商貿(mào)公司供貨管理制度總則一、目的為規(guī)范商貿(mào)公司的供貨管理流程，確保供貨的質(zhì)量、及時(shí)性和穩(wěn)定性，保障公司的正常運(yùn)營(yíng)和客戶的滿意度，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于商貿(mào)公司所有的供貨業(yè)務(wù)，包括原材料、零部件、成品等各類物資的采購(gòu)與供應(yīng)。三、管理原則1.公平、公正、公開(kāi)原則：在供貨選擇過(guò)程中，應(yīng)遵循公平競(jìng)爭(zhēng)的原則，給予所有供應(yīng)商平等的機(jī)會(huì)，避免任何形式的歧視和偏袒。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：供貨質(zhì)量是供貨管理的核心，應(yīng)優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合公司標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，確保所供應(yīng)的物資符合公司的生產(chǎn)和銷(xiāo)售需求。3.成本控制原則：在保證供貨質(zhì)量的前提下，應(yīng)盡可能降低供貨成本，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和供應(yīng)商管理，實(shí)現(xiàn)成本的優(yōu)化控制。4.合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同發(fā)展，實(shí)現(xiàn)互利共贏。通過(guò)與供應(yīng)商的合作，提高供應(yīng)鏈的效率和競(jìng)爭(zhēng)力，為公司的發(fā)展提供有力支持。四、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)（1）負(fù)責(zé)制定供貨計(jì)劃，根據(jù)公司的生產(chǎn)和銷(xiāo)售需求，確定所需物資的種類、數(shù)量、規(guī)格和交貨時(shí)間等。（2）負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、評(píng)估和選擇，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期考核和評(píng)價(jià)，及時(shí)更新供應(yīng)商信息。（3）負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行談判和簽訂供貨合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保供貨的質(zhì)量、價(jià)格和交貨期等條款符合公司的要求。（4）負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的供貨過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和管理，及時(shí)處理供貨過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保供貨的及時(shí)性和穩(wěn)定性。（5）負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的貨款進(jìn)行結(jié)算和支付，按照合同約定的時(shí)間和方式，及時(shí)支付供應(yīng)商的貨款。2.質(zhì)量部門(mén)（1）負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商所供應(yīng)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，制定質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法，確保所供應(yīng)物資的質(zhì)量符合公司的要求。（2）負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核和評(píng)估，督促供應(yīng)商建立和完善質(zhì)量管理體系，提高供應(yīng)商的質(zhì)量管理水平。（3）負(fù)責(zé)對(duì)供貨過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查和處理，及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商反饋質(zhì)量信息，提出改進(jìn)措施，確保供貨質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。3.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)（1）負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商所供應(yīng)物資的入庫(kù)驗(yàn)收和保管，制定物資入庫(kù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和保管制度，確保所供應(yīng)物資的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無(wú)誤。（2）負(fù)責(zé)對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)和清查，及時(shí)掌握庫(kù)存物資的動(dòng)態(tài)情況，合理安排庫(kù)存水平，確保庫(kù)存物資的安全和有效利用。（3）負(fù)責(zé)對(duì)出庫(kù)物資進(jìn)行審核和發(fā)放，制定物資出庫(kù)管理制度，確保所發(fā)放物資的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。4.財(cái)務(wù)部門(mén)（1）負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的貨款進(jìn)行核算和管理，制定貨款支付制度，按照合同約定的時(shí)間和方式，及時(shí)支付供應(yīng)商的貨款。（2）負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的發(fā)票進(jìn)行審核和管理，確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，及時(shí)辦理發(fā)票的認(rèn)證和抵扣等手續(xù)。（3）負(fù)責(zé)對(duì)供貨成本進(jìn)行核算和分析，制定成本控制措施，降低供貨成本，提高公司的經(jīng)濟(jì)效益。五、供貨計(jì)劃與采購(gòu)流程1.供貨計(jì)劃（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)和銷(xiāo)售計(jì)劃，制定合理的供貨計(jì)劃，明確所需物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、交貨時(shí)間等要求。（2）供貨計(jì)劃應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)后，下達(dá)給供應(yīng)商，作為供應(yīng)商供貨的依據(jù)。2.采購(gòu)流程（1）供應(yīng)商選擇①采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)供貨計(jì)劃的要求，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式，選擇符合公司要求的供應(yīng)商。②對(duì)供應(yīng)商的選擇應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的評(píng)估和審核，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系、價(jià)格等方面的評(píng)估，確保選擇的供應(yīng)商具備良好的供貨能力和信譽(yù)。③建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、供貨業(yè)績(jī)、質(zhì)量評(píng)價(jià)等進(jìn)行記錄和管理，為后續(xù)的供應(yīng)商管理提供依據(jù)。（2）簽訂供貨合同①采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂供貨合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括供貨的品種、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、付款方式等條款。②供貨合同應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)后，方可正式簽訂。（3）貨物驗(yàn)收①供應(yīng)商應(yīng)按照供貨合同的約定，按時(shí)將貨物送達(dá)指定地點(diǎn)。②倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)按照物資入庫(kù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商所供應(yīng)的貨物進(jìn)行驗(yàn)收，包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等方面的驗(yàn)收。③質(zhì)量部門(mén)應(yīng)按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商所供應(yīng)的貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保所供應(yīng)貨物的質(zhì)量符合公司的要求。④如發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量或質(zhì)量不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行處理，直至驗(yàn)收合格。（4）貨款結(jié)算①財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照供貨合同的約定，及時(shí)對(duì)供應(yīng)商的貨款進(jìn)行結(jié)算和支付。②付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定和公司的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行選擇，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等。③財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理發(fā)票的認(rèn)證和抵扣等手續(xù)，確保公司的合法權(quán)益。六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商評(píng)估（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨業(yè)績(jī)、質(zhì)量保證能力、價(jià)格水平、交貨期準(zhǔn)時(shí)率、服務(wù)水平等方面。（2）評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為供應(yīng)商選擇、供貨合同續(xù)簽、貨款結(jié)算等的重要依據(jù)。（3）對(duì)評(píng)估結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠；對(duì)評(píng)估結(jié)果較差的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，如限期整改、暫停供貨等，直至取消其供應(yīng)商資格。2.供應(yīng)商激勵(lì)（1）為鼓勵(lì)供應(yīng)商提高供貨質(zhì)量和服務(wù)水平，公司可設(shè)立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。（2）激勵(lì)方式可包括價(jià)格優(yōu)惠、優(yōu)先供貨、合作項(xiàng)目支持等。3.供應(yīng)商溝通與協(xié)調(diào)（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決供貨過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保供貨的及時(shí)性和穩(wěn)定性。（2）定期組織供應(yīng)商會(huì)議，通報(bào)公司的生產(chǎn)和銷(xiāo)售計(jì)劃，聽(tīng)取供應(yīng)商的意見(jiàn)和建議，共同探討供應(yīng)鏈管理的改進(jìn)措施。（3）建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，及時(shí)處理供應(yīng)商的投訴和意見(jiàn)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。七、質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（1）公司應(yīng)制定明確的物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括原材料、零部件、成品等各類物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，作為供應(yīng)商供貨的依據(jù)。（2）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)結(jié)合公司的實(shí)際需求進(jìn)行制定。2.質(zhì)量檢驗(yàn)（1）質(zhì)量部門(mén)應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商所供應(yīng)的物資進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)，確保所供應(yīng)物資的質(zhì)量符合公司的要求。（2）質(zhì)量檢驗(yàn)可采用抽樣檢驗(yàn)、全檢等方式，根據(jù)物資的特點(diǎn)和重要性進(jìn)行選擇。（3）對(duì)檢驗(yàn)不合格的物資，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行處理，如退貨、換貨、返工等，直至檢驗(yàn)合格。3.質(zhì)量追溯（1）建立物資質(zhì)量追溯體系，對(duì)所供應(yīng)物資的質(zhì)量信息進(jìn)行記錄和追溯，確保一旦出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，能夠及時(shí)追溯到供應(yīng)商和相關(guān)批次的物資。（2）質(zhì)量追溯信息應(yīng)包括供應(yīng)商信息、物資批次信息、檢驗(yàn)記錄等，為質(zhì)量問(wèn)題的調(diào)查和處理提供依據(jù)。八、交貨期管理1.交貨期要求（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司的生產(chǎn)和銷(xiāo)售計(jì)劃，明確供應(yīng)商的交貨期要求，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)交貨。（2）交貨期要求應(yīng)合理、可行，考慮供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、運(yùn)輸距離等因素。2.交貨期監(jiān)控（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立交貨期監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的交貨期執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)掌握交貨期的進(jìn)展情況。（2）如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨期延誤的情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促其盡快交貨，并采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、尋找替代供應(yīng)商等，以確保公司的生產(chǎn)和銷(xiāo)售不受影響。3.交貨期延誤處理（1）如供應(yīng)商因自身原因?qū)е陆回浧谘诱`，應(yīng)按照供貨合同的約定，承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，如支付違約金、賠償損失等。（2）如交貨期延誤對(duì)公司的生產(chǎn)和銷(xiāo)售造成重大影響，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)報(bào)告，并采取緊急措施，如調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、尋找替代供應(yīng)商等，以減少損失。九、庫(kù)存管理1.庫(kù)存控制目標(biāo)（1）合理控制庫(kù)存水平，確保庫(kù)存物資的安全和有效利用，同時(shí)降低庫(kù)存成本。（2）根據(jù)公司的生產(chǎn)和銷(xiāo)售計(jì)劃，制定合理的庫(kù)存采購(gòu)計(jì)劃，避免庫(kù)存積壓和缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)（1）倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保庫(kù)存物資的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無(wú)誤。（2）盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如調(diào)整庫(kù)存賬冊(cè)、處理積壓物資等，確保庫(kù)存管理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.庫(kù)存預(yù)警（1）建立庫(kù)存預(yù)警機(jī)制，當(dāng)庫(kù)存水平低于安全庫(kù)存或高于