公司活動(dòng)禮品管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司活動(dòng)禮品的管理，確保禮品的采購(gòu)、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)合理、透明、有序，充分發(fā)揮活動(dòng)禮品在公司文化建設(shè)、客戶關(guān)系維護(hù)、員工激勵(lì)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司舉辦的各類對(duì)內(nèi)、對(duì)外活動(dòng)所涉及的禮品管理，包括但不限于節(jié)日慶典、商務(wù)宴請(qǐng)、員工表彰、客戶回饋等活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，杜絕違規(guī)違紀(jì)行為。2.合理性原則：根據(jù)活動(dòng)性質(zhì)、目的及參與對(duì)象，合理確定禮品的種類、檔次和預(yù)算，確保禮品價(jià)值與活動(dòng)需求相匹配。3.公正性原則：禮品的采購(gòu)、發(fā)放等過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，確保每位符合條件的人員都有平等機(jī)會(huì)獲得相應(yīng)禮品。4.實(shí)用性原則：優(yōu)先選擇具有實(shí)用價(jià)值的禮品，提高禮品的使用效率和滿意度。5.節(jié)約性原則：在滿足活動(dòng)需求的前提下，盡量節(jié)約禮品采購(gòu)成本，避免浪費(fèi)。二、禮品管理職責(zé)分工（一）活動(dòng)策劃部門1.根據(jù)活動(dòng)的主題、目的、參與對(duì)象等因素，提出禮品的初步建議方案，包括禮品種類、數(shù)量、預(yù)算等。2.配合采購(gòu)部門進(jìn)行禮品的選型、詢價(jià)等工作。3.負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)禮品的發(fā)放組織及相關(guān)記錄工作。（二）采購(gòu)部門1.根據(jù)活動(dòng)策劃部門提供的禮品建議方案，負(fù)責(zé)禮品的采購(gòu)工作，包括尋找供應(yīng)商、洽談價(jià)格、簽訂采購(gòu)合同等。2.確保所采購(gòu)禮品的質(zhì)量符合要求，按時(shí)到貨，并辦理相關(guān)驗(yàn)收手續(xù)。3.建立禮品采購(gòu)臺(tái)賬，記錄禮品的采購(gòu)明細(xì)、價(jià)格、供應(yīng)商等信息。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核禮品采購(gòu)預(yù)算，確保預(yù)算合理并納入公司財(cái)務(wù)預(yù)算管理。2.對(duì)禮品采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行審核、報(bào)銷，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度。3.協(xié)助采購(gòu)部門對(duì)禮品采購(gòu)成本進(jìn)行控制和分析。（四）行政部門1.負(fù)責(zé)禮品的驗(yàn)收、保管及庫(kù)存管理工作，確保禮品安全存放，數(shù)量準(zhǔn)確。2.根據(jù)活動(dòng)需求，及時(shí)將禮品發(fā)放至活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)或相關(guān)部門。3.定期對(duì)禮品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（五）審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)禮品管理的全過(guò)程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查禮品采購(gòu)、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)是否合規(guī)、合理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。三、禮品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.活動(dòng)策劃部門應(yīng)在活動(dòng)舉辦前[X]個(gè)工作日，將禮品建議方案提交至采購(gòu)部門，并抄送財(cái)務(wù)部門。禮品建議方案應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明禮品的種類、數(shù)量、預(yù)算、用途等信息。2.采購(gòu)部門根據(jù)禮品建議方案，結(jié)合市場(chǎng)供應(yīng)情況、價(jià)格走勢(shì)等因素，制定禮品采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式、供應(yīng)商選擇等內(nèi)容，并報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算合理、可行。如預(yù)算超出公司規(guī)定范圍，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與活動(dòng)策劃部門溝通調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道尋找合適的禮品供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.建立供應(yīng)商名錄，對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估和更新。優(yōu)先選擇與公司有良好合作關(guān)系、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。3.對(duì)于金額較大或重要活動(dòng)的禮品采購(gòu)，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價(jià)等方式確定供應(yīng)商，確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公正、公平。（三）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購(gòu)合同應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門備案，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，確保公司權(quán)益得到保障。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.禮品到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織采購(gòu)部門、活動(dòng)策劃部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合采購(gòu)合同要求。2.驗(yàn)收合格的禮品，行政部門應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫禮品入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)詳細(xì)記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.如發(fā)現(xiàn)禮品存在質(zhì)量問(wèn)題或與采購(gòu)合同不符，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，要求供應(yīng)商更換或補(bǔ)貨。如無(wú)法解決，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。四、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放對(duì)象確定1.活動(dòng)策劃部門根據(jù)活動(dòng)的目的和參與對(duì)象，明確禮品的發(fā)放對(duì)象名單，并提前通知相關(guān)部門或人員。2.