(wù)人員應(yīng)在收據(jù)存根聯(lián)上加蓋財務(wù)專用章，并按順序編號妥善保管。保證金、押金的管理賬戶設(shè)置1.財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的保證金、押金賬戶，用于核算和管理收取的保證金、押金款項。2.保證金、押金賬戶應(yīng)與公司其他賬戶嚴(yán)格區(qū)分，確保資金的獨立性和安全性。3.定期對保證金、押金賬戶進行核對，確保賬實相符。賬務(wù)處理1.財務(wù)人員在收到保證金、押金款項后，應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，按照收款性質(zhì)分別計入"其他應(yīng)付款保證金/押金[對方單位名稱]"等相應(yīng)科目。2.對于保證金、押金的增減變動，應(yīng)詳細記錄每筆業(yè)務(wù)的日期、金額、事由等信息，確保賬務(wù)記錄的準(zhǔn)確性和完整性。3.每月末，財務(wù)部門應(yīng)編制保證金、押金明細表，詳細列示各項保證金、押金的余額、收取時間、預(yù)計退還時間等情況，報公司管理層審閱。檔案管理1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)收集、整理與保證金、押金相關(guān)的協(xié)議、合同、申請表、收據(jù)等資料，并及時移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對保證金、押金資料進行分類、編號、裝訂，建立專門的檔案卷宗進行保管。3.保證金、押金檔案應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以滿足后續(xù)查閱、審計等工作的需要。保證金、押金的退還退還條件1.嚴(yán)格按照與對方簽訂的協(xié)議或合同約定的退還條件執(zhí)行。退還條件應(yīng)明確、具體，包括但不限于業(yè)務(wù)完成情況、無違約行為、設(shè)備物資完好歸還等。2.在滿足退還條件后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時發(fā)起退還申請。退還審批1.業(yè)務(wù)部門填寫《保證金/押金退還申請表》，詳細說明退還的原因、金額、對方主體信息、已收取保證金/押金的相關(guān)情況等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門審核。財務(wù)部門重點審核退還條件是否滿足、款項是否已到賬、賬務(wù)處理是否正確等。3.財務(wù)審核通過后，申請表報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際情況進行最終審批。4.經(jīng)審批同意退還的，由財務(wù)部門辦理退還手續(xù)。退還方式1.現(xiàn)金退還：對于金額較小、符合公司現(xiàn)金管理規(guī)定且原以現(xiàn)金方式收取的保證金、押金，可以退還現(xiàn)金。退還現(xiàn)金時，必須由收款人簽字確認(rèn)，并收回原開具的收據(jù)。2.銀行轉(zhuǎn)賬退還：原則上應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬方式退還保證金、押金，確保資金流向的可追溯性。轉(zhuǎn)賬時需注明款項用途為"退還保證金/押金"及相關(guān)業(yè)務(wù)信息。收據(jù)收回1.采用現(xiàn)金退還方式的，必須收回原開具的收據(jù)，并在收據(jù)上加蓋"作廢"章，與存根聯(lián)一并保存。2.采用銀行轉(zhuǎn)賬退還方式的，應(yīng)要求對方提供收款憑證復(fù)印件，并在復(fù)印件上注明"已收到退還保證金/押金，金額為[x]元"等字樣，由對方簽字確認(rèn)。保證金、押金的逾期管理逾期通知1.如對方未在約定的退還期限內(nèi)辦理保證金、押金退還手續(xù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向?qū)Ψ桨l(fā)送《保證金/押金逾期通知函》，明確告知逾期未退還的情況及可能產(chǎn)生的后果。2.通知函應(yīng)注明逾期的起始日期、金額、要求對方在規(guī)定期限內(nèi)辦理退還手續(xù)等內(nèi)容，并留存相關(guān)送達憑證。逾期處理措施1.對于逾期未退還的保證金、押金，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對方進行溝通協(xié)商，了解原因并督促其盡快辦理退還手續(xù)。2.如經(jīng)協(xié)商仍無法解決，且逾期時間較長，公司可根據(jù)協(xié)議或合同約定，采取進一步措施，如從保證金、押金中扣除相應(yīng)的違約金、損失賠償款等；或通過法律途徑維護公司權(quán)益。3.在采取法律措施前，應(yīng)收集整理相關(guān)證據(jù)材料，包括協(xié)議或合同、申請表、收據(jù)、逾期通知函、溝通記錄等，為后續(xù)訴訟或仲裁提供有力支持。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對保證金、押金的收取、管理、退還等情況進行審計檢查。2.審計內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、賬務(wù)處理準(zhǔn)確性、檔案管理完整性、退還手續(xù)合規(guī)性等方面。3.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。財務(wù)檢查1.財務(wù)部門定期對保證金、押金賬戶進行自查，確保賬戶資金安全、賬務(wù)記錄準(zhǔn)確。2.財務(wù)檢查可采用賬賬核對、賬實核對等方式，對保證金、押金的余額、收支情況等進行全面檢查。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的異常情況，財務(wù)部門應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。風(fēng)險管理1.風(fēng)險管理部門應(yīng)關(guān)注保證金、押金管理過程中的風(fēng)險，評估潛在風(fēng)險對公司財務(wù)狀況和經(jīng)營活動的影響。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略，如加強合同管理、完善內(nèi)部審批流程、提高風(fēng)險預(yù)警能力等。3.定期對保證金、押金管理的風(fēng)險狀況進行評估和總結(jié)，不斷優(yōu)化風(fēng)險管理措施，確保公司權(quán)益得到有效保障。違規(guī)責(zé)任責(zé)任認(rèn)定1.對于在保證金、押金管理過程中違反本制度規(guī)定的行為，將進行責(zé)任認(rèn)定。責(zé)任認(rèn)定應(yīng)根據(jù)行為的性質(zhì)、情節(jié)、后果等因素綜合判斷。2.涉及違規(guī)行為的部門或個人包括業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員。違規(guī)處理1.對于輕微違規(guī)行為，如未按規(guī)定流程進行審批、賬務(wù)處理不及時等，給予責(zé)任人警告處分，并責(zé)令其限期整改。2.對于嚴(yán)重違規(guī)行為，如私自挪用保證金、押金、故意隱瞞重要信息導(dǎo)致公司利益受損等，視情節(jié)輕重給予責(zé)任人降職、撤職、解除勞動合同等處分，并依法追究其法律責(zé)任。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。