公交公司場地保潔及物業(yè)維護服務檔

案管理方案

目錄

第一節(jié)檔案管理的重要性........................3

一、檔案在企業(yè)經營過程中發(fā)揮的作用...........3

二、做好檔案管理工作........................4

三、健全制度................................5

四、與時俱進，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化..............6

五、提高檔案全面質量管理的方法..............7

六、檔案管理工作重要的意義................8

第二節(jié)檔案管理制度............................9

一、檔案人員崗位責任制......................9

二、文件歸檔制度...........................11

三、檔案收集整理制度.....................12

四、檔案保管制度...........................12

五、檔案庫房管理制度.......................13

六、檔案保密制度...........................14

七、檔案查、借閱制度.......................15

八、檔案利用制度...........................15

九、檔案統(tǒng)計制度...........................17

十、檔案鑒定銷毀制度.....................17

十一、歸檔材料控制措施和驗收制度.........18

第三節(jié)檔案人員崗位職責.......................19

一、檔案工作領導職責.......................19

二、檔案員崗位職責.........................20

三、兼職檔案工作人員職責...................21

第四節(jié)檔案管理流程...........................22

一、目的...................................22

二、適用范圍...............................22

三、術語和定義.............................22

四、工作程序...............................22

五、相關記錄...............................28

第五節(jié)檔案安全保密規(guī)定.......................36

第一節(jié)檔案管理的重要性

隨著我國社會經濟的不斷發(fā)展，檔案工作越來越重要。

檔案工作是在各項工作中形成的，具有保存考究價值的資

料，是對工作的記錄及考察的憑證。檔案為經濟建設服務，

這是毋庸置疑的C我們不能狹隘地與獲得多少經濟效益畫等

號。檔案的保存和管理目的不是為了謀求利益，而是為了方

便、造福于人類，效益最終大多表現(xiàn)為社會效益。檔案質量

是檔案的生命線，檔案質量的好壞直接影響其效用。

然而工作需要相應的資料做好整、建立健全、完善檔案

基礎設施設備、健全檔案工作制度。我們每個從事檔案管理

工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想，使檔案質量

不斷提高。

一、檔案在企業(yè)經營過程中發(fā)揮的作用

(-)行政方面的作用

檔案是企業(yè)行政工作的工具之一，企業(yè)任何的出臺，都

是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎上，充分發(fā)揮檔案的作用有助

于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。

(二)項目運營方面的作用

檔案是公司活動的記錄，具有憑證和參考作用。項目管

理的各個環(huán)節(jié)都會產生相應記錄，公司品質管理，項目的達

標創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項目檔案整理和分析的基礎上，檔

案整理與運營工作相互促進，才能不斷提升項目的管理水平

和盈利能力。

（三）文化方面作用

檔案與企業(yè)文化緊密相連，檔案是企業(yè)發(fā)展的真實記錄

和見證，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)的檔案

我們能夠了解到企業(yè)的成長歷程，企業(yè)的核心價值觀，文化

氛圍等。

（四）法律方面作用

檔案室當時、當地和當事人在業(yè)務活動中形成的原始記

錄，真實可靠，是令人信服的真憑實據。能夠保護企業(yè)、員

工、參會者合法權益不收侵害，明確各方面的責任，減少不

必要的糾紛。

（五）培訓方面的作用

檔案是一種重要的資源，其真實性和原始記錄性，具有

不可抗拒的說服力和感染力，一個個真實的案例可以提高培

訓的效率和效果。

二、做好檔案管理工作

檔案利用是檔案管理最為基本的工作，檔案利用對于整

個社會的發(fā)展是不可或缺的，是社會的信啟。首先，要對檔

案進行收集、整理、鑒定和保管的工作，然后對檔案的管理

系統(tǒng)進行操作、檢索和維護，使得檔案利用工作的需求得以

滿足；其次，重視檔案的保管，可以做到在檔案被需要的時

候可以提供出來；最后，要對重要的檔案進行復印或者微縮,

可以成為檔案原件的替代品，避免原件被損壞。檔案的管理

不僅僅停留在管理好的層面上，還要與時俱進，順應社會的

發(fā)展，找出合適的方式方法，在此基礎上對檔案利用的水平

進行提高，充分的發(fā)揮檔案自身的作用和社會價值。

由于檔案室在公司中是比較獨立的一個部門，檔案管理

方法的一直比較傳統(tǒng)，使得我們在工作中的視野、思維和思

路容易受到影響和制約。要實現(xiàn)思想觀念上的轉變，需要大

力倡導開拓創(chuàng)新精神，推進檔案工作創(chuàng)新的氛圍?？偨Y檔案

工作好的經驗，準確把握檔案工作特點和規(guī)律，用新觀念新

思路做好檔案管理工作。

三、健全制度

不斷把關，努力把好檔案材料的收集關。要結合公司自

身的管理體制、協(xié)調各部門，做好檔案收集工作的基礎工作。

積極主動、全面、保量、保質、保密。檔案管理人員在收集

工作中，還必須針對工作的實際情況，與各部門經常保持聯(lián)

系，對于收集工作，做到隨時收集和定期收集相結合，防止

和減少檔案材料的流失。這樣不僅對檔案的收集范圍擴大

7,還促進了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，

才能提高案卷的質量。

四、與時俱進，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

檔案數量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，

只有在檔案管理上下功夫，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的

新問題。

（一）加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工

作，要求管理人員要有高度的工作責任感，要有良好的職業(yè)

