外協(xié)項目發(fā)票管理制度總則1.目的為加強公司外協(xié)項目發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、使用及報銷流程，確保公司財務核算的準確性和合規(guī)性，防范稅務風險，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及外協(xié)項目的部門及人員，包括但不限于項目管理部門、采購部門、財務部門等。3.基本原則合法性原則：發(fā)票的取得、開具和使用必須符合國家稅收法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。真實性原則：發(fā)票所反映的經(jīng)濟業(yè)務必須真實發(fā)生，內(nèi)容與實際交易相符。完整性原則：發(fā)票的各項要素填寫必須齊全、準確，不得遺漏或涂改。及時性原則：應在規(guī)定的時間內(nèi)取得發(fā)票，并及時進行報銷處理，避免逾期影響公司財務核算和稅務申報。發(fā)票開具管理1.開具主體公司作為外協(xié)項目的委托方，如需開具發(fā)票，應由財務部門負責按照國家稅收法律法規(guī)及公司相關規(guī)定進行開具。財務部門應指定專人負責發(fā)票開具工作，開具人員應具備相應的財務知識和稅務知識，熟悉發(fā)票開具流程。2.開具要求發(fā)票內(nèi)容：發(fā)票應如實填寫購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息；貨物或應稅勞務、服務名稱應按照實際交易內(nèi)容準確填寫，規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息應填寫齊全、準確，不得虛開或開具與實際交易不符的發(fā)票。發(fā)票格式：應按照規(guī)定的發(fā)票格式開具發(fā)票，確保字跡清晰、不得壓線、錯格，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應加蓋發(fā)票專用章。開具時間：應在合同約定的收款時間或?qū)嶋H收到款項時開具發(fā)票，不得提前或滯后開具。3.開具流程申請：項目管理部門或相關業(yè)務部門根據(jù)合同約定及實際業(yè)務發(fā)生情況，填寫《發(fā)票開具申請表》，詳細注明購買方信息、項目名稱、發(fā)票內(nèi)容、金額等信息，并提交給財務部門。審核：財務部門收到《發(fā)票開具申請表》后，應指定專人進行審核，審核內(nèi)容包括申請表信息的完整性、準確性、與合同及實際業(yè)務的一致性等。審核無誤后，在申請表上簽字確認。開具：財務部門開具人員根據(jù)審核通過的《發(fā)票開具申請表》，按照發(fā)票開具要求開具發(fā)票。開具完成后，應將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交給申請部門，并做好發(fā)票開具記錄。交付：申請部門應及時將發(fā)票交付給購買方，并做好交付記錄。交付記錄應包括發(fā)票號碼、開具日期、交付時間、購買方名稱等信息。發(fā)票取得管理1.取得主體公司作為外協(xié)項目的受托方，在提供勞務或銷售貨物后，應及時向購買方開具發(fā)票；作為購買方，在接受勞務或購買貨物時，應按照規(guī)定取得發(fā)票。2.取得要求發(fā)票來源：應從具有合法經(jīng)營資格的供應商處取得發(fā)票，確保發(fā)票的真實性和合法性。發(fā)票內(nèi)容：取得的發(fā)票應符合發(fā)票開具要求，各項要素填寫齊全、準確，發(fā)票內(nèi)容應與實際交易相符。發(fā)票格式：應取得按照規(guī)定格式開具的發(fā)票，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票時效性：應在規(guī)定的時間內(nèi)取得發(fā)票，一般應在業(yè)務發(fā)生后的一個月內(nèi)取得發(fā)票。對于金額較大或業(yè)務較為復雜的項目，應與供應商協(xié)商確定合理的發(fā)票取得時間。3.取得流程采購申請：采購部門根據(jù)項目需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等信息，并提交給項目管理部門審核。合同簽訂：項目管理部門審核通過后，采購部門與供應商簽訂采購合同，合同中應明確發(fā)票開具的相關條款，如發(fā)票類型、開具時間、開具內(nèi)容等。發(fā)票取得：采購部門應按照合同約定及時催促供應商開具發(fā)票，并在收到發(fā)票后進行初步審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、完整性、與合同的一致性等。審核無誤后，將發(fā)票交給財務部門。財務審核：財務部門收到采購部門提交的發(fā)票后，應進行再次審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的合法性、合規(guī)性、與業(yè)務的匹配性等。審核無誤后，辦理發(fā)票報銷手續(xù)。發(fā)票使用管理1.使用范圍公司取得的發(fā)票只能用于本公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動，不得轉借、轉讓、代開發(fā)票，不得自行擴大發(fā)票使用范圍。2.使用登記財務部門應建立發(fā)票使用登記制度，對發(fā)票的購買、開具、取得、使用、作廢、紅沖等情況進行詳細登記。登記內(nèi)容應包括發(fā)票號碼、開具日期、購買方名稱、銷售方名稱、金額、用途等信息。3.保管要求專人保管：應指定專人負責發(fā)票的保管工作，確保發(fā)票的安全。