辦公室文員測(cè)試題庫及參考答案148題精心創(chuàng)作，質(zhì)量一流，排版規(guī)范，望你認(rèn)可。通用精品文稿辦公室行政文員測(cè)試題庫及參考答案148題目錄1一、單項(xiàng)選擇題（69題）1．以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？（B）。A．服務(wù)性B．決策性C．專業(yè)性D．主動(dòng)性2．辦公室布置要注意（D）。A．上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放B．一般辦公室桌椅最好面對(duì)面放置C．打字、復(fù)印間離上司辦公室近些D．各種溝通、保密3．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？（C）。A．準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方D．下班前要收拾整頓好自己的辦公桌，把文件、資料保藏好以免丟失和保密4．以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（B）。A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些2C．各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識(shí)D．紙張和較重的工具放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方5．在辦公室里，（D）的位置是上座。A．離入口最遠(yuǎn)B．離入口最近C．靠近門口D．靠近窗戶6．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（B）。A．發(fā)送前搜檢原稿質(zhì)量B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送C．不宜發(fā)送禮儀性文本D．不宜發(fā)送私人、保密文本7．在利用復(fù)印機(jī)的進(jìn)程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?？（A）。A．接通電源可立即復(fù)印操作B．選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電C．選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸D．復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿8．以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（A）。A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉C．機(jī)內(nèi)發(fā)話器錄音，注意最佳錄音間隔為30一150厘米D．錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音9．以下關(guān)于投影機(jī)的利用哪一項(xiàng)是不適宜的？（D）。A．安置窗簾遮擋室外光線3B．與其他設(shè)備正確連接C．投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能10．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？（B）。A．訂購B．制造C．分配D．儲(chǔ)蓄11．以下文員訂購和儲(chǔ)蓄辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。A．保留一張購貨訂單，收到貨物時(shí)一一核對(duì)打勾B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品C．通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度D．用庫存一覽表來儲(chǔ)備辦公用品12．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的？（B）。A．沒有任何設(shè)想就應(yīng)動(dòng)手從事該項(xiàng)工作B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力C．上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，按照先來后到順序進(jìn)行D．上司所指示的工作假如分歧適，可以不施行13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（D）。A.先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類4B．其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類C.同時(shí)考慮上司的意向和文員本身的工作效率D．可以按照文員自己的慣進(jìn)行工作14．文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來B．盡量掌握外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做C．每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力D．對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限15．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不正確的？（D）。A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來B．想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)C．入手下手工作之前要做好籌辦工作，就不會(huì)因忘記某事而中途停頓D．把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做16．以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。A．現(xiàn)金通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中5C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（A）。A.傳達(dá)可以按照上司主要意義，夾進(jìn)自己的意見B．必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科C．不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。A．擅長(zhǎng)同他人協(xié)作，密切配合，步驟一致B．應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己C．配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則D．公允地與同事分享勝利的功效，分擔(dān)失敗的義務(wù)19．以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。A．電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記實(shí)單或便箋和筆，一有留言就可以立刻記實(shí)B．文員離創(chuàng)辦公室時(shí)，要安排別人替你接電話C．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系D．假如已經(jīng)回電，但沒打通，切記要再聯(lián)系620．以下哪個(gè)接打電話的行為是不正確的？（A）。A．受到通話對(duì)方極大的非難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)鬊．給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用D．中途因有事需放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把聽筒朝下放置21．文員在接打電話時(shí)，正確的做法是（B）。A．電話鈴響一聲就應(yīng)接聽B．在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來C．文員接聽業(yè)務(wù)電話時(shí)，應(yīng)首先讓對(duì)方報(bào)出姓名、單元D．文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以小我的口氣轉(zhuǎn)達(dá)22．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。A.考慮打電話的時(shí)間是否合適B．打出電話，而對(duì)方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話C.有時(shí)候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”D．對(duì)待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（C）。A．按收件人姓名分揀B．按收件部分名稱分揀7C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D．換郵件重要性分揀24．文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（A）。A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B．應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)局部用紅筆畫出，提示上司注意有關(guān)問題D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)接受人員簽字，并保存好25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（A）。A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C．在信封上注明“誤拆”，把信從頭封好并退回去D．寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去26．郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致？（D）。A．每天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致B．取出郵件立即返回辦公室C．事先帶上包袋返回辦公室8D．應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（D）。A．時(shí)間B．便利C．