道德，要有扎實的檔案知識、要有辦事細心的工作態(tài)度以及

先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作

者要不斷的拓寬知識層面，不斷的提高綜合素質，才能跟得

上現(xiàn)在的檔案管理工作。

（二）掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質。檔案管理

數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，更是檔案管

理發(fā)展的最終方向。因此，檔案管理工作者要根據自己公司

的情況結合崗位工作的特點，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素

質的同時，更要注重知識、信息技術的學習和掌握。

（三）檔案管理工作對現(xiàn)代公司制度的健康發(fā)展起著至

關重要的作用。要做好檔案管理工作就必須立足于企業(yè)管理

的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足于

服務領導、服務項目使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服

務。

（四）檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務，

創(chuàng)新是在基本功扎實的基礎上開辟的道路。檔案管理工作者

要熟悉自己所管理的檔案，把熟悉“家底”當做天天職。按

照國家的有關規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、褪色、

霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的

檔案采取特殊的保護措施。

五、提高檔案全面質量管理的方法

如何提高檔案全面質量管理就是公司領導和檔案工作

人員參加，以科學方法為手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技

術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系

從而保證高質量的檔案。其核心是強調提高檔案工作水平，

以保證檔案的高質量。

(-)全體人員參加。要求檔案形成過程中的所有人員，

公司領導、如各組(室)的領導、活動負責人、檔案員等等

人員的密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成文件的

歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質量，人人有責”的觀念。

只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性、才能保證檔案

的高質量。

(-)樹立檔案質量意識。檔案質量的提高，與工作人

員的意識有著密切關系。其中，領導的檔案質量意識最為美

鍵，領導必須提高認識，轉變觀念，高度重視本公司檔案管

理工作，用較高的工作質量來促進檔案質量。

(三)檔案工作者肩負著歷史的職責，提高檔案管理人

員的意識，促進檔案科學管理，用豐富科技信息資源，推動

檔案事業(yè)的發(fā)展。只有好的工作思路和方法，才能確保檔案

管理質量穩(wěn)步提高。

六、檔案管理工作重要的意義

企業(yè)是否具有業(yè)績或者是否具有一定的管理水準的重

要體現(xiàn)是檔案管理工作是否科學規(guī)范。一個企業(yè)在發(fā)展過程

中會有很多優(yōu)秀的成果，而這些成果都會被記錄到檔案中，

而要想了解企業(yè)的歷史經營業(yè)績就必須通過檔案來查詢，所

以企業(yè)的科學發(fā)展離不開檔案的管理工作。只有將檔案管理

和經營管理結合，這樣就把企業(yè)的資源配置制定了，從而就

體現(xiàn)出了企業(yè)在未來的發(fā)展情況，這對公司的經營和管理都

具有非常重要的意義。

企業(yè)的檔案是在長期社會實踐活動中形成的，是對過去

工作的真實記錄和公司歷史發(fā)展情況的客觀反映，對公司的

經營管理和領導決策具有重要的輔助作用。企業(yè)工作人員可

以通過分析檔案資料，對過去的工作進行總結，吸取前人的

經驗教訓，并根據現(xiàn)階段事業(yè)公司的發(fā)展現(xiàn)狀制定科學合理

的發(fā)展規(guī)劃和管理決策。可以為相關部門和人員提供信息資

料的查找等服務，一旦事業(yè)公司涉及到司法訴訟等情況，檔

案查詢功能就能夠很好地發(fā)揮作用，從而確保公司的合法權

益不受侵害，實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

總而言之，檔案管理在事業(yè)公司的工作中具有舉足輕重

的作用。事業(yè)公司對檔案管理工作的認識是否到位是能否對

員工保障的重要體現(xiàn)。檔案管理工作中主要是指統(tǒng)一管理和

標準化管理，將這兩部分做好，然后再解決編研和現(xiàn)代化管

理上的問題，制定一個標準比較高的規(guī)劃，將管理工作做到

最好。事業(yè)公司必須認識到檔案管理工作的重要性，用嚴謹

和認真的態(tài)度去對到管理工作，使檔案管理工作的意義和價

值能夠最大地體現(xiàn)出來。

第二節(jié)檔案管理制度

一、檔案人員崗位責任制

（一）努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技

能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔

案業(yè)務培訓，并經考核取得崗位資格證書。

（二）認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實

施辦法》和《XX省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本

系統(tǒng)（行業(yè)）有關檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本公司

各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅

自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據《中華人

民共和國檔案法》及有關規(guī)定，追究當事人和直接領導人的

行政責任或刑事責任。

（三）熟悉本公司和本系統(tǒng)業(yè)務工作，了解本公司各類

文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

（四）切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，

保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規(guī)

