公司圖書文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司圖書文件的管理，確保圖書文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高圖書文件的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有圖書文件的管理，包括但不限于紙質(zhì)圖書、電子圖書、文件資料、檔案等。（三）管理原則1.集中管理原則：公司圖書文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負(fù)責(zé)。2.分類管理原則：根據(jù)圖書文件的類別、性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保圖書文件的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.高效利用原則：充分發(fā)揮圖書文件的作用，提高工作效率和決策科學(xué)性。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司圖書文件管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司圖書文件的采購、驗(yàn)收、登記、編號、上架、保管、借閱、歸還等日常管理工作。3.定期對公司圖書文件進(jìn)行盤點(diǎn)和清理，確保圖書文件的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)公司電子圖書文件的存儲、備份和維護(hù)，確保電子圖書文件的安全。5.負(fù)責(zé)公司圖書文件管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，提高圖書文件管理的信息化水平。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門圖書文件的收集、整理、歸檔和保管工作，并定期向行政部門移交。2.根據(jù)工作需要，向行政部門借閱圖書文件，并按時(shí)歸還。3.配合行政部門做好公司圖書文件的盤點(diǎn)和清理工作。（三）員工個(gè)人1.愛護(hù)公司圖書文件，不得擅自涂改、損壞、丟失。2.根據(jù)工作需要，向行政部門或本部門借閱圖書文件，并按時(shí)歸還。3.不得將公司圖書文件轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。三、圖書文件采購（一）需求申請各部門根據(jù)工作需要，填寫《圖書文件采購申請表》，詳細(xì)注明圖書文件的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。（二）采購審批行政部門收到《圖書文件采購申請表》后，進(jìn)行匯總和初審，根據(jù)公司預(yù)算和實(shí)際需求，提出采購建議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購實(shí)施經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門按照公司采購流程進(jìn)行采購。采購人員應(yīng)選擇信譽(yù)良好、質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購，并簽訂采購合同。（四）驗(yàn)收登記圖書文件到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫《圖書文件入庫登記表》，注明圖書文件的名稱、數(shù)量、規(guī)格、供應(yīng)商等信息，并進(jìn)行編號。四、圖書文件分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照圖書文件的類別、性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類，具體分類如下：行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報(bào)告、會議紀(jì)要等。人事文件類：包括員工檔案、勞動合同、薪酬福利、績效考核等文件。財(cái)務(wù)文件類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算計(jì)劃、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。業(yè)務(wù)文件類：包括業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文檔、市場調(diào)研、客戶資料等。技術(shù)文件類：包括技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。圖書資料類：包括各類書籍、期刊、雜志、報(bào)紙等。2.根據(jù)實(shí)際情況，可對上述分類進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整和補(bǔ)充。（二）編號規(guī)則1.圖書文件編號采用“分類代碼+年份+順序號”的格式，例如：“XZ2023001”，其中“XZ”為行政文件類代碼，“2023”為年份，“001”為順序號。2.分類代碼如下：行政文件類：XZ人事文件類：RS財(cái)務(wù)文件類：CW業(yè)務(wù)文件類：YW技術(shù)文件類：JS圖書資料類：TS3.年份采用四位數(shù)字表示，順序號從001開始依次遞增。（三）標(biāo)識管理1.在圖書文件的封面、扉頁、封底等顯著位置標(biāo)注編號，以便識別和管理。2.對于電子圖書文件，應(yīng)在文件名、文件屬性等位置標(biāo)注編號。五、圖書文件存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.設(shè)立專門的圖書文件倉庫，保持倉庫干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度適宜。2.倉庫內(nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保圖書文件的安全。（二）存儲方式1.按照圖書文件的類別、編號順序進(jìn)行上架存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)圖書文件，應(yīng)分類存放在書架上，每類圖書文件應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。3.對于電子圖書文件，應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行分類文件夾管理，每個(gè)文件夾應(yīng)設(shè)置明確的名稱和標(biāo)識。（三）保管期限1.根據(jù)圖書文件的性質(zhì)和重要程度，確定保管期限，具體如下：行政文件類：長期保管人事文件類：長期保管財(cái)務(wù)文件類：按照國家財(cái)務(wù)法規(guī)規(guī)定的期限保管業(yè)務(wù)文件類：根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定保管期限，一般為310年技術(shù)文件類：長期保管圖書資料類：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為510年2.對于超過保管期限的圖書文件，經(jīng)行政部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）盤點(diǎn)清查1.行政部門定期對公司圖書文件進(jìn)行盤點(diǎn)清查，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)清查時(shí)，應(yīng)核對圖書文件的數(shù)量、編號、存儲位置等信息，確保圖書文件的準(zhǔn)確性和完整性。3.對于盤點(diǎn)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、圖書文件借閱（一）借閱申請員工因工作需要借閱圖書文件時(shí)，應(yīng)填寫《圖書文件借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱圖書文件的名稱、編號、借閱期限、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。（二）借閱審批行政部門收到《圖書文件借閱申請表》后，進(jìn)行審核。對于普通圖書文件的借閱，由行政部門負(fù)責(zé)人審批；對于重要圖書文件的借閱，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱期限1.一般圖書文件的借閱期限為[X]天，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要圖書文件的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，最長不得超過[X]天。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還圖書文件，如需續(xù)借，應(yīng)提前向行政部門提出申請。2.歸還圖書文件時(shí)，借閱人員應(yīng)確保圖書文件的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。3.行政部門在圖書文件歸還后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對和登記，并將圖書文件歸還原位。七、圖書文件查閱（一）查閱申請員工因工作需要查閱圖書文件時(shí)，應(yīng)填寫《圖書文件查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱圖書文件的名稱、編號、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門。（二）查閱審批行政部門收到《圖書文件查閱申請表》后，進(jìn)行審核。對于普通圖書文件的查閱，由行政部門負(fù)責(zé)人審批；對于重要圖書文件的查閱，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）查閱方式1.對于紙質(zhì)圖書文件，查閱人員應(yīng)在行政部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將圖書文件帶出指定地點(diǎn)。2.對于電子圖書文件，查閱人員應(yīng)在行政部門的指導(dǎo)下進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)制、傳播或更改電子圖書文件的內(nèi)容。（四）查閱記錄行政部門應(yīng)對圖書文件的查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱人員、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，以便追溯和管理。八、圖書文件保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的圖書文件。2.公司內(nèi)部未公開的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、決策文件等。3.員工個(gè)人隱私信息相關(guān)的圖書文件。（二）保密措施1.對保密圖書文件進(jìn)行標(biāo)識，明確保密等級和保密期限。2.嚴(yán)格控制保密圖書文件的借閱和查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)不得擅自借閱和查閱。3.在保密圖書文件的存儲和傳輸過程中，采取加密等安全措施，防止信息泄露。4.加強(qiáng)對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（三）保密監(jiān)督1.行政部門定期對保密圖書文件的管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對于違反保密制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。九、圖書文件銷毀（一）銷毀申請對于超過保管期限或已失去保存價(jià)值的圖書文件，由行政部門提出銷毀申請，填寫《圖書文件銷毀申請表》，詳細(xì)注明銷毀圖書文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀方式1.對于紙質(zhì)圖書文件，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