?記賬憑證保存管理制度總則1.目的為了規(guī)范公司記賬憑證的保存管理，確保會(huì)計(jì)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于日后查閱和審計(jì)，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有記賬憑證的保存管理工作。3.定義記賬憑證：是指記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或者完成情況的書(shū)面證明，是登記賬簿的依據(jù)。保存期限：根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定，記賬憑證的保存期限為[具體年限]。記賬憑證的整理與裝訂1.憑證整理要求每月末，會(huì)計(jì)人員應(yīng)對(duì)各類記賬憑證進(jìn)行分類整理，確保憑證編號(hào)連續(xù)、附件齊全。檢查憑證所附原始憑證的真實(shí)性、合法性、完整性，對(duì)于不符合要求的原始憑證，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通，要求其補(bǔ)充或更正。按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和類別，將記賬憑證分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，并分別進(jìn)行整理。2.憑證裝訂方法裝訂前，應(yīng)在憑證左上角打兩個(gè)裝訂孔，孔的位置應(yīng)距憑證左上角邊緣[x]厘米，距上邊緣[x]厘米。用棉線或?qū)Ｓ醚b訂線從兩個(gè)孔中穿過(guò)，將憑證裝訂牢固，裝訂厚度一般以不超過(guò)[x]厘米為宜。在裝訂線封簽處加蓋裝訂人員印章，以明確責(zé)任。裝訂后的憑證應(yīng)整齊、牢固，不得有掉頁(yè)、缺頁(yè)現(xiàn)象。3.憑證封面填寫憑證封面應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，包括單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容。憑證封面的字跡應(yīng)清晰、工整，不得涂改。記賬憑證的編號(hào)與歸檔1.編號(hào)規(guī)則記賬憑證應(yīng)按照時(shí)間順序連續(xù)編號(hào)，編號(hào)應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，如"記字第[x]號(hào)"。對(duì)于收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，應(yīng)分別編號(hào)，不得混淆。當(dāng)月記賬憑證的編號(hào)應(yīng)從1號(hào)開(kāi)始，依次連續(xù)編號(hào)，不得跳號(hào)、重號(hào)。2.歸檔要求每月裝訂成冊(cè)的記賬憑證，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門歸檔保存。檔案管理部門應(yīng)按照憑證的類別、年度、月份等進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄，以便于查詢。歸檔后的記賬憑證應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能。記賬憑證的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記賬憑證時(shí)，應(yīng)填寫《記賬憑證查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。查閱記賬憑證時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將憑證帶出檔案室。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)憑證，不得在憑證上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞憑證。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將憑證歸還檔案管理部門，并在《記賬憑證查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱規(guī)定公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱記賬憑證時(shí)，應(yīng)填寫《記賬憑證借閱申請(qǐng)表》，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[x]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的憑證，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在憑證上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞憑證。借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將憑證歸還檔案管理部門，并在《記賬憑證借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)憑證有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。記賬憑證的保管期限與銷毀1.保管期限記賬憑證的保管期限應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定執(zhí)行，一般為[具體年限]。在保管期限內(nèi)，記賬憑證應(yīng)妥善保管，不得擅自銷毀。2.銷毀程序記賬憑證保管期滿后，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《記賬憑證銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀記賬憑證時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的合規(guī)性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，銷毀清單應(yīng)包括憑證的名稱、年度、月份、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容。銷毀后的記賬憑證應(yīng)妥善處理，不得隨意丟棄，以防止信息泄露。記賬憑證的安全保護(hù)措施1.防火措施檔案管理部門應(yīng)配備必要的滅火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。檔案室應(yīng)設(shè)置防火門、防火窗等防火設(shè)施，防止火災(zāi)蔓延。嚴(yán)禁在檔案室吸煙和使用明火，如需進(jìn)行電氣焊等明火作業(yè)，應(yīng)辦理相關(guān)審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。2.防潮措施檔案室應(yīng)保持干燥通風(fēng)，濕度應(yīng)控制在[具體范圍]以內(nèi)。記賬憑證應(yīng)存放在防潮的檔案柜中，檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查，如有受潮現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。對(duì)于易受潮的憑證，如紙質(zhì)發(fā)票等，應(yīng)采取密封包裝等防潮措施。3.防蟲(chóng)措施檔案室應(yīng)定期進(jìn)行清掃，保持整潔衛(wèi)生，防止害蟲(chóng)滋生。檔案柜內(nèi)可放置防蟲(chóng)藥，如樟腦丸等，以防止害蟲(chóng)侵害記賬憑證。對(duì)于發(fā)現(xiàn)害蟲(chóng)的憑證，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如采用熏蒸等方法進(jìn)行殺蟲(chóng)。4.防盜措施檔案室應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，確保記賬憑證的安全。檔案管理部門應(yīng)配備專人負(fù)責(zé)檔案室的日常管理，嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，未經(jīng)授權(quán)人員不得進(jìn)入檔案室。加強(qiáng)對(duì)檔案室周邊環(huán)境的巡查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并處理。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)記賬憑證的保存管理情況進(jìn)行檢查，確保憑證的整理、裝訂、編號(hào)、歸檔等工作符合本制度的要求。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案室的安全保護(hù)措施進(jìn)行檢查，確保記賬憑證的安全。2.外部審計(jì)公司應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求，接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)，審計(jì)機(jī)構(gòu)有權(quán)對(duì)公司記賬憑證的保