?計劃采購管理制度培訓(xùn)一、總則（一）目的為規(guī)范公司計劃采購管理工作，確保采購活動的順利進行，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與計劃采購相關(guān)的部門和人員，包括但不限于采購部、需求部門、倉庫管理部門等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，合理安排采購，避免盲目采購和庫存積壓。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量符合公司要求，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購流程、選擇合適供應(yīng)商等方式，降低采購成本。4.公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，保障供應(yīng)商合法權(quán)益。5.合規(guī)合法原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購活動合法合規(guī)。二、計劃采購流程（一）需求預(yù)測與計劃制定1.需求部門職責(zé)各需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售訂單、庫存狀況等因素，定期（每月/每季度）進行需求預(yù)測，填寫《采購需求預(yù)測表》，詳細列出所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。在編制需求預(yù)測時，應(yīng)充分考慮生產(chǎn)計劃的變動、市場需求的變化以及安全庫存等因素，確保需求預(yù)測的準確性和合理性。將《采購需求預(yù)測表》提交至部門負責(zé)人審核，經(jīng)審核無誤后，報送至采購部。2.采購部職責(zé)采購部收到各需求部門提交的《采購需求預(yù)測表》后，進行匯總整理，并結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，對需求進行綜合分析。根據(jù)分析結(jié)果，制定月度/季度采購計劃，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容，形成《采購計劃表》。將《采購計劃表》提交至采購部負責(zé)人審核，經(jīng)審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)根據(jù)采購需求，采購部負責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)工作。通過市場調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式，收集潛在供應(yīng)商信息。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，主要考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、企業(yè)信譽等方面，建立《潛在供應(yīng)商信息庫》。采購部組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部、技術(shù)部、財務(wù)部等）對進入《潛在供應(yīng)商信息庫》的供應(yīng)商進行實地考察和評估，填寫《供應(yīng)商評估表》。評估內(nèi)容包括企業(yè)基本情況、生產(chǎn)設(shè)備與工藝、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況、財務(wù)狀況等。根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資供應(yīng)、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。2.供應(yīng)商管理采購部建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估情況、合作歷史、交貨表現(xiàn)、質(zhì)量反饋等內(nèi)容，對供應(yīng)商進行動態(tài)管理。定期（每季度/每年）對供應(yīng)商進行績效考核，考核指標包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、價格合理性、售后服務(wù)滿意度等。根據(jù)績效考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行等級評定，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于考核結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如增加訂單份額、優(yōu)先付款等；對于考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。（三）采購訂單下達1.采購訂單生成采購部根據(jù)審批通過的《采購計劃表》，向選定的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等詳細信息。采購訂單可通過書面形式（如傳真、郵件等）或電子形式（如公司采購管理系統(tǒng)）發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認回復(fù)。2.采購訂單跟蹤采購訂單下達后，采購部應(yīng)指定專人負責(zé)訂單跟蹤，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、物資準備情況等，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。定期與供應(yīng)商溝通訂單執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)問題或異常情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將相關(guān)情況反饋給需求部門和公司領(lǐng)導(dǎo)。（四）物資驗收與入庫1.驗收準備物資到貨前，倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)采購訂單和相關(guān)標準，做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。質(zhì)量部應(yīng)根據(jù)物資的質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范，制定詳細的驗收方案，明確驗收項目、驗收方法、驗收標準等內(nèi)容。2.驗收實施物資到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時組織驗收人員按照驗收方案進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。質(zhì)量部應(yīng)安排專業(yè)人員對物資進行質(zhì)量檢驗，可采用抽檢、全檢等方式，確保物資質(zhì)量符合要求。對于重要物資或關(guān)鍵零部件，應(yīng)進行嚴格的檢驗和測試。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格、規(guī)格不符等問題，驗收人員應(yīng)及時填寫《物資驗收不合格報告》，詳細記錄問題情況，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)處理。3.入庫處理經(jīng)檢驗合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間等信息，并將物資存放到指定倉庫位置。對于驗收不合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)將其單獨存放，并做好標識。采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結(jié)果。（五）采購付款1.付款申請物資驗收合格且入庫后，采購部應(yīng)根據(jù)采購訂單和合同約定，及時整理相關(guān)發(fā)票、入庫單、驗收報告等資料，填寫《付款申請表》，注明付款金額、付款方式、付款時間等信息。將《付款申請表》提交至采購部負責(zé)人審核，經(jīng)審核無誤后，報財務(wù)部門審核。2.