存放地點：發(fā)票應存放在安全、干燥、通風的地方，避免發(fā)票受潮、發(fā)霉、丟失等情況。保管期限：發(fā)票的保管期限按照國家稅收法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行，一般為五年。保管期滿后，應按照規(guī)定進行銷毀。4.作廢與紅沖管理作廢條件：發(fā)票開具后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字發(fā)票的，應按照規(guī)定進行紅沖處理。作廢流程：發(fā)票開具人員發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤需要作廢的，應在發(fā)票全部聯(lián)次收回后，在防偽稅控系統(tǒng)中進行作廢操作，并在紙質(zhì)發(fā)票上加蓋“作廢”戳記。作廢發(fā)票應與發(fā)票存根聯(lián)一并保存，不得擅自銷毀。紅沖流程：需要開具紅字發(fā)票的，應按照以下流程進行操作：申請：由購買方或銷售方填寫《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，詳細注明發(fā)票代碼、號碼、開具日期、購買方信息、銷售方信息、金額、稅額等信息，并提交給主管稅務機關審核。審核：主管稅務機關對《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》進行審核，審核通過后，生成《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表編號》。開具：銷售方根據(jù)《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表編號》，在防偽稅控系統(tǒng)中開具紅字發(fā)票。紅字發(fā)票應與《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》一一對應。發(fā)票報銷管理1.報銷流程粘貼整理：報銷人員應將取得的發(fā)票按照公司財務部門規(guī)定的格式進行粘貼整理，確保發(fā)票粘貼牢固、整齊美觀，便于審核。填寫報銷單：報銷人員應根據(jù)發(fā)票內(nèi)容及實際業(yè)務情況，填寫《費用報銷單》，詳細注明報銷日期、報銷部門、報銷人、項目名稱、費用明細、金額等信息，并簽字確認。部門審核：報銷人員所在部門負責人應根據(jù)業(yè)務實際情況對報銷內(nèi)容進行審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、與業(yè)務的相關性等。審核無誤后，在報銷單上簽字確認。財務審核：財務部門收到報銷人員提交的報銷單及發(fā)票后，應進行嚴格審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的合規(guī)性、報銷金額的準確性、報銷流程的完整性等。審核無誤后，在報銷單上簽字確認。領導審批：根據(jù)公司財務審批權限規(guī)定，報銷金額較大的，應提交公司領導審批。領導審批通過后，在報銷單上簽字確認。報銷支付：財務部門根據(jù)領導審批后的報銷單，按照公司財務管理制度的規(guī)定進行報銷支付。報銷支付方式可以選擇現(xiàn)金支付、銀行轉賬等方式。2.報銷時間限制一般情況下，報銷人員應在業(yè)務發(fā)生后的一個月內(nèi)辦理報銷手續(xù)。對于金額較大或業(yè)務較為復雜的項目，經(jīng)財務部門同意后，可以適當延長報銷時間，但最長不得超過三個月。超過報銷時間限制的，財務部門有權拒絕報銷。如因特殊原因需要報銷的，報銷人員應書面說明原因，并經(jīng)財務部門審核同意后，報公司領導審批。3.報銷注意事項發(fā)票真實性：報銷人員應確保取得的發(fā)票真實有效，不得使用虛假發(fā)票進行報銷。如發(fā)現(xiàn)報銷發(fā)票存在虛假情況，公司將追究報銷人員及相關責任人的責任。發(fā)票合規(guī)性：報銷發(fā)票應符合國家稅收法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，如發(fā)票內(nèi)容不完整、格式不符合要求、未加蓋發(fā)票專用章等，財務部門有權拒絕報銷。報銷金額準確性：報銷人員應按照實際發(fā)生的費用金額進行報銷，不得虛報、多報費用。如發(fā)現(xiàn)報銷金額與實際不符，公司將追回多報銷的費用，并追究報銷人員及相關責任人的責任。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司財務部門應定期對發(fā)票管理情況進行自查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票開具、取得、使用、報銷等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、準確性等。自查結果應形成書面報告，并提交給公司管理層。公司審計部門應定期對發(fā)票管理情況進行審計，審計內(nèi)容包括發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、發(fā)票使用的真實性、合法性等。審計結果應形成審計報告，并提交給公司管理層。2.外部檢查公司應積極配合稅務機關等外部部門的檢查，如實提供發(fā)票管理相關資料，接受外部部門的監(jiān)督檢查。如發(fā)現(xiàn)公司發(fā)票管理存在問題，應及時按照外部部門的要求進行整改，并將整改情況及時反饋給外部部門。責任追究1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司