對(duì)于員工表彰、節(jié)日福利等對(duì)內(nèi)活動(dòng)的禮品發(fā)放，應(yīng)根據(jù)公司內(nèi)部規(guī)定的評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)或人員范圍確定發(fā)放對(duì)象。3.對(duì)于客戶回饋、商務(wù)宴請(qǐng)等對(duì)外活動(dòng)的禮品發(fā)放，應(yīng)根據(jù)活動(dòng)的性質(zhì)和目標(biāo)客戶群體確定發(fā)放對(duì)象。（二）發(fā)放方式1.現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放：適用于活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)參與人員的禮品發(fā)放?；顒?dòng)策劃部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)禮品的發(fā)放組織工作，確保發(fā)放過(guò)程有序進(jìn)行。發(fā)放時(shí)，應(yīng)要求領(lǐng)取人簽字確認(rèn)，留存發(fā)放記錄。2.集中發(fā)放：適用于員工數(shù)量較多或發(fā)放范圍較廣的禮品發(fā)放。由行政部門根據(jù)活動(dòng)策劃部門提供的發(fā)放對(duì)象名單，將禮品發(fā)放至各部門，再由各部門負(fù)責(zé)組織本部門人員集中領(lǐng)取。發(fā)放過(guò)程中，同樣應(yīng)要求領(lǐng)取人簽字確認(rèn)，各部門匯總后將發(fā)放記錄交行政部門備案。3.郵寄發(fā)放：適用于對(duì)外活動(dòng)中向客戶或合作伙伴發(fā)放禮品的情況。采購(gòu)部門應(yīng)確保禮品包裝完好，并按照準(zhǔn)確的收件地址進(jìn)行郵寄。郵寄費(fèi)用應(yīng)在禮品預(yù)算中合理安排。同時(shí)，應(yīng)保留郵寄憑證，作為禮品發(fā)放的依據(jù)。（三）發(fā)放記錄1.每次禮品發(fā)放后，活動(dòng)策劃部門或行政部門應(yīng)及時(shí)填寫禮品發(fā)放登記表，詳細(xì)記錄禮品的名稱、數(shù)量、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放方式等信息。2.禮品發(fā)放登記表應(yīng)妥善保存，作為禮品管理的重要檔案資料，以備審計(jì)、查詢等需要。五、禮品使用管理（一）使用范圍公司活動(dòng)禮品主要用于公司文化建設(shè)、客戶關(guān)系維護(hù)、員工激勵(lì)等方面，具體使用場(chǎng)景包括但不限于：1.節(jié)日慶典活動(dòng)，如春節(jié)、中秋節(jié)等，向員工、客戶發(fā)放節(jié)日禮品，增進(jìn)感情，營(yíng)造節(jié)日氛圍。2.商務(wù)宴請(qǐng)、會(huì)議等活動(dòng)，向客戶、合作伙伴贈(zèng)送禮品，表達(dá)感謝與合作誠(chéng)意，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作。3.員工表彰大會(huì)，對(duì)優(yōu)秀員工、團(tuán)隊(duì)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)員工積極工作，提高工作績(jī)效。4.市場(chǎng)推廣活動(dòng)，如展會(huì)、促銷活動(dòng)等，向潛在客戶或合作伙伴發(fā)放禮品，提升公司品牌知名度和影響力。（二）使用審批1.各部門如需使用活動(dòng)禮品，應(yīng)提前填寫禮品使用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明禮品的用途、發(fā)放對(duì)象、數(shù)量等信息，并報(bào)活動(dòng)策劃部門審核。2.活動(dòng)策劃部門根據(jù)禮品管理規(guī)定及活動(dòng)實(shí)際情況，對(duì)禮品使用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，如申請(qǐng)合理，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，行政部門根據(jù)禮品使用申請(qǐng)表發(fā)放禮品，并做好相關(guān)記錄。（三）使用監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)禮品使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查禮品是否按照規(guī)定用途使用，發(fā)放對(duì)象是否符合要求，發(fā)放記錄是否完整等。2.如發(fā)現(xiàn)禮品使用過(guò)程中存在違規(guī)行為，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。六、禮品庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)禮品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為[X]個(gè)月，盤點(diǎn)工作應(yīng)在每月末或季末進(jìn)行。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等信息，并與禮品庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制禮品庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告，說(shuō)明盤點(diǎn)情況、存在問(wèn)題及處理建議等，并報(bào)財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門備案。（二）庫(kù)存安全管理1.行政部門應(yīng)確保禮品庫(kù)存的安全，設(shè)置專門的存放區(qū)域，配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.建立禮品庫(kù)存管理制度，嚴(yán)格限制非授權(quán)人員進(jìn)入庫(kù)存區(qū)域，防止禮品丟失、損壞或被盜。3.定期對(duì)庫(kù)存禮品進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)禮品存在質(zhì)量問(wèn)題或損壞，應(yīng)及時(shí)采取措施處理，如更換、報(bào)廢等，并做好相關(guān)記錄。七、禮品預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.活動(dòng)策劃部門在制定活動(dòng)方案時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制禮品預(yù)算，明確禮品的種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)及總預(yù)算金額等。禮品預(yù)算應(yīng)與活動(dòng)整體預(yù)算相匹配，并充分考慮活動(dòng)的規(guī)模、參與對(duì)象等因素。2.禮品預(yù)算編制應(yīng)遵循合理性、節(jié)約性原則，避免盲目追求高檔次禮品而造成浪費(fèi)。如預(yù)算金額較大，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的成本效益分析，確保預(yù)算的必要性和可行性。（二）預(yù)算審批1.禮品預(yù)算編制完成后，活動(dòng)策劃部門應(yīng)將預(yù)算方案提交至財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算管理要求，對(duì)預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。2.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)的禮品預(yù)算，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮公司經(jīng)營(yíng)狀況、活動(dòng)重要性等因素，對(duì)預(yù)算進(jìn)行最終審批。3.禮品預(yù)算一經(jīng)審批通過(guò)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算審批程