?貸款檔案分段管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)貸款檔案管理，確保貸款檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高貸款業(yè)務(wù)管理水平，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范貸款檔案從形成到銷(xiāo)毀全過(guò)程的管理，為貸款業(yè)務(wù)的審批、發(fā)放、回收及風(fēng)險(xiǎn)防范提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各類(lèi)貸款業(yè)務(wù)所涉及的檔案管理，包括但不限于企業(yè)貸款、個(gè)人貸款、項(xiàng)目貸款等。涵蓋了貸款業(yè)務(wù)從申請(qǐng)受理、調(diào)查評(píng)估、審批決策、合同簽訂、發(fā)放支付、貸后管理直至貸款結(jié)清或核銷(xiāo)等各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的各類(lèi)文件資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則貸款檔案應(yīng)如實(shí)反映貸款業(yè)務(wù)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改檔案信息。2.完整性原則全面收集貸款業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的相關(guān)資料，保證檔案資料的齊全完整，避免重要信息缺失。3.規(guī)范性原則檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括檔案分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等，確保檔案管理的一致性和系統(tǒng)性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及商業(yè)秘密、客戶(hù)隱私等敏感信息的貸款檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.安全性原則采取有效措施確保貸款檔案的物理安全，防止檔案損壞、丟失或被盜，同時(shí)保障電子檔案數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改或泄露。二、貸款檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)貸款檔案按照業(yè)務(wù)流程和檔案性質(zhì)分為以下幾大類(lèi)：1.借款人基本資料檔案營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等復(fù)印件（已辦理"三證合一"的提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件）。法定代表人身份證明書(shū)、身份證復(fù)印件。公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等相關(guān)文件。企業(yè)近年度財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等）及審計(jì)報(bào)告。企業(yè)信用報(bào)告。借款人其他相關(guān)資質(zhì)證明文件。2.貸款申請(qǐng)與調(diào)查評(píng)估檔案貸款申請(qǐng)書(shū)。借款合同及相關(guān)附件（如擔(dān)保合同、抵押合同、質(zhì)押合同等）。貸款調(diào)查評(píng)估報(bào)告，包括借款人基本情況、經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、市場(chǎng)前景、信用狀況、還款能力分析等內(nèi)容。抵押物或質(zhì)押物的相關(guān)資料，如產(chǎn)權(quán)證書(shū)、評(píng)估報(bào)告、保險(xiǎn)單等。保證人相關(guān)資料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、財(cái)務(wù)報(bào)表、信用狀況證明等。實(shí)地調(diào)查記錄、訪談?dòng)涗浀取?.貸款審批檔案貸款審批流程中的各類(lèi)審批文件，包括審批意見(jiàn)、審批會(huì)議紀(jì)要等。風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告及意見(jiàn)。法律合規(guī)部門(mén)的合規(guī)審查意見(jiàn)。4.貸款發(fā)放與支付檔案貸款發(fā)放憑證。資金支付相關(guān)資料，如支付申請(qǐng)書(shū)、支付委托書(shū)、交易合同等。受托支付的相關(guān)證明文件，如受托支付對(duì)象的收款賬戶(hù)信息、資金流向記錄等。5.貸后管理檔案貸后檢查報(bào)告，包括定期檢查報(bào)告、不定期檢查報(bào)告、專(zhuān)項(xiàng)檢查報(bào)告等。借款人財(cái)務(wù)狀況監(jiān)測(cè)資料，如財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅記錄、銀行對(duì)賬單等。抵押物或質(zhì)押物的檢查記錄，包括現(xiàn)場(chǎng)檢查照片、評(píng)估價(jià)值變動(dòng)情況等。保證人的跟蹤檢查資料。貸款催收記錄，包括催收通知書(shū)、催收電話記錄、上門(mén)催收記錄等。借款人重大事項(xiàng)變動(dòng)情況的報(bào)告及相關(guān)證明資料，如企業(yè)改制、股權(quán)變更、重大訴訟等。6.貸款回收與核銷(xiāo)檔案貸款還款記錄，包括還款憑證、還款計(jì)劃執(zhí)行情況等。貸款結(jié)清證明。貸款核銷(xiāo)相關(guān)資料，如核銷(xiāo)申請(qǐng)報(bào)告、內(nèi)部審批文件、稅務(wù)部門(mén)核準(zhǔn)文件等。（二）編號(hào)貸款檔案編號(hào)采用"年份+貸款業(yè)務(wù)類(lèi)別代碼+順序號(hào)"的方式。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.年份：取檔案形成年份的后兩位數(shù)字，如"22"表示2022年形成的檔案。2.貸款業(yè)務(wù)類(lèi)別代碼企業(yè)貸款："QL"個(gè)人貸款："GR"項(xiàng)目貸款："xM"其他貸款："QT"3.順序號(hào)：按照每類(lèi)貸款檔案形成的先后順序依次編排，從001開(kāi)始，如"22QL001"表示2022年形成的第一份企業(yè)貸款檔案。三、貸款檔案的收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)貸款檔案資料的收集工作，確保在業(yè)務(wù)發(fā)生過(guò)程中及時(shí)、準(zhǔn)確地收集各類(lèi)相關(guān)資料。2.對(duì)于借款人提供的資料，應(yīng)要求其提供原件，并審核原件與復(fù)印件的一致性，復(fù)印件應(yīng)加蓋借款人公章或相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.涉及外部機(jī)構(gòu)提供的資料，如評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、信用報(bào)告等，應(yīng)確保資料來(lái)源合法合規(guī)，并要求提供機(jī)構(gòu)加蓋公章。4.業(yè)務(wù)人員在辦理貸款業(yè)務(wù)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將形成的各類(lèi)文件資料移交檔案管理人員，不得積壓或私自留存。（二）整理要求1.