經(jīng)濟(jì)D．愛好28．文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（C）。A．國(guó)名、地址、部門、姓名B．姓名、地址，部門、國(guó)名C．姓名、部分、地址、國(guó)名D．姓名、國(guó)名、部分、地址29．傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件？（D）。A．普通的圖紙B．機(jī)密文件C．很長(zhǎng)的文件D．感謝信30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（C）。A．上級(jí)先伸手后，下級(jí)才能相握B．一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下C．雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手D．握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對(duì)方，微笑致意或問好31．文員在處理工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（A）。A．初次寫信，或有過激言行的B．有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信9C．已做結(jié)案處理的D．沒有具體內(nèi)容的匿名信32．文員從事工作，在處理顧客或其他人的來信時(shí)，不應(yīng)（C）。A．拆開后信紙?jiān)诤?、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B．對(duì)寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記C．處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D．對(duì)問題復(fù)雜、調(diào)查處理的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)33．在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?？（C）。A．協(xié)助簽到B．分發(fā)資料C．作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話D．暫時(shí)保管與會(huì)者的物品34．文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和籌辦時(shí)，不該該做的是（）。A．文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參加者是否輕易10B．什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度C．會(huì)議場(chǎng)合的挑選，要按照會(huì)議時(shí)間是非、花費(fèi)幾何作決定D．文秘人員必須配合會(huì)議議程，詳細(xì)搜檢各項(xiàng)工作35．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（C）。A．加入自己的客觀意見B．不記實(shí)議題C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D．對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論36．會(huì)議中偶然有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記實(shí)處理，這時(shí)文員應(yīng)（D）。A．不理睬B．不征求主持人意見，停止筆錄C．征求主持人意見，停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)D．征求掌管人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)37．上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該（A）。A．只在便箋上寫好會(huì)議名稱C．假如是第一次前往的公司外的地址，要先了解場(chǎng)地情況和交通所耗費(fèi)的時(shí)間D．和上司先充分溝通，避免在會(huì)議進(jìn)行中遇到電話聯(lián)系的不便38．以下哪一品種型適合自在談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議？（C）。A.口字型B．教室型11C．圓桌型D.U字型39．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具有的？（A）。A．審查功能B．保密功能C．歡迎詞播放功能D．報(bào)數(shù)功能40．偶然應(yīng)上司要求，文員參預(yù)會(huì)晤或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（B）。A．準(zhǔn)備資料B．發(fā)表意見C．現(xiàn)場(chǎng)效勞D．會(huì)議或會(huì)談?dòng)泴?shí)41．文員按照上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪類做法是錯(cuò)誤的？（D）。A．如果用寫信的方式，在估計(jì)對(duì)方收到信后，再打電話確認(rèn)B．告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時(shí)可立即通知C．對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)D．假如上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)42．文員制造日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免？（D）。A．上司沒有經(jīng)過文員而決定的日程安排計(jì)劃，也必須填寫在計(jì)劃表上B．假如表上的空白處太少，可以利用速記符號(hào)或自己能夠了解的簡(jiǎn)單符號(hào)12C．制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的時(shí)間D．日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄43．在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B），了解要求約會(huì)者的心理。A．社交的能力B．說話的技巧C．聽話的能力D．聽寫的能力44．以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（A）。A．以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)B．上司和文員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，每天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃C．如果會(huì)議的主辦者是上司，就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前）會(huì)議室D．會(huì)議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準(zhǔn)備好45．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。A．準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息B．代替上司制訂約會(huì)計(jì)劃13C．為商務(wù)洽談收集資料D．把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單46．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（D）。A.與人聯(lián)系要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），需再打電話弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人B．首先要了解火車運(yùn)行時(shí)間，上司對(duì)鋪位的要求C.如果預(yù)訂需要有保證，應(yīng)事先申明，如果想取消預(yù)訂，也要在結(jié)帳之前打電話D．不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明47．上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確？（D）。A．首先搞清楚上司想作什么樣的安排B．辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊C．與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名（同時(shí)奉告你的姓名），如有疑點(diǎn)，應(yīng)找統(tǒng)一小我D．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)48．照管上司身邊雜事的說法，哪一種是不正確的？（D）。A．有更多的機(jī)遇體味到文員在工作、知識(shí)、能力上的從屬性B．到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐C．對(duì)上司的健康管理包括預(yù)防、治療、病后調(diào)理各階段14D．應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助49．以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的？（D）。A．文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合攜帶名片B．向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ紺．如果對(duì)方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應(yīng)說明并表歉意D．各自只能劈面遞送，寄去是不禮貌的50．文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（D）。A．不作聲，等無人時(shí)查字典B．作判斷，用同偏旁的字音讀C．不用讀，只稱呼姓即可D．討教對(duì)方“可否請(qǐng)問一下，這個(gè)字怎么念？”51．以下關(guān)于社交禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的？（D）。A．用后跟著地走路B．正式場(chǎng)合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C．