?貿(mào)易公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.便捷高效原則：采用先進(jìn)的管理手段和技術(shù)，提高檔案管理的工作效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)的檔案管理工作，集中保管公司重要檔案，并提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。其具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，制定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)為公司各部門(mén)及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案檢索工具和參考資料。7.負(fù)責(zé)組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。（二）各部門(mén)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)形成檔案的收集、整理、立卷和保管工作，并定期向綜合管理部移交應(yīng)歸檔的檔案。各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)在工作中形成的各種文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、立卷。2.負(fù)責(zé)保管本部門(mén)的檔案，確保檔案的安全與完整，并定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)。3.按照規(guī)定時(shí)間向綜合管理部移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向綜合管理部查閱、借閱檔案，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。5.協(xié)助綜合管理部做好檔案管理的其他相關(guān)工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，工作計(jì)劃與總結(jié)，重要活動(dòng)記錄等。2.人事管理類：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、薪酬福利、勞動(dòng)合同等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)合同類：包括采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等各類業(yè)務(wù)合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議。5.市場(chǎng)營(yíng)銷類：包括市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、廣告宣傳、客戶資料等相關(guān)文件。6.物流管理類：包括貨物運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)管理、物流配送等相關(guān)文件。7.質(zhì)量管理類：包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)文件。8.技術(shù)研發(fā)類：包括產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、專利申請(qǐng)等相關(guān)文件。9.法務(wù)合規(guī)類：包括法律事務(wù)處理、合規(guī)檢查、訴訟仲裁等相關(guān)文件。10.其他類：不屬于上述分類的其他重要文件。（二）編號(hào)檔案編號(hào)采用"類別代碼+年度+順序號(hào)"的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.類別代碼：按照上述檔案分類，每類賦予一個(gè)兩位數(shù)字代碼，如行政管理類為"01"，人事管理類為"02"等。2.年度：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字，如"23"代表2023年。3.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從"001"開(kāi)始依次編號(hào)。例如，行政管理類2023年形成的第5份檔案編號(hào)為"0123005"。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門(mén)應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在各項(xiàng)工作中形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.文件材料形成后，承辦人應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料交本部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行整理，不得積壓或據(jù)為己有。3.對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門(mén)文件、合作單位文件等，由綜合管理部或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)收集，并進(jìn)行登記和分發(fā)。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。2.每份文件材料應(yīng)保持其完整性，如有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.文件材料應(yīng)按照一定的順序排列，如時(shí)間順序、重要程度等，并編寫(xiě)頁(yè)碼。4.整理好的文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，采用線裝或膠裝方式，確保整齊、牢固。5.檔案管理人員應(yīng)編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查找和管理。五、檔案的歸檔（一）歸檔范圍公司各部門(mén)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)按照本制度規(guī)定進(jìn)行歸檔。具體歸檔范圍見(jiàn)附件《貿(mào)易公司檔案歸檔范圍明細(xì)》。（二）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并向綜合管理部移交歸檔。2.對(duì)于一些重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，分類準(zhǔn)確、排列有序、編目清晰、裝訂整齊。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整，如有缺失應(yīng)及時(shí)查找補(bǔ)充。3.歸檔的檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒和檔案袋，并在盒、袋上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、年度等信息。4.各部門(mén)向綜合管理部移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用直立式檔案柜存放，避免檔案折疊或擠壓。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司章程，重要業(yè)務(wù)合同等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16年至50年。如公司年度工作計(jì)劃與總結(jié)，一般業(yè)務(wù)合同，員工培訓(xùn)記錄等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。如一般性文件、臨時(shí)性通知等。（四）檔案清查1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等進(jìn)行檢查。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫(xiě)《檔案清查報(bào)告》，對(duì)清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施。七、檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記簿》上登記查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[x]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后，在《檔案借閱登記簿》上注銷登記。（三）出具證明1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要要求公司出具檔案證明的，應(yīng)提交單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，并說(shuō)明出具證明的用途。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)對(duì)方要求，查閱相關(guān)檔案，核實(shí)情況后，出具檔案證明，并加蓋公司公章。3.出具檔案證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、有效。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行逐一審查，確定哪些檔案仍需繼續(xù)保存，哪些檔案可以銷毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀鑒定表》，注明檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息，并簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，由綜合管理部編制《檔案銷毀清單》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》、《檔案銷毀鑒定表》等相關(guān)資料歸檔保存。九、電子檔案管理（一）電子檔案的形成與收集1.公司各部門(mén)在工作中形成的電子文件，如文檔、表格、圖表、圖像、音頻、視頻等，均應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行收集和整理。2.電子文件的形成應(yīng)遵循規(guī)范、統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，確保文件的可讀性和可利用性。3.電子文件的收集應(yīng)與紙質(zhì)文件的收集同步進(jìn)行，承辦人應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的電子文件交本部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。（二）電子檔案的整理與歸檔1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。2.電子文件應(yīng)按照文件編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名的唯一性和規(guī)范性。3.電子檔案的整理應(yīng)包括文件的分類、編號(hào)、著錄、鏈接等工作，同時(shí)應(yīng)建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)間與紙質(zhì)檔案一致。歸檔時(shí)，應(yīng)將電子文件存儲(chǔ)到規(guī)定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并按照檔案保管要求進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理。（三）電子檔案的保管與利用1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)、光盤(pán)庫(kù)等，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、防火墻、防病毒軟件等，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和訪問(wèn)。3.電子檔案的利用應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或?qū)ｉT(mén)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)經(jīng)過(guò)授權(quán)，并按照規(guī)定的操作流程進(jìn)行操作。4.電子檔案的查閱、借閱、打印、下載等操作應(yīng)進(jìn)行記錄，以便于審計(jì)和追溯。（四）電子檔案的鑒定與銷毀1.電子檔案的鑒定與銷毀工作應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序與紙質(zhì)檔案相同。2.對(duì)于擬銷毀的電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件進(jìn)行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。3.電子檔案銷毀后，應(yīng)在電子檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)識(shí)和記錄，并將相關(guān)資料歸檔保存。十、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)1.政治素質(zhì)高，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。3.具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力和文字處理能力。4.工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，能夠吃苦耐勞。（二）檔案管理人員的崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。2.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。3.負(fù)責(zé)為公司各部