檔案管理人員收到貸款檔案資料后，應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)資料進(jìn)行初步整理，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于不完整或不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并在資料右上角或左上角加蓋編號(hào)章。4.將整理好的資料按照檔案類(lèi)別進(jìn)行排序，同一類(lèi)別的資料按照時(shí)間順序排列。5.對(duì)于紙張大小不一致的資料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂。6.對(duì)重要資料應(yīng)進(jìn)行備份，可采用電子掃描或復(fù)印等方式，備份資料應(yīng)與原件一同保存，并注明備份日期和備份方式。四、貸款檔案的裝訂與存儲(chǔ)（一）裝訂要求1.貸款檔案應(yīng)采用A4紙規(guī)格進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。2.裝訂順序?yàn)椋悍饷?、目錄、正文資料、封底。3.封面應(yīng)注明貸款檔案編號(hào)、貸款業(yè)務(wù)類(lèi)別、借款人名稱(chēng)、貸款金額、貸款期限、檔案形成日期等信息。4.目錄應(yīng)按照檔案內(nèi)容的順序詳細(xì)列出各部分資料的名稱(chēng)和頁(yè)碼，便于查閱。5.正文資料應(yīng)按照整理好的順序依次裝訂，對(duì)于有多頁(yè)的資料，應(yīng)在每頁(yè)的右上角或左上角標(biāo)注頁(yè)碼。6.封底應(yīng)保持平整、干凈。（二）存儲(chǔ)要求1.貸款檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等安全設(shè)施。3.檔案庫(kù)房應(yīng)按照檔案類(lèi)別和年份進(jìn)行分區(qū)存放，便于查找和管理。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。5.建立電子檔案索引目錄，便于快速檢索和查詢(xún)電子檔案信息。6.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、貸款檔案的借閱與查閱（一）借閱權(quán)限1.內(nèi)部人員因工作需要借閱貸款檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《貸款檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱(chēng)及編號(hào)、借閱期限等信息。2.一般工作人員借閱貸款檔案需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；部門(mén)負(fù)責(zé)人借閱貸款檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重要貸款檔案或敏感信息的借閱，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人因特殊原因需要查閱貸款檔案的，必須持有合法有效的證明文件，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。公司應(yīng)指定專(zhuān)人陪同查閱，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱期限1.內(nèi)部人員借閱貸款檔案的期限一般不得超過(guò)[x]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人查閱貸款檔案的期限根據(jù)具體情況由公司總經(jīng)理確定，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）借閱登記與歸還1.檔案管理人員應(yīng)建立《貸款檔案借閱登記簿》，詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱人姓名、部門(mén)、審批意見(jiàn)、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《貸款檔案借閱登記簿》上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。六、貸款檔案的保管期限（一）一般規(guī)定貸款檔案的保管期限根據(jù)貸款業(yè)務(wù)的性質(zhì)和風(fēng)險(xiǎn)程度確定，具體如下：1.短期貸款檔案保管期限為[x]年。2.中期貸款檔案保管期限為[x]年。3.長(zhǎng)期貸款檔案保管期限為[x]年。4.已結(jié)清的貸款檔案保管期限為[x]年，但涉及重大事項(xiàng)或法律糾紛的貸款檔案，其保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)，直至相關(guān)事項(xiàng)處理完畢。（二）特殊情況1.對(duì)于核銷(xiāo)的貸款檔案，應(yīng)永久保管。2.對(duì)于因法律法規(guī)或監(jiān)管要求需要延長(zhǎng)保管期限的貸款檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、貸款檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件貸款檔案達(dá)到保管期限，且確認(rèn)不再具有保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。在銷(xiāo)毀前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定和審批。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)超過(guò)保管期限的貸款檔案進(jìn)行清理，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《貸款檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.《貸款檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》應(yīng)詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息，并說(shuō)明銷(xiāo)毀理由。3.《貸款檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重要貸款檔案或大量檔案銷(xiāo)毀的，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)人員共同對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷(xiāo)毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.對(duì)確認(rèn)無(wú)誤的擬銷(xiāo)毀檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷(xiāo)毀檔案名稱(chēng)及編號(hào)、銷(xiāo)毀方式、參與銷(xiāo)毀人員簽字等信息。6.銷(xiāo)毀工作完成后，檔案管理人員應(yīng)將《貸款檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、銷(xiāo)毀記錄等相關(guān)資料歸檔保存，以備查考。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)貸款檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性、檔案保管和借閱等環(huán)節(jié)的合規(guī)性等。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。