范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

（五）同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒

定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保

存價俏的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析

報告，經領導批準后，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。

（六）保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真

做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工

作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄,

及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安

全，最大限度地延長檔案壽命。

（七）編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極

主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，

嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，

注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案佶

息。

（八）積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些

有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務工作的需要。

（九）積極參加本公司組織的科研課題鑒定會、公司工

程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收

上述活動形成的應該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

（十）做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準

確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統(tǒng)計年報及其他調

查統(tǒng)計表。

（十一）在做好公司內部檔案管理的同時，還要對公司

內部各科室和所屬公司的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。

二、文件歸檔制度

（一）歸檔范圍

我司進行XX燃氣安全檢查過程中形成的有保存價值的

文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范

圍。

（-）歸檔時間

I.文書材料于次年X月底前立卷歸檔：

2.會計文件材料在會計年度終了后，由會計人員立卷歸

檔，于次年X月底前移交進檔案室；

3.照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢

后X個月內向檔案人員移交歸檔；

4.其它門類和載體的文件材料也應于完成工作后X個

月內向檔案人員移交或按檔案部門有關規(guī)定辦理。

（三）歸檔要求

1,應歸檔的文件材料應為已結束的工作（或項目）的所

有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式

和載體的文件材料齊全完整；

2.歸檔文件材料應保持它們之間的歷史聯(lián)系，按照檔案

管理的規(guī)范分類、填寫各類目錄。

三、檔案收集整理制度

（-）凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值

的文件、材料、報表、照片、錄像等必須收集整理。

（二）收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做

到分門別類存放。

（三）整理檔案要按照文件材料形成的自然規(guī)律，保持

它們之間的有機聯(lián)系，區(qū)分價值，分類整理，做到無積存零

散文件，案卷質量符合業(yè)務規(guī)范要求。

（四）歸檔文件材料的制作和書寫要適宜長期保存，禁

止使用圓珠筆、鉛筆和復寫紙。

四、檔案保管制度

（一）本單位所有的各種門類和載體的檔案材料，由檔

案人員在檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個人不得私自保存和任

意銷毀。

（二）檔案保管應采用專用柜架，檔案庫房應當堅固可

靠、清潔通風，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、

防蟲、防高溫、防有害氣體等設施。

（三）檔案管理員要定期檢查檔案，做好檢查記錄，發(fā)

現(xiàn)問題及時采取有效措施，確保檔案完整和安全。

（四）檔案如有破損或字跡模糊，應及時修補或復制。

（五）檔案人員調動工作時，應在離職前辦理移交，移

交檔案時，雙方應根據移交目錄清點核實，并履行簽字手續(xù)。

（六）收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履

行交接手續(xù)。

（七）熱保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規(guī)