男性在任何場(chǎng)合都可戴著手套握手D．穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰52．社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（B）。15A.以右為次B．以右為尊C．以后為次D．以左為尊53．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的音訊后，首先應(yīng)（D）。A．向上司報(bào)告B．送禮C．寫信D．查證消息的可靠性54．文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（D）。A.宴會(huì)的方式與氣氛B．交通是否輕易C.有無停車場(chǎng)D．有無休息室55．以下說明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的？（C）。A．雞尾酒會(huì)普通以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好B．茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行C．工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可D．午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交56．以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的？（D）。A．用叉、匙進(jìn)食時(shí)，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物C．口內(nèi)含有食品與人說話D．吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙悄悄由里向外舀去1657．以下餐巾的使用方法是正確的（C）。A．中途離座，把餐巾放在椅子上B．用來擦刀叉C．用來擦嘴唇嘴角D．塞入衣服領(lǐng)口里59．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。A．應(yīng)挑選輕軟而富于光芒的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B．白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水C.未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)D．文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯，碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意60．上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（A）。A．告訴上司家人把衣服送達(dá)B．自己到上司家里去拿C．讓上司自己去家里更換D．去買新的服裝61．以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜？（B）。A．語句要簡(jiǎn)短17B．由過程先說C.利用重復(fù)的效果D．說話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合、對(duì)象因素，使用模糊語言62．接受忠告的正確反應(yīng)是（D）。A．以煩躁的傾聽B．盡量把責(zé)任推給別人C．應(yīng)辯解說：“那是因?yàn)椤盌．切勿豪情用事63．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（A）。A．有共同利益的話題B．夸耀自己的話題C．保密的話題D．應(yīng)當(dāng)忌諱的話題64．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁的確是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（A）。A.騎邊章B．封存章C.騎縫章D．證見章65．值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情？（A）。A．簽發(fā)文件B．分發(fā)會(huì)議通知C．訊問情況D．傳達(dá)指示66．文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（A）。A．下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等18B．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿C．單元內(nèi)部互相抄送的文件材料D．本單元賣力人兼任外單元職務(wù)所形成的文件材料67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問函與復(fù)函等用（A）。A.按通訊者特征立卷B．按地區(qū)特征立卷C．按文種特性立卷D．按作者特性立卷68．文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（B）。A．歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密要求B．歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求C．收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度D．歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料要求69．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（A）和歸檔要求。A．歸檔時(shí)間B．歸檔憑證C．歸檔模式D．歸檔汗青二、判斷題（68題）1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（√）2．辦公室的燈光照明要躲開自然光，最好用人工燈光。（×）193．在陽光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。（×）4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全不異的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典范的工作。（√）5．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。（×）6．擅長(zhǎng)協(xié)作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、鄭重，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的志愿。（×）7．文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（×）8．文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（×）9．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（×）10．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋?，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（×）11．假如文員要找的人是一名比上司地位高的人或父老，你跟對(duì)方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來聽電話，讓上司直接與對(duì)方通話。（√）2012．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（√）13．文員應(yīng)避免不用要的通信和郵寄，盡大概頻繁的聯(lián)系會(huì)合起來分批進(jìn)行。（√）14．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（×）15．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。（√）16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（×）17．按英美國(guó)家慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（×）18．如果需要與來訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來。（×）19．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。（×）20．假如會(huì)客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立刻換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，悄悄關(guān)上門。（√）21．假如會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再悄悄關(guān)上門。（√）22．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（√）2123．文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）24．文員作介紹，若年齡、地位都不異，應(yīng)從較親近的人入手下手介紹。（√）25．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（√）26．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。（√）27．為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（×）28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）29．假如會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)晦氣時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度平和，輕柔遲鈍地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（√）30．會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會(huì)議開始前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（×）31．代表會(huì)議依法定期召開，預(yù)會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因而文員應(yīng)細(xì)致核對(duì)出席人數(shù)。