財務(wù)審核財務(wù)部門收到《付款申請表》后，應(yīng)按照公司財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對付款申請進行嚴格審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性，合同條款的執(zhí)行情況，付款金額的準確性等。如發(fā)現(xiàn)問題或疑問，財務(wù)部門應(yīng)及時與采購部溝通核實，并要求采購部補充相關(guān)資料或做出解釋。3.付款審批經(jīng)財務(wù)部門審核通過的《付款申請表》，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況、采購合同執(zhí)行情況等因素進行審批，確定是否同意付款以及付款時間和金額。4.付款執(zhí)行財務(wù)部門根據(jù)公司分管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，按照規(guī)定的付款方式和時間進行付款操作。付款完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時登記入賬，并將付款情況反饋給采購部。三、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購風(fēng)險識別采購部應(yīng)定期組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部、財務(wù)部、法務(wù)部等）對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，識別內(nèi)容包括但不限于供應(yīng)商風(fēng)險、市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。通過對采購流程各環(huán)節(jié)的分析，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和實際案例，找出可能導(dǎo)致采購活動出現(xiàn)問題的風(fēng)險因素。2.采購風(fēng)險評估對識別出的采購風(fēng)險進行評估，評估其發(fā)生的可能性和影響程度?？刹捎枚ㄐ栽u估（如高、中、低）或定量評估（如設(shè)定風(fēng)險值）的方法進行評估。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，將采購風(fēng)險分為重大風(fēng)險、重要風(fēng)險、一般風(fēng)險和低風(fēng)險四個等級。對于重大風(fēng)險和重要風(fēng)險，應(yīng)制定專門的應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對建立多源供應(yīng)機制，選擇多家合格供應(yīng)商，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌墓?yīng)中斷風(fēng)險。加強供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進行考核評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性。與供應(yīng)商簽訂詳細的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任，以約束供應(yīng)商的行為，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。2.市場風(fēng)險應(yīng)對關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、供求關(guān)系變化等信息，定期進行市場調(diào)研和分析，為采購決策提供依據(jù)。采用靈活的采購策略，如簽訂長期合同、采用套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。建立市場風(fēng)險預(yù)警機制，當(dāng)市場出現(xiàn)重大變化時，及時調(diào)整采購計劃和策略，以應(yīng)對市場風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強對采購物資的質(zhì)量控制，嚴格按照質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范進行驗收，確保所采購物資的質(zhì)量符合要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，如質(zhì)量檢驗報告、合格證等，并對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行審核，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定的質(zhì)量控制能力。建立質(zhì)量追溯機制，對于出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資，能夠及時追溯到供應(yīng)商和生產(chǎn)批次，采取相應(yīng)的措施進行處理，如退貨、換貨、補貨等，并追究供應(yīng)商的質(zhì)量責(zé)任。4.合同風(fēng)險應(yīng)對加強合同管理，在簽訂采購合同前，由法務(wù)部等相關(guān)部門對合同條款進行審核，確保合同的合法性、完整性和嚴謹性。明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是關(guān)于物資供應(yīng)、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款，避免合同糾紛。定期對合同執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同的有效履行。5.付款風(fēng)險應(yīng)對嚴格按照公司財務(wù)制度和采購合同約定進行付款操作，確保付款流程的規(guī)范和準確。加強對發(fā)票的管理，確保發(fā)票的真實性、合法性和完整性，避免因發(fā)票問題導(dǎo)致的付款風(fēng)險。建立付款風(fēng)險預(yù)警機制，對供應(yīng)商的財務(wù)狀況、經(jīng)營情況等進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)潛在的付款風(fēng)險，并采取相應(yīng)的措施進行防范。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對計劃采購管理工作進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購制度的遵守情況、采購合同的簽訂與履行情況等。對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況，確保采購活動合法合規(guī)、規(guī)范有序。2.部門自查采購部應(yīng)定期對本部門的計劃采購管理工作進行自查，檢查采購訂單的下達、執(zhí)行情況，供應(yīng)商的管理情況，物資的驗收與入庫情況，采購付款情況等。對自查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，并將自查情況和整改結(jié)果報公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（二）考核制度1.考核指標對采購部及相關(guān)人員的考核指標包括但不限于采購任務(wù)完成率、采購成本控制率、物資質(zhì)量合格率、交貨及時率、供應(yīng)商滿意度等。采購任務(wù)完成率=實際完成采購金額/計劃采購金額×100%采購成本控制率=（預(yù)算采購成本實際采購成本）/預(yù)算采購成本×100%物資質(zhì)量合格率=合格物資數(shù)量/采購物資總數(shù)量×100%交貨及時率=按時交貨次數(shù)/總交貨次數(shù)×100%供應(yīng)商滿意度=供應(yīng)商對采購部門評價得分的平均值2.考核周期對采購部及相關(guān)人員的考核實行季度考核與年度考核相結(jié)合的方式。季度考核于每季度末進行，主要對當(dāng)季度的采購工作進行階段性評價；年度考核于每年年末進行，是對全年采購工作的綜合評價。3.考核結(jié)果應(yīng)用根據(jù)考核結(jié)果，對采購部及相關(guān)人員進行獎懲。對于考核成績優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵，如獎金、晉升機會等；對于考核成績不合格的部門和個