范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

（A）檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和

其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽

光直射、防有害氣體等“十防”設施。

（九）隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調

節(jié)，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

（十）檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱

覽室分開，但要相對集中，便于管理。

（十一）庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非

專管人員，不得隨意進入庫房。

（十二）必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔

案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和

修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴肅處

理。

（十三）檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔

案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續(xù)。

五、檔案庫房管理制度

為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，

確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

（一）保持庫房內清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查

庫，并認真做好記載。

（二）注意庫房安全。庫內嚴禁存放易燃、易爆物品及

雜物。進出庫房隨時關門上鎖，不允許非庫房管理人員進入

庫內。

（三）定時測量記錄庫內溫度。要求庫內溫度控制在

14-24℃,相對濕度控制在45-60%范圍內，并注意做好空調

機和去濕機的定時開關工作。

（四）搞好庫內防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高

溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

（五）遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告,

保護現(xiàn)場不受破壞。

六、檔案保密制度

（一）認真貫徹《中華人民共和國保密法》，遵守保密

制度，保守檔案機密，維護檔案秘密的安全。

（二）檔案室保管的涉密檔案，要根據國家規(guī)定確定保

密項目和密級，不得擅自擴大使用和接觸的人員范圍。

（三）檔案室是機要部門，無關人員未經許可不得入內。

任何人不得擅自翻印、復制、摘抄和向外傳播檔案內容。經

批準翻印、復制的保密材料要按正式文件進行登記和清退。

（四）檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續(xù),

歸還時要清點注銷。

（五）需銷毀的檔案材料，應造具清冊，寫出銷毀報告,

經鑒定小組審批后，在指定地點銷毀。平時辦公廢紙、廢件

及時銷毀，不得隨意丟棄。

七、檔案查、借閱制度

（-）本單位職工利用檔案，須經辦公室主任同意后方

可查（借）閱；外來人員利用檔案，須持單位介紹信，經分

管領導同意后方可杳（借）閱。

（-）利用者必須愛護檔案，不得在文件材料上畫圈、

勾線和作任何記號，不得涂改拆散、抽頁、污染和損壞檔案。

（三）利用者必須嚴格遵守保密制度，只能查閱相關內

容，不得隨意傳播和擴散檔案內容。

（四）利用者需摘抄（復制）檔案內容，須經檔案管理

人員同意，所摘抄（復制）的內容經檔案人員校對并加蓋我

辦公章后方為有效。

（五）利用檔案一般只能在指定地點查閱，不得隨意帶

走。本單位工作人員確因工作需要，在辦理借閱手續(xù)后，可

以借出檔案室。

（六）借閱期限不超過一周，確需延期者，經辦公室主

任同意并另行辦理借閱手續(xù)。

（七）利用檔案須填寫查（借）閱登記簿和檔案利用效

果登記簿。

八、檔案利用制度

（-）本公司檔案僅限于本公司及本系統(tǒng)工作人員利

用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表

和利用效果登記表，并將利用結果及時向檔案室反饋，任何

人不得例外。

（二）外公司來查閱檔案資料的人員，必須持有公司介

紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經分

管領導批準后方可查閱。

（三）杳閱檔案人員應在閱文室、保密室內杳詢，并保

持安靜、衛(wèi)生，不得在室內吸煙、喝水，以防損壞檔案。

（四）查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密

規(guī)定。

（五）借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理

續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數每人每次不得超過

3份。

（六）借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上

亂寫亂畫，不得轉借和影印、復制、拆換、涂改及污損，違

者必究。

（七）借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔

細檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗

必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。

（八）凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權隨時收回借出

的檔案、材料，以利安全保密等工作。

（九）凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不

歸還者，應按《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定嚴肅處

理。

（十）復制、錄檔案資料，要經領導批準，錄復制的檔

案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。

（十一）檔案人員應根據本公司工作的特點按照室藏檔

案的內容、種類和結構，編制科學的檢索工具和有參考價值

的檔案資料，以提高檔案的查全率。

九、檔案統(tǒng)計制度

（一）檔案統(tǒng)計工作是檔案基礎工作的重要組成部分，

檔案工作必須加強政治責任心，認真做好此項工作。

（-）對室藏的各種門類、載體的檔案資料利用情況，

必須建立齊全的登記，統(tǒng)計注冊。

（三）對當年形成的歸檔案卷（包括接受、移交）和檔

案借閱、鑒定情況應隨時登記。

（四）每年年終形成的各類檔案資源和編寫的檔案工

具，科研材料（包括案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、

字號、索引、人物卡片、專題目錄、大事記、組織、各項規(guī)

章制度）統(tǒng)計一次。

（五）檔案資料的查閱、供閱情況，每年統(tǒng)計兩次（六

月和十二月）。

（六）每年十二月前，填寫《檔案工作統(tǒng)計年報表》一

式兩份，一份上報上級機關，一份存檔。

十、檔案鑒定銷毀制度

（一）檔案室要根據國家檔案局關于檔案保管期限的規(guī)

