公司收發(fā)發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票的收發(fā)流程，確保公司財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性和稅務(wù)合規(guī)性，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在與發(fā)票相關(guān)業(yè)務(wù)活動中的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確及時原則：確保發(fā)票信息準(zhǔn)確無誤，并及時進(jìn)行收發(fā)處理，避免延誤。3.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，做到責(zé)任到人，便于追溯和管理。二、發(fā)票的種類及適用范圍（一）發(fā)票種類1.增值稅專用發(fā)票：適用于公司作為一般納稅人，購買貨物、接受勞務(wù)或服務(wù)時取得，用于抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。2.增值稅普通發(fā)票：包括折疊票、卷票和電子普通發(fā)票，用于公司在購買貨物、接受勞務(wù)或服務(wù)時取得，作為成本費(fèi)用列支的憑證。3.機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票：用于公司購買機(jī)動車時取得。4.通用機(jī)打發(fā)票、定額發(fā)票等：在特定業(yè)務(wù)場景下，根據(jù)稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定使用。（二）適用范圍1.采購業(yè)務(wù)：公司采購各類商品、原材料、設(shè)備等，應(yīng)向供應(yīng)商索取符合規(guī)定的發(fā)票。2.銷售業(yè)務(wù)：公司銷售商品或提供勞務(wù)，應(yīng)向客戶開具相應(yīng)的發(fā)票。3.費(fèi)用報(bào)銷：員工因公務(wù)發(fā)生的差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公費(fèi)等費(fèi)用，需取得合法有效的發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷。三、發(fā)票的取得（一）采購環(huán)節(jié)1.采購部門在簽訂采購合同前，應(yīng)明確供應(yīng)商提供發(fā)票的種類、開具要求等條款。合同中應(yīng)注明“供應(yīng)商應(yīng)提供合法有效的發(fā)票，如因發(fā)票問題給公司造成損失的，由供應(yīng)商承擔(dān)全部責(zé)任”。2.采購人員在采購過程中，應(yīng)及時跟進(jìn)發(fā)票開具情況，督促供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)開具發(fā)票。對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)確保在開票之日起360日內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證抵扣。3.收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購人員應(yīng)仔細(xì)核對發(fā)票信息，包括發(fā)票抬頭、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等內(nèi)容。確保發(fā)票信息與采購合同、送貨單、驗(yàn)收單等一致。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票信息有誤，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行更正。4.采購人員核對無誤后，在發(fā)票上簽字確認(rèn)，并將發(fā)票連同相關(guān)附件（如采購合同、送貨單、驗(yàn)收單等）一并提交給財(cái)務(wù)部門。（二）費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)1.員工因公務(wù)發(fā)生費(fèi)用支出后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)（一般為費(fèi)用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)）填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附上合法有效的發(fā)票及相關(guān)證明材料。2.員工應(yīng)對取得的發(fā)票真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，字跡清晰，不得有涂改、挖補(bǔ)等情況。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。3.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核員工的費(fèi)用報(bào)銷申請，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合理性及與業(yè)務(wù)的相關(guān)性。審核通過后，在費(fèi)用報(bào)銷單上簽字批準(zhǔn)。4.財(cái)務(wù)部門收到員工提交的費(fèi)用報(bào)銷單及發(fā)票后，再次進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的合規(guī)性、報(bào)銷金額的準(zhǔn)確性、審批流程的完整性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通核實(shí)，要求補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷處理。四、發(fā)票的開具（一）銷售業(yè)務(wù)開票流程1.業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂銷售合同后，應(yīng)及時將合同信息傳遞給財(cái)務(wù)部門，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、銷售貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等內(nèi)容。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的合同信息，在開票系統(tǒng)中錄入發(fā)票開具信息。錄入完成后，認(rèn)真核對發(fā)票內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.發(fā)票開具人員在開票系統(tǒng)中打印發(fā)票，并加蓋公司發(fā)票專用章。