（√）2232．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（√）33．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作便可以接受，不然要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（√）34．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（×）35．上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，辦理方法是讓上司先見他自己安排的那一名。（×）36．文員因?yàn)橐呀?jīng)打過電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。“做過某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全不異的。（×）37．對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對(duì)”，并把它退回去。（×）38．假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相稱的確認(rèn)，文秘人員切不可專斷地回絕，應(yīng)該問明上司的意義，因?yàn)榛蛟S那是件必須勾銷原定約會(huì)的重要事情。（√）39．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（√）40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（√）2341．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（√）42．如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間。（√）43．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（×）44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。（√）45．當(dāng)與人擦肩而過，或越太長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲。（√）46．交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來補(bǔ)救，不但無法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（√）47．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（×）48．不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（√）49．用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（×）50．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（×）2451．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（√）52．雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。（×）53．口頭語言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說話，就可通俗。（×）54．要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（×）55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（）56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（×）57．凡是單元撤消，原公章應(yīng)立刻停用，不用告訴有關(guān)單元。（×）58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（×）59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（×）60．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（×）61．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（×）2562．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（×）63．列入失密范圍的公文，應(yīng)在發(fā)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)肯定密級(jí)和失密范圍，密級(jí)和失密期限的變更和解密。（√）64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（√）65．檔案是指利用過的、文件中所指事情已包辦理終了、具有保存價(jià)值的文書。（√）66．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（×）67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（×）68．文秘人員或文書人員遵照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理終了的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（×）三、簡(jiǎn)答題（11題）1．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么感化?方法和要求是什么?答案：(1)進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸；(2)參謀作用；(3)補(bǔ)缺作用；(4)增進(jìn)關(guān)系作用；(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；(6)適時(shí)?？紤]時(shí)機(jī)；(7)適地。看場(chǎng)合；(8)適度。要注意掌握分寸。262．什么是文書的立卷特性?通常可以按照哪幾種特性立卷?答案：(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；(2)按問題特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時(shí)間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。3．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?答案：(1)受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。(2)及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇啊⑿欧庠诤?，要一并裝訂。(3)認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。(4)逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單元或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單元(人)以及承辦后的情況、成效和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記錄，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。(5)認(rèn)真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級(jí)賣力、歸口辦理”的準(zhǔn)繩，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。27(6)及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增長(zhǎng)職工群眾對(duì)構(gòu)造的信任。復(fù)信可采取收信人(單元)復(fù)信，或承辦人(單元)復(fù)信兩種方式進(jìn)行。4．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求?答案：(1)不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。(2)不要弄錯(cuò)報(bào)告工具及順序。要直接向指示工作的人(上司)報(bào)告；(3)報(bào)告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是……?！?4)一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；(5)如報(bào)告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(6)如果覺得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?．什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法?答案：(1)受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。(2)一種是直接受意，另一種是間接受意。(3)文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。注意傾聽，用28心判斷指示的用意。必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。6．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)?請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。答案：(1)版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。(2)密級(jí)、緊急程度。(3)簽發(fā)人姓名。(4)公文標(biāo)題。(5)主送機(jī)關(guān)。(6)正文、附件。(7)發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。(8)解釋、閱讀(發(fā)送)范圍。(9)主題辭。(10)抄送單元、印發(fā)說明．7.文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文,需要一系列程序即為發(fā)文處理過程。請(qǐng)說明這一系列過程。答案：（1）擬稿。（2）核稿；是指以擬稿人員的上級(jí)