定、原則、標準，結合本單位制定的檔案保管期限，確定檔

案價值，劃分保管期限，剔除確無保存價值的檔案，以便銷

毀。

（二）檔案的鑒定工作由辦檔案鑒定銷毀領導小組負

責，鑒定工作結束后，附上需要銷毀的檔案登記清冊，由鑒

定小組負責人簽字，經批準后方可銷毀。并及時向主管檔案

工作的領導寫檔案鑒定報告和說明。

（三）實行定期鑒定，力求準確無誤，做到不留錯，也

不錯毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應保存1—2年后確

認無保存價值，方可銷毀。

（四）銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人（X人）

以上監(jiān)銷。

十一、歸檔材料控制措施和驗收制度

（一）檔案分管領導必須參加本單位重要會議，檔案管

理人員必須了解本單位有關的重大事項，做好材料收集歸檔

工作。

（二）按照《中華人民共和國檔案法》的有關規(guī)定，對

國家規(guī)定應當立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集

中管理。任何人不得據為己有。

（三）檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設備

的開箱等工作并有記錄。

（四）專項活動與建檔工作實行同步：即下達計劃任務

同時提出文件材料形式情況；工作結束同時驗收檔案材料的

完整、準確、歸檔情況。

（五）對外出人員獲得的各類文件和引進設備、技術的

各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把

關驗收。

第三節(jié)檔案人員崗位職責

一、檔案工作領導職責

（一）認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級

主管部門有關檔案管理的方針、政策和部署安排。

（二）制訂本公司檔案工作的規(guī)劃計劃、規(guī)章制度和管

理細則，并組織實施。

（三）全面掌握本公司的工作情況，組織全室人員做好

檔案收集、整理、分類、編目、鑒定工作，組織檔案管理人

員開展檔案編研工作、有效提供檔案為生產、經營管理和兩

個文明建設服務。

（四）安排本公司所屬職工的政治教育、業(yè)務技術學習

及工作考核，提高檔案隊伍的整體素質。有計劃、有組織地

安排專兼職檔案人員的業(yè)務技術活動和學術活動。

（五）聯(lián)系購置配備必要的工具、裝具設施。

（六）加強與各有美業(yè)務部門的聯(lián)系，理順疏通檔案的

歸檔渠道，促進檔案工作的順利開展。

（七）負責對全公司部門的檔案工作進行指導和監(jiān)督。

定期召開部門檔案工作會議，經常組織人員深入基層了解檔

案資料的積累、利用等情況，隨時進行指導、監(jiān)督檢查工作。

（八）及時向上級主管部門提供本公司檔案工作的各種

資料。

（九）負責本部門成本的有效使用和控制。

（十）負責綜合檔案室固定資產的管理和維護。協(xié)助做

好公司固定資產的轉資工作。

（十一）起草工作報告、總結工作。向上級匯報工作。

（十二）完成領導交辦的其它工作任務。

（十三）負責全公司的檔案統(tǒng)籌管理工作。

（十四）負責綜合檔案室行政和日常工作。

（十五）負責對全公司各部門的檔案工作進行指導和監(jiān)

