學(xué)籍檔案日常管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理，確保學(xué)籍檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的學(xué)籍檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保學(xué)籍檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷。2.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)籍檔案信息，防止泄露，確保員工隱私。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行學(xué)籍檔案的收集、整理、保管和利用。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工學(xué)習(xí)情況的變化，及時(shí)更新學(xué)籍檔案信息。二、學(xué)籍檔案的內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。（二）學(xué)歷學(xué)位證書1.畢業(yè)證書原件及復(fù)印件。2.學(xué)位證書原件及復(fù)印件。（三）學(xué)習(xí)成績單1.在校期間各學(xué)期的成績單原件或復(fù)印件（加蓋學(xué)校公章）。2.如有補(bǔ)考、重修等情況，需提供相應(yīng)的說明材料。（四）學(xué)籍變動(dòng)材料1.轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等相關(guān)手續(xù)文件。2.轉(zhuǎn)專業(yè)審批表。（五）獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料1.在校期間獲得的各類獎(jiǎng)學(xué)金、榮譽(yù)證書等獎(jiǎng)勵(lì)材料。2.受到的紀(jì)律處分文件及解除處分證明。（六）其他相關(guān)材料1.畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）及成績?cè)u(píng)定材料。2.就業(yè)推薦表、報(bào)到證等就業(yè)相關(guān)材料。三、學(xué)籍檔案的收集（一）新員工入職時(shí)1.人力資源部門在新員工入職手續(xù)辦理過程中，向員工明確告知需要提交學(xué)籍檔案相關(guān)材料。2.員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的學(xué)籍檔案材料提交至人力資源部門。（二）在職員工學(xué)籍信息變更時(shí)1.員工因?qū)W歷提升、學(xué)位獲取、學(xué)籍變動(dòng)等原因，需及時(shí)將相關(guān)證明材料提交至人力資源部門。2.人力資源部門負(fù)責(zé)審核材料的真實(shí)性和完整性，并將新的學(xué)籍信息更新到員工檔案中。（三）收集要求1.提交的學(xué)籍檔案材料應(yīng)為原件或加蓋學(xué)校公章的復(fù)印件。2.材料應(yīng)清晰、完整，如有破損、缺失等情況，需及時(shí)補(bǔ)充或更換。3.員工應(yīng)對(duì)提交材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)，如有虛假材料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將嚴(yán)肅處理。四、學(xué)籍檔案的整理（一）分類1.按照學(xué)籍檔案的內(nèi)容，分為個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、學(xué)習(xí)成績單、學(xué)籍變動(dòng)材料、獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料、其他相關(guān)材料等類別。2.每類材料再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如學(xué)習(xí)成績單可按學(xué)期分類，獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料可按時(shí)間順序排列。（二）編號(hào)1.為每份學(xué)籍檔案材料編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。2.編號(hào)規(guī)則可采用年份+序號(hào)的方式，如2023001表示2023年收集的第一份學(xué)籍檔案材料。（三）裝訂1.將整理好的學(xué)籍檔案材料按照分類順序依次裝訂成冊(cè)，確保材料牢固、整齊。2.裝訂時(shí)應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝訂工具，避免損壞材料。（四）目錄編制1.根據(jù)裝訂成冊(cè)的學(xué)籍檔案內(nèi)容，編制詳細(xì)的目錄。2.目錄應(yīng)包括材料類別、編號(hào)、名稱、日期等信息，便于快速查找和核對(duì)。五、學(xué)籍檔案的保管（一）保管地點(diǎn)1.設(shè)立專門的學(xué)籍檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)施等。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，確保檔案安全。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序存放于檔案柜中，便于查閱和管理。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)建立電子檔案索引，方便快速查找。（三）保管期限1.員工學(xué)籍檔案應(yīng)長期保管，直至員工離職后按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行處理。2.對(duì)于已離職員工的學(xué)籍檔案，應(yīng)在離職后[X]年內(nèi)妥善保管，期滿后可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交。（四）檔案安全管理1.嚴(yán)格限制檔案保管室的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入。2.定期對(duì)檔案保管室進(jìn)行安全檢查，確保檔案無損壞、丟失、泄密等情況。3.做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。4.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、學(xué)籍檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工學(xué)籍檔案。2.公司其他部門因工作涉及員工學(xué)歷背景等相關(guān)信息，確需查閱學(xué)籍檔案的，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在人力資源部門工作人員的陪同下查閱。3.員工本人有權(quán)查閱自己的學(xué)籍檔案，但需提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《學(xué)籍檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，查閱人在人力資源部門工作人員的陪同下到檔案保管室查閱檔案。4.查閱過程中，查閱人應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《學(xué)籍檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱員工學(xué)籍檔案，如有特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人填寫《學(xué)籍檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等信息。2.將申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，借閱人到人力資源部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取學(xué)籍檔案。4.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的學(xué)籍檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損。5.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)將學(xué)籍檔案歸還至人力資源部門，并辦理歸還手續(xù)。七、學(xué)籍檔案的更新與維護(hù)（一）定期審核1.人力資源部門定期對(duì)員工學(xué)籍檔案進(jìn)行審核，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.審核內(nèi)容包括檔案材料是否齊全、信息是否與實(shí)際情況相符等。（二）信息變更1.員工學(xué)籍信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交相關(guān)證明材料，辦理信息變更手續(xù)。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)變更后的學(xué)籍檔案進(jìn)行更新，并在電子檔案中同步修改相關(guān)信息。（三）檔案補(bǔ)充1.隨著員工學(xué)習(xí)經(jīng)歷的增加，如有新的學(xué)籍檔案材料產(chǎn)生，員工應(yīng)及時(shí)提交至人力資源部門。2.人力資源部門按照檔案整理要求，將新補(bǔ)充的材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并更新檔案目錄。八、學(xué)籍檔案的保密與安全（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)和公司的保密制度。2.對(duì)學(xué)籍檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.嚴(yán)禁在非工作場所談?wù)摶騻鞑T工學(xué)籍檔案信息。（二）安全防范1.加強(qiáng)檔案保管室的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。九、學(xué)籍檔案的銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，按照公司檔案管理規(guī)定，達(dá)到保管期限的學(xué)籍檔案可進(jìn)行銷毀。2.檔案因損壞、變質(zhì)等原因失去保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.人力資源部門提出學(xué)籍檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《學(xué)籍檔案銷毀申請(qǐng)表》，說明銷毀原因、檔案清單等信息。2.將申請(qǐng)表提交至公司檔案管理部門審核。3.審核通過后，由檔案管理部門組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀的學(xué)籍檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。4.核對(duì)無誤后，在指定地點(diǎn)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)