銀行檔案寄存管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范銀行檔案寄存管理工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各類檔案在外部寄存機(jī)構(gòu)的寄存管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保寄存檔案的安全，防止檔案信息泄露。2.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案寄存相關(guān)操作。3.有效利用原則：在保障安全的前提下，便于檔案的查詢、調(diào)閱和使用。二、檔案寄存機(jī)構(gòu)選擇（一）資質(zhì)要求1.具有合法的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，信譽(yù)良好，無(wú)違法違規(guī)記錄。2.具備完善的檔案保管設(shè)施和安全防護(hù)措施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等。3.擁有專業(yè)的檔案管理人員，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和相關(guān)法律法規(guī)。（二）評(píng)估與選擇1.人事部門負(fù)責(zé)對(duì)潛在的檔案寄存機(jī)構(gòu)進(jìn)行初步調(diào)研和篩選，收集其相關(guān)資料。2.組織相關(guān)部門（如風(fēng)險(xiǎn)管理部門、法律合規(guī)部門等）對(duì)候選機(jī)構(gòu)進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括機(jī)構(gòu)資質(zhì)、設(shè)施條件、管理能力、服務(wù)質(zhì)量等。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇最合適的檔案寄存機(jī)構(gòu)，并簽訂詳細(xì)的寄存服務(wù)合同。三、檔案交接（一）檔案整理1.各部門在向寄存機(jī)構(gòu)移交檔案前，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面整理。按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，確保檔案資料齊全、完整、有序。2.編制檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息。（二）交接流程1.由本行檔案管理部門與寄存機(jī)構(gòu)共同安排交接時(shí)間和地點(diǎn)。2.在交接現(xiàn)場(chǎng)，雙方按照檔案移交清單逐一核對(duì)檔案，確認(rèn)無(wú)誤后簽字確認(rèn)。3.交接過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，可采用拍照、錄像等方式留存證據(jù)，以備后續(xù)查詢。四、檔案寄存期間管理（一）日常巡查1.寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)寄存檔案進(jìn)行巡查，檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向本行報(bào)告。2.本行檔案管理部門可定期或不定期對(duì)寄存檔案進(jìn)行抽查，監(jiān)督寄存機(jī)構(gòu)的管理工作。（二）環(huán)境維護(hù)1.寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)保持檔案寄存場(chǎng)所的環(huán)境整潔、衛(wèi)生，溫度、濕度符合檔案保管要求。2.配備必要的消防、安全設(shè)施，并確保其正常運(yùn)行。（三）信息安全管理1.寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)建立嚴(yán)格的信息安全管理制度，對(duì)接觸檔案的人員進(jìn)行權(quán)限管理，防止檔案信息泄露。2.加強(qiáng)對(duì)檔案寄存場(chǎng)所的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止黑客攻擊、病毒感染等事件發(fā)生。3.本行與寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方在檔案信息安全方面的責(zé)任和義務(wù)。五、檔案查詢與調(diào)閱（一）查詢申請(qǐng)1.本行內(nèi)部人員因工作需要查詢寄存檔案的，應(yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息。2.查詢申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批同意后，提交至檔案管理部門。（二）調(diào)閱流程1.檔案管理部門收到查詢申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，向寄存機(jī)構(gòu)發(fā)出調(diào)閱檔案的通知。2.寄存機(jī)構(gòu)按照通知要求，及時(shí)將所需檔案提供給本行檔案管理部門。3.本行檔案管理部門在指定地點(diǎn)提供檔案供查詢?nèi)藛T查閱，查閱過(guò)程應(yīng)進(jìn)行登記，記錄查閱人員姓名、時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查詢?nèi)藛T不得擅自將檔案帶離指定地點(diǎn)，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。（三）歸還要求1.查詢完畢后，查詢?nèi)藛T應(yīng)及時(shí)將檔案歸還至檔案管理部門。2.檔案管理部門核對(duì)檔案無(wú)誤后，將檔案歸還寄存機(jī)構(gòu)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。六、檔案的銷毀（一）銷毀審批1.對(duì)于已過(guò)保管期限或無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫檔案銷毀審批表。2.銷毀審批表需經(jīng)本行相關(guān)部門（如風(fēng)險(xiǎn)管理部門、法律合規(guī)部門等）審核，并報(bào)行領(lǐng)導(dǎo)審批同意。（二）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)后，由本行檔案管理部門與寄存機(jī)構(gòu)共同實(shí)施檔案銷毀工作。2.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，記錄需由雙方經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)。3.可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本行內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案寄存管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案保管狀況、查詢調(diào)閱記錄等。2.人事部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案寄存管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）外部監(jiān)督1.接受監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)檔案寄存管理資料。2.定期對(duì)寄存機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，如發(fā)現(xiàn)寄存機(jī)構(gòu)存在違反合同約定或檔案管理規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)要求其整改，情節(jié)嚴(yán)重的可終止合作。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因本行內(nèi)部人員違反檔案寄存管理制度，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、信息泄露等事故的，追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.因寄存機(jī)構(gòu)原因造成檔案損失的，由寄存機(jī)構(gòu)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。（二）追究方式1.對(duì)責(zé)任人員視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處分。2.涉及違法犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。九、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.人事部門制定檔案寄存管理相關(guān)培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織本行員工參加培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案寄存管理制度、操作流程、信息安全知識(shí)等。（二）宣傳教育1.通過(guò)內(nèi)部刊物、宣傳欄等形式，宣傳檔案寄存管理的重要性和相關(guān)知識(shí)。2.提高全行員工對(duì)檔案寄存管理工作的認(rèn)識(shí)和重視程度，確保各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行。