督。

（十六）負責理順疏通檔案的歸檔渠道。

（十七）負責加強檔案基本建設，聯(lián)系購置必備的檔案

裝具和設施。

（十八）負責向公司領導和上級業(yè)務主管部門匯報工

作。

（十九）負責召集鑒定小組對到期檔案進行鑒定，并組

織監(jiān)督銷毀過期檔案，建立銷毀記錄。

二、檔案員崗位職責

（一）認真學習宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》、

《檔案法實施辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《XX省機關

檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》、《XX省機關檔案工作規(guī)范化管理

標準》、國家檔案局8號令及有關法規(guī)文件，鉆研業(yè)務知識,

提高業(yè)務水平。

（二）負責文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并

編制檢索工具。

（三）搞好檔案的保管、利用、統(tǒng)計和匯編工作，熟悉

保管檔案的內容，積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記

等各種記錄。

（四）嚴格執(zhí)行檔案管理各項制度和保密守則，維護檔

案的完整和安全。

（五）配合有關部門進行檔案的鑒定工作，對超過保管

期限的檔案提出存毀意見，做好銷毀工作。

（六）做好檔案“九防”工作，每季度至少要對檔案進

行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并做好記錄。

三、兼職檔案工作人員職責

（-）認真學習貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》

和《〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》，遵守檔案工作

的各項規(guī)章制度。

（二）執(zhí)行保密法規(guī)，杜絕檔案泄密事件發(fā)生。

（三）負責收集、整理本科室業(yè)務工作中形成的各類文

件材料，按要求及時向綜合檔案室移交，并辦好交接手續(xù)。

（四）認真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。

（五）協(xié)助專職檔案員做好利用工作，充分發(fā)揮檔案的

作用。

第四節(jié)檔案管理流程

一、目的

加強文件檔案管理，規(guī)范項目文件檔案的收集、歸檔程

序和方法，確保項目檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供

符合項目需求和保證管理體系有效運行的證據。

二、適用范圍

適用于項目部檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

三、術語和定義

L檔案：

指項目部過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經營、

管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種

文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、

榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2.檔案管理：

就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利

用等活動。

四、工作程序

1.檔案資料的收集

(1)各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的

合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件(合同)管理

記錄目錄》。

（2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部

門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部

移交。

1）歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月25日前。

2）檔案資料的標識

各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。3）

檔案資料的日常管理：

電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放

于指定電腦硬盤內。

文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）

管理記錄目錄》，以便檢索利用。

文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒

內，并加以標識，整齊排放在文件/檔案柜中。

4）檔案借閱

借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱

檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，

需依照借閱權限由相關領導批準；

檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批

準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或

損壞，應立即報告直接上級；

借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重

新辦理手續(xù)；

借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪

裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉

借或損壞；

5）檔案銷毀

對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報

告，編制銷毀目錄，報部門總經理批準，批準后方可銷毀。

執(zhí)行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監(jiān).銷，監(jiān)銷人

不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和

批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

2.檔案管理細則

1檔案資料的歸檔范圍

1）項目部對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公

文等；

2）項目部收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公

司有關的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核

準文件、證書等文件；

3）項目部與其他單位來往的文書及權益文書等；

4）公司領導的批示、指示等；

5）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、

