?財(cái)務(wù)檔案公章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案與公章的管理，確保財(cái)務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范公章的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理與公章使用管理。（三）基本原則1.財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、規(guī)范性、保密性和安全性的原則，確保財(cái)務(wù)檔案能夠真實(shí)反映公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果，便于查詢和使用。2.公章使用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、審慎、登記的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和權(quán)限使用公章，確保公章使用的合法性和嚴(yán)肅性。二、財(cái)務(wù)檔案管理（一）檔案范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等各類賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)附注等。4.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)預(yù)算與計(jì)劃：年度財(cái)務(wù)預(yù)算、專項(xiàng)財(cái)務(wù)計(jì)劃等。6.財(cái)務(wù)合同：各類涉及財(cái)務(wù)條款的合同協(xié)議。7.銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表等銀行相關(guān)資料。8.其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件、資料和記錄。（二）檔案收集與整理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集各類財(cái)務(wù)檔案資料，確保檔案資料的及時(shí)、完整。收集過程中，應(yīng)檢查資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，對不符合要求的資料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或更正。2.對收集到的財(cái)務(wù)檔案資料，應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證編號順序排列，附件齊全；會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按賬頁順序裝訂成冊；財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)加蓋公章并按規(guī)定簽署。整理后的檔案應(yīng)便于查閱和保管。（三）檔案裝訂與編號1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊，裝訂時(shí)應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內(nèi)容。封面應(yīng)加蓋裝訂人員印章。2.會(huì)計(jì)賬簿在年度終了后，應(yīng)及時(shí)打印并裝訂成冊。裝訂后的賬簿應(yīng)整齊、牢固，不得有缺頁、掉頁等情況。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定格式打印，并加蓋單位公章、法定代表人印章、總會(huì)計(jì)師印章等。裝訂后的財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照類別和時(shí)間順序編號，以便于查詢和管理。4.對于其他財(cái)務(wù)檔案資料，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分類裝訂，并編制相應(yīng)的編號。編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和連貫性，便于識別和查找。（四）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案保管庫或?qū)９?，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全存放。2.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉財(cái)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)。保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出保管場所。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放。短期檔案（15年）、中期檔案（510年）和長期檔案（10年以上）應(yīng)分別存放，便于管理和查閱。4.對于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存放，異地保管，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理制度，對電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸、使用等進(jìn)行規(guī)范管理。（五）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位或個(gè)人因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)出具相關(guān)單位的介紹信或證明文件，并填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由財(cái)務(wù)部門安排專人陪同查閱。查閱過程中，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照財(cái)務(wù)檔案資料。3.財(cái)務(wù)檔案一般不得外借。如因特殊情況確需外借的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[x]個(gè)工作日，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。4.查閱或借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，檔案保管人員應(yīng)詳細(xì)登記查閱或借閱人員的姓名、單位、查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱內(nèi)容等信息，并由查閱或借閱人員簽字確認(rèn)。查閱或借閱結(jié)束后，檔案保管人員應(yīng)對檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案資料完整無損。（六）檔案銷毀1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門提出銷毀申請，編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、冊數(shù)、保管期限等內(nèi)容。2.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的內(nèi)容與《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》是否一致，確保銷毀工作的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.對于涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。三、公章管理（一）公章種類公司公章包括公司法人章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、合同專用章等。（二）公章刻制1.公司公章的刻制必須嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。