發(fā)票開具應(yīng)按照發(fā)票號碼順序依次開具，不得跳號、虛開。4.發(fā)票開具后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時將發(fā)票交給業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)送達(dá)客戶。同時，財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好發(fā)票開具記錄，包括發(fā)票號碼、開具日期、客戶名稱、金額、稅額等信息，以便日后查詢和核對。（二）發(fā)票開具要求1.發(fā)票開具應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫，確保字跡清楚、不得壓線、錯格。2.發(fā)票上的貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱應(yīng)與實(shí)際銷售的商品或提供的服務(wù)一致，不得開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。3.對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章；對于增值稅普通發(fā)票，應(yīng)在發(fā)票聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。4.如發(fā)生銷售退回、折讓等情況，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定開具紅字發(fā)票。開具紅字發(fā)票前，應(yīng)收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣或取得對方有效證明。五、發(fā)票的傳遞與交接（一）內(nèi)部傳遞1.采購人員將取得的發(fā)票及相關(guān)附件提交給財(cái)務(wù)部門時，應(yīng)填寫發(fā)票交接清單，注明發(fā)票號碼、開票日期、供應(yīng)商名稱、金額、稅額等信息，并與財(cái)務(wù)人員進(jìn)行簽字確認(rèn)。2.財(cái)務(wù)部門在審核發(fā)票無誤后，將發(fā)票進(jìn)行整理歸檔。對于需要認(rèn)證抵扣的增值稅專用發(fā)票，應(yīng)及時安排認(rèn)證，并在認(rèn)證通過后進(jìn)行賬務(wù)處理。3.費(fèi)用報(bào)銷時，員工將填寫好的費(fèi)用報(bào)銷單及發(fā)票提交給部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，再傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核通過后進(jìn)行報(bào)銷支付，并將報(bào)銷憑證進(jìn)行整理歸檔。（二）外部交接1.業(yè)務(wù)部門將開具的發(fā)票交給客戶時，應(yīng)填寫發(fā)票交付清單，注明發(fā)票號碼、開票日期、客戶名稱、金額、稅額等信息，并要求客戶在清單上簽字確認(rèn)。2.對于郵寄發(fā)票的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并妥善保管快遞單號。在快遞發(fā)出后，及時將快遞單號告知客戶，并跟蹤發(fā)票的送達(dá)情況。六、發(fā)票的保管（一）財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管崗位，配備保險柜等必要的保管設(shè)備，確保發(fā)票的安全存放。（二）發(fā)票應(yīng)按照種類、號碼順序進(jìn)行分類存放，便于查找和核對。同時，應(yīng)建立發(fā)票保管臺賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的購入、開具、使用、作廢、結(jié)存等情況。（三）已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存[X]年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。在保存期間，不得擅自損毀。如有特殊情況需要提前銷毀的，應(yīng)報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。（四）對于空白發(fā)票，應(yīng)嚴(yán)格保管，防止丟失、被盜。如發(fā)現(xiàn)空白發(fā)票丟失，應(yīng)立即向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告，并按規(guī)定進(jìn)行掛失、聲明作廢等處理。七、發(fā)票的審核與監(jiān)督（一）財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票的收發(fā)情況進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查發(fā)票的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性及與業(yè)務(wù)的相關(guān)性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查發(fā)票的取得、開具、傳遞、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（三）稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部監(jiān)管部門對公司發(fā)票管理情況進(jìn)行檢查時，公司各部門應(yīng)積極配合，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對于監(jiān)管部門提出的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，確保公司發(fā)票管理符合法律法規(guī)要求。八、罰則（一）對于違反本制度規(guī)定，未按要求取得、開具、傳遞、保管發(fā)票的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.初次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責(zé)令限期改正。2.多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，給予通報(bào)批評、扣發(fā)績效獎金等處罰；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對于故意違反發(fā)票管理規(guī)定，導(dǎo)致公司面臨稅務(wù)風(fēng)險或受到稅務(wù)機(jī)關(guān)處罰的，除承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失外，還將視情節(jié)給予降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法移