領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

6）反映項目部主要職能活動的報告、總結、工作日記、

工作備忘等；

7）項目部的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統(tǒng)

計報表及簡報；

8）項目部與有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文

件正本及過程材料；

9）項目部干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考

核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材

料等人事檔案資料；

10）項目部發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

11）外出公務活動（如學習、考察、調杳研究、參加會

議等）所獲得或形成的檔案資料；

12）財務檔案資料；

13）各種實物檔案；

4）其他具有利用和保存價值的文件資料。

（2）檔案資料的歸檔要求

1）歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和

批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

2）一般資料接一份原件歸檔，重要文件和高使用率文

件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要

留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經辦部

門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本

歸檔。

3）聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主

要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、

完整的特殊情況下可歸檔伯貝件。

4）子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，

并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

5）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、

牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

（4）檔案資料的歸檔時間

1）即時歸檔

下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束

或取得后即時歸檔：

公司規(guī)定的密級文件；

重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；合同、協(xié)

議書等正本及過程資料；

干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的

文件材料；

其他認為需要即時歸檔的資料。

2）定期歸檔

部門應在每月25日前整理歸檔當月文件，編制檔案清

單交檔案室；

部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交項目

檔案室；

3）電子聲像檔案的歸檔

重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次

制成光盤脫機保管。

（5）歸檔文件的等級劃分及保管期限

1）需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限

如下：

文件等級文件類型保管期限

一級秘密公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質證書、永久

文件榮譽經營計劃、管理決策，單位往來發(fā)文，人

事方面的各種文件，公司內部人員任免、獎勵、

處分等文件材料，財務報表、賬冊、資產核算，

合同及司法文書等

會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示

二級重要

批復、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及五年以上

文件

工程的文件等

員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、電話

記錄、維修登記、材料收發(fā)、倉庫管理方面的

三級普通材料進出登記、核算、保管、檔案方面的管理

三年

文件指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方

面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及

維修

（6）檔案交接

1）部門內檔案交接

部門檔案管理人員工作變動或離職的，要填寫《檔案移

交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行

政人事部見證。

2）檔案移交公司的流程

經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門

每月提交的檔案清單核對；

檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單

上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

（7）檔案保管

1）檔案編號

檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充

分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)

含糊。

檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號

表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序

依次排列，以便查閱。

檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或

業(yè)務增多時，隨時增補之用。

檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作

和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。

五、相關記錄

1.《文件（合同）管理記錄目錄》；

2.《文件檔案移交目錄》；

3.《檔案移交清單表》；

4.《檔案借閱審批單》；

5.《檔案管理流程》。

文件（合同）管理記錄目錄

記錄編號:日期:

序號文件（合同）編號標題需抄送的相關部門接收原/復接收人備注

移交目錄

記錄編號:日期:

序號文件（合同）標題名稱頁數原/復備注

移交移交人日期

收件日期

注：本表一式兩份，移交人、收件人各執(zhí)一份。

檔案移交清單表

記錄編號:日期:

移交性質口離職口調崗口歸檔檔案所屬年度

保管期限