新設(shè)立公司或因業(yè)務(wù)需要更換公章時(shí)，應(yīng)由公司法定代表人或授權(quán)代理人向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)提出申請，并提交相關(guān)證明文件。2.公章刻制完成后，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，由專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)核對公章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等是否與申請一致，并在《公章刻制登記表》上簽字確認(rèn)。3.對于作廢的公章，應(yīng)及時(shí)上繳公司綜合管理部門，并按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行登記，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保公章徹底銷毀。（三）公章保管1.公司公章應(yīng)指定專人保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。公章保管人員不得擅自將公章交予他人保管或使用。2.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ帽９芟鋬?nèi)，實(shí)行雙人保管制度，確保公章的安全。保險(xiǎn)柜或保管箱的鑰匙和密碼應(yīng)由不同人員分別保管，開啟時(shí)應(yīng)同時(shí)在場。3.財(cái)務(wù)專用章應(yīng)由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，發(fā)票專用章應(yīng)由發(fā)票管理人員保管，合同專用章應(yīng)由合同管理部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公章保管制度，不得隨意放置公章。（四）公章使用流程1.公章使用前，使用人應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事由、用章內(nèi)容、用章范圍、用章時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.《公章使用申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，證明用章事由的真實(shí)性和必要性。對于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的用章申請，還應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財(cái)務(wù)專用章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金支付等業(yè)務(wù)時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。4.發(fā)票專用章的使用應(yīng)僅限于開具發(fā)票時(shí)使用，不得挪作他用。使用發(fā)票專用章時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。5.合同專用章的使用應(yīng)依據(jù)合同審批流程進(jìn)行。合同簽訂前，應(yīng)由合同管理部門對合同條款進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。合同經(jīng)審批通過后，方可加蓋合同專用章。6.公司法人章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司決策程序進(jìn)行。涉及公司重大決策、重要文件簽署等事項(xiàng)時(shí)，必須經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代理人批準(zhǔn)后，方可加蓋法人章。7.公章保管人員應(yīng)對《公章使用申請表》及相關(guān)審批文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確認(rèn)無誤后，方可在指定位置加蓋公章。蓋章時(shí)應(yīng)確保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜。8.公章使用后，使用人應(yīng)及時(shí)將《公章使用申請表》及相關(guān)文件交回公章保管人員存檔。公章保管人員應(yīng)對用章情況進(jìn)行登記，記錄用章時(shí)間、用章事由、用章人等信息，以便日后查詢和核對。（五）公章使用審批權(quán)限1.一般性文件、報(bào)表、證明等加蓋公章，由所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及財(cái)務(wù)結(jié)算、資金支付、稅務(wù)申報(bào)等重要財(cái)務(wù)事項(xiàng)加蓋財(cái)務(wù)專用章，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對外簽訂合同、協(xié)議等文件加蓋合同專用章，由合同管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同還需報(bào)公司總經(jīng)理審批。4.公司重要文件、報(bào)告、決議等加蓋公司法人章，由公司法定代表人或授權(quán)代理人審批。（六）公章異地使用1.因工作需要在異地使用公章時(shí)，應(yīng)提前填寫《公章異地使用申請表》，詳細(xì)說明異地用章的事由、地點(diǎn)、時(shí)間等信息，并按照公章使用審批權(quán)限進(jìn)行審批。2.審批通過后，公章保管人員應(yīng)采取安全可靠的方式將公章送達(dá)異地使用地點(diǎn)，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督用章過程。用章結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將公章收回，并向公章保管人員報(bào)告用章情況。3.如需在異地長時(shí)間保管公章，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施，確保公章的安全。同時(shí)，應(yīng)定期對異地保管的公章進(jìn)行檢查和核對。（七）公章停用與廢止1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、公章?lián)p壞等原因，需要停用公章時(shí)，應(yīng)由公司綜合管理部門發(fā)布公章停用通知，并收回停用的公章。2.停用的公章應(yīng)及時(shí)上繳公司綜合管理部門，并按照規(guī)定進(jìn)行封存或銷毀處理。封存的公章應(yīng)妥善保管，以備日后查閱或驗(yàn)證。3.對于廢止的公章，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行登記，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保公章徹底銷毀，防止公章被非法使用。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對財(cái)務(wù)檔案管理和公章使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，公章的刻制、保管、使用、審批等流程是否規(guī)范。審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）定期檢查財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行自查，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和安全。自查內(nèi)容包括檔案的整理情況、保管環(huán)境、查閱借閱登記等。同時(shí)，應(yīng)不定期對公章的保管和使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。（三）違規(guī)處理對于違反財(cái)務(wù)檔案管理和公章管理制度的行為，公