公司工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工作檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所指工作檔案是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司工作檔案由人力資源部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：凡具有保存價(jià)值的文件、資料等都應(yīng)歸檔，保證檔案的全面性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）人力資源部職責(zé)1.制定和完善公司工作檔案管理制度，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等日常管理工作。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作檔案的收集、整理、初步分類，并定期移交人力資源部。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.在工作中形成的各類文件、資料等，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范整理，確保歸檔材料的質(zhì)量。4.配合人力資源部做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。2.公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司各類工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表等。5.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。6.公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的技術(shù)資料、圖紙、樣本、數(shù)據(jù)等。7.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.公司行政事務(wù)檔案，如辦公用品采購(gòu)記錄、車輛使用記錄等。9.公司宣傳資料、新聞報(bào)道、廣告策劃等。10.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)收集并送交人力資源部，不得積壓或擅自留存。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損或褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司成立的相關(guān)文件、公司章程、重要合同協(xié)議等。2.定期保管：定期保管的檔案分為3年、5年、10年、15年、20年等。具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。例如，一般性的業(yè)務(wù)文件保管期限為3年，員工培訓(xùn)記錄保管期限為5年等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，并有防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。2.電子檔案：建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。（三）檔案清查1.人力資源部每年定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等是否與檔案目錄一致。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成檔案清查報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到人力資源部辦理查閱手續(xù)。2.人力資源部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，在檔案目錄中查找相關(guān)檔案，并將檔案提供給查閱人員在指定地點(diǎn)查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。（三）特殊情況查閱與借閱1.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)提前與公司相關(guān)部門聯(lián)系，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱的檔案內(nèi)容涉及公司機(jī)密的，應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照法定程序辦理查閱或借閱手續(xù)。公司應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.人力資源部定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由人力資源部負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.鑒定工作應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的鑒定結(jié)果。（二）銷毀程序1.對(duì)已鑒定為失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，報(bào)檔案鑒定小組審核。2.檔案鑒定小組審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案的日常管理和利用。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（二）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。備份周期根據(jù)數(shù)據(jù)的重要程度和變化情況確定，一般為每周或每月進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行增量備份。2.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、防病